1、上海石化人事档案合并管理后的优势、问题与思考摘要：人事档案是对企业员工个人经历、活动、表现等多方面情况的记载，是历史、全面地了解识别员工和正确选用人才的基础。2011 年，上海石化实行了档案合并管理，逐步改变以往各单位档案分散管理的情况。随着这一措施的实施，上海石化的人事档案管理工作也有所改变，体现了新的优势，也出现了新的问题。 关键词：上海石化 人事档案 合并管理 优势 问题 思考 人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，是选拔人才的重要工具。2011 年，上海石化实行了档案集中管理，将以往分散在各
2、基层单位的各类档案集中起来进行统一收集、存贮和管理。随着这一措施的实施，上海石化的人事档案管理工作也有所改变，从以往各单位、部门档案分散管理、各自为政的情况，变为由公司档案科统一存放，统一管理，从而体现了新的优势，也出现了新的问题。 一、人事档案合并管理后的优势 1.改进设施、整编文卷，提高了人事档案的保存管理水平 不断改善档案的储藏环境和保管条件是档案管理工作的基本任务。在实施合并管理之前，上海石化的人事档案实行各单位分别管理，由于各基层单位的大小和人员多少不同，档案存储条件也各有差异。同时，档案的编号方式也不尽相同，有笔画顺序、工号顺序、即使同样使用四角号码，编号的方式也不统一。 实施档案
3、集中管理以后，上海石化高度重视档案管理工作，加强档案工作的基础设施建设。档案馆积极筹措，利用现有资源，辟出专门的地方改建成坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。同时，在库房内设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温“六防” ，做到库房、阅档室、办公室“三室分开” 。库房建成后将严格按照干部档案工作条例的规定，制定统一的档案库房管理制度，并对现有卷宗进行统一编号和装订，改变以往文卷编号、规格不统一等现象，统一使用相同的四角号码编号方式，方便档案的排挡和查找，使档案的保管更加制度化、规范化和标准化，从而将进一步提高上海石化的人事档案保存管理的水平。
4、 2.统一储存、集中管理，提供更好的查档阅档服务 上海石化是一个大型的综合化工企业，包含很多基层单位和各类部门，建成发展至今，各个单位少则几年多则有着近几十年的历史。这期间各单位变化都很大，人事变动也很多，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大，在管理和使用方面都很不便。在实施档案合并以前，各单位的档案分散在各单位处，如果要查阅一份工作变动较多的人员的档案，往往需要联系和奔波好几家单位，过程相对繁复，造成了诸多不便。 实施档案集中管理以后，上海石化各单位、部门的人事档案，以及档案流向账册都将统一集中归属上海石化档案馆管理，并将建立
5、统一的档案目录数据库。档案的集中大大的简化了人员和档案流向查找的步骤，改变了以往需要联系和查找多个单位的情况，使人事档案的查找和使用更加简洁便利。 二、人事档案合并管理后出现的问题 1.档案材料收集难度加大 上海石化实行人事档案集中管理后，将统一将各单位、部门的档案集中至新的档案库房保管，并安排专职人员进行管理。这一措施实施后，拉大了各基层单位和部门与档案保管部门的空间距离，加之上海石化是大型化工企业，占地面积相对较大，对人员进出的管理也很严格，大大加大了人事档案材料的收集工作的难度。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，管档人员必须将职工年度
6、考核、学历变化、聘任、晋升、薪酬变动等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行统一标准整理装订。同时，专职的档案管理人员也将管理大部分其他单位的人事档案，和各单位的人事、干部部门相关人员需要一个熟悉和磨合的过程，这对于及时掌握各单位人事档案材料的变动信息，也造成很多不便。 2.增加了基层单位查阅和利用人事档案的难度 人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩
7、等情况。在财产公证、证明亲属关系、反映个人历史情况、政治审查、人才选拔等方面人事档案的利用率是相当高的。然而，上海石化实施档案统一管理后，尤其是新的档案库房落成、档案材料搬迁以后，就改变了以往各基层单位“档案紧随单位”的情况。由于使用部门和存储部门的空间距离加大，路程较远、出入不便，给企业内部查阅和使用人事档案造成了一定的不便。以某单位职工家属入党为例，原来只需要在本单位查档和填写证明，统一管理后则需要联系好支部书记、组织部等人员到档案馆办理，增加了档案利用的过程，在一定程度上造成了档案查阅和利用的不便。 三、对出现问题的对策与思考 1.建立“四定”制度，确保档案材料的收集 收集材料是人事档案
8、管理的基础。为确保上海石化档案集中管理后材料收集的及时和完整，加强人事档案内容建设。要建立以各单位党群工作部（人力资源部门）为主要牵头部门的人事档案材料收集网络，在各单位相关部门确定定点联系人，根据材料形成规律和特点采取定时、定向、跟踪、补充“四定”的收集方法，确保归档材料及时收集归档。在各类节庆、各类先进表彰比较集中的时期，专职人员主动与联络员联系，向有关部门收集有关人员的获奖证书（定时、定向） 。同时，不定时与联系人联络，及时了解和掌握各单位人员变动、薪酬调整、干部任免等相关信息，为收集各类材料做好准备。每次全体员工普调薪资、员工职称职务变动之后，档案专职人员要主动与人力资源部门联系，及时
9、催讨员工薪酬调整表（跟踪） 。对收集上来的材料，要把好鉴别关，检查发现档案中缺少的各类文件，并列出清单，和相关部门联系，及时补充缺失文件（补充） ，以确保档案材料的收集及时、完整，达到人事档案能历史、全面、准确反映员工真实情况的要求。 2.增强服务意识，强化服务效能，发挥人事档案管理人员主观能动性 档案管理人员应按照干部档案工作条列的规定，做好人事档案的管理工作，进一步加强服务意识，提高主管能动性。对于人事档案的管理不能只靠热情接待，还应该主动出击。现阶段上海石化的人事档案管理还未能实现全部集中化，待档案集中管理后，对造成的与各单位距离较远，档案查阅利用不便等问题，以定时联系、电话联系等方式，
10、辅助做好一些常规的查档工作，并积极主动提供查、借阅和传送档案服务。同时，做好与各单位各部门的沟通工作，在外来单位和公司各单位间起到构建联系“桥梁”的作用，打通和理顺档案利用的通道，进一步强化服务效能，方便各单位、部门查阅和利用人事档案。 3.加快现有人事档案目录数据库和档案信息化建设 在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。 然而由于人事档案的保密性和特殊性，因此信息技术在人事档案管理中的利用十分有限，还不能为集中管理后的档案查阅和利用提供便利。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域
11、网内部进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，就可以大大提高管理人员的工作效率。因此，需要建立企业人事档案网络化管理体系，实施企业人事档案的分级管理。按管理权限，从公司到各单位建立人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行企业人事档案的网络化管理。同时，要解决好使用权和管理权问题。在使用权上，可以根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料，并且严把管理权限，请相关部门设计合理的程序，做好保密工作，坚持谁管理谁负责，严格按管理权限由档案部门进行管理和维护。 随着上海石化档案集中管理进程的不断推进，上海石化的人事档案管理也将进入新的阶段。为进一步做好人事档案的管理工作，我们需要在硬件设施、软件管理、信息化建设和管理服务水平等方面不断加强和提高。坚持从制度建设入手，严格工作标准，发挥协调管理职能，更好地利用人事档案资源，发挥人事档案的实际效能，使之能够符合企业体制改革和发展的需要，为企业的生产和未来发展提供有实效的服务。 参考文献 1中央组织部，国家档案局干部档案工作条例.1991 年 4 月. 2中共中央组织部干部人事档案材料收集归档规定组通字199614 号. 3杨俊平.人事档案管理.中国档案 2007 年 5 月专刊.
