1、人事档案管理工作的新思考摘 要：与时俱进，人事档案管理的特点和作用必须达到一个新的高度。分析现存的弊端和不足，提出新要求、新标准，全面指导人事档案管理工作的实践、开展。 关键词：人事档案；管理；思考 Abstract:Keeping pace with the times, the management of personnel files of the characteristics and role must reach a new height. Analysis of existing problems and inadequacy, put forward new requireme
2、nts and new standards, a comprehensive guide to management of personnel archives work practice, carry out. Key words: personnel file; Management; thinking 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012） 作为人才信息的重要载体人事档案，能够确凿全面地记载一个人的经历、业务能力、工作实绩等信息，使单位企业的各类人才就其位，施所能，充分发挥每个人的工作积极性、协调性和创造性。 而对于人事档案的管理则是人事管理工作不
3、可缺少的重要组成部分，是人事工作的基本条件之一，它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大作用。 一、人事档案基本特征 人事档案是指国家机构、社会组织在人事活动中形成的，是记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录。人事档案有自己独立的体系和规律，有专门的法规和管理方法，有独立的范围和任务。人事档案主要有机密性，主体性，动态性，派生性，三个特点。而单位人事档案，则是我们党选人用人和正确使用人的重要依据。它在加强领导班子和干部队伍建设、培养造就大批德才兼备的社会主义现代化人才中起着重要作用。 二、人事档案管理中存在的问题 （一
4、） 人事档案管理工作者专业素质不高。从业人员的文化素质不高和工作能力不强是档案队伍长期存在的弱项，人员调动频繁，兼职人员过多，业务培训工作跟不上。人事档案管理工作者缺乏必要的专业业务知识，使档案队伍目前尚不能适应信息时代的需要。单位人事档案管理应适应现代化、科学化、规范化的要求，应采用新方法、新技术、新设备，对人事档案进行科学管理。同时还应注意人事档案信息资源的开发。 （二） 人事档案内容的陈旧、单一，缺乏实用性和真实性。随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立，各企事业单位纷纷涌入市场，流动人口增多，再加上一些单位和个人对人事档案的认识不足，我国人事档案出现了 “分散多头” 管理现象。
5、其主要表现在两个方面： 一是保管分散， 人事档案有的保存在当前的用人单位， 有的保存在过去的单位， 还有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一个单位的人事档案处于一种“分散” 的管理状态； 二是隶属混乱， 参加主管人事档案的有组织部门、 人事部门、 劳动部门等， 甚至一些无权保存或管理人事档案的科室、 部门和单位也来保存和管理人事档案，人事档案出现 “多头” 管理状态， 常常导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明， 相互推诿。也有些基层单位档案意识淡薄， 档案材料收集不齐， 不能做到及时补充新材料， 导致部分档案材料内容不完整， 不能跟上个人经历的变化， 给工作带来诸多不便。不
6、少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作，人事档案长期无人整理， 没有经过严格审查， 材料是否真实无人监督，根本做不到“归档齐全完整、 鉴别认真、 分类准确、 编排有序、目录清楚、 装订整齐” 的要求， 严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。 （三）落后的人事档案管理手段， 信息化程度低。相比较当今世界计算机信息管理系统的高速发展，我国干部人事档案管理方法， 仅局限于 “看堆式” 的管理，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。重管理， 轻服务， 方法繁琐， 不易操作， 反应较慢，信息化、 现代化管理水平不高， 档案的功能没有充分挖掘和发挥，使用起来很不方便
7、。特别是在基层单位、 边远地区， 基本上还停留在经验管理和手工操作的阶段， 这越来越满足不了现实工作的要求。 三、人事档案管理问题存在的原因 （一）单位领导缺乏档案意识， 认为档案工作在一个单位里不是生产一线， 可有可无，重视不够，忙中心工作多，不能很好地听取汇报、研究解决人事档案管理工作的问题和困难。档案管理人员要主动向主管领导和组织上汇报工作，说明上级部门对人事档案管理的政策要求，摆出工作中的困难和差距，使此项工作在领导心目中有位置。各单位要定期召开会议和听取汇报，研究对策，切实加强对档案工作的领导，这是做好档案工作的基本保障。 （二）硬性财政供给紧张，供管理档案的经费不足。由于各基层财政
8、收入紧张，收集、整理、管理干部档案要耗费的大量人力、物力和财力很难得到保障，先进的设施和档案管理实用型人才跟不上发展需要。 （三）各项制度落实不到位。一些单位不能及时把档案材料报送主管单位，不服从人事档案管理工作的大局。为保证人事档案部门能及时地源源不断地从形成单位获取人事档案材料，必须从移交、联系、索要、检查核对、登记这几个工作环节入手，把收集和管理工作做扎实，保证人事档案的完整。 四、加强人事档案管理的新建议 （一）管理人员的专业素质要求 用科学的理论武装管理队伍，加强档案管理人员的政治思想及业务要求 。档案工作的性质决定了档案管理人员必须具有明确的政治方向， 必须坚定社会主义信念， 坚持
9、四项基本原则， 对党和国家的政策必须充分理解和坚决拥护。档案工作的基础性和服务性， 要求档案管理人员能吃苦耐劳， 具备默默无闻的奉献精神， 兢兢业业做好本职工作；能抵制物质利益的诱惑，保守机密， 实事求是， 保证档案的原始性特征。严谨的工作作风，是档案管理人员必不可少的素质之一。在实际工作中，必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度，对每卷档案，从整体到细微，都要尊重科学，尊重客观，做到精益求精，严谨务实，一丝不苟。 过硬的业务技能 。档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁，因此，档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，
10、从而保证企业档案管理水平的提高。 （二）掌握现代化技术，实现档案管理规范化 。做好档案管理工作，利用计算机管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。 （三）创新服务方式。档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机
11、与活力，走上可持续发展的道路。档案服务创新，推进人事档案信息资源信息化、数据库化、人事档案信息服务利用网络化、人事档案管理工作自动化和人事档案信息管理法制化。 档案服务方式的创新，着重把握两个方面：一是档案服务内容和范围的创新。随着经济社会的发展，档案服务工作和为需求者提供更优质档案服务的必然要求。二是档案服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，同时档案形式也较过去有了极大的改善。如何更好的创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和根号满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要重视和加强档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需求，还要研究 潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在的需求来加强档案服务的创新。 五、结束语 总之，档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结富有创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，用于探索和实践，创造性地开着工作。人事档案实现科学化和现代化管理是新时期做好档案管理工作的必然要求，随着知识经济的飞速发展，改变传统人事档案服务方式，不断提高人事档案发展层次和水平，未来的人事档案管理模式将更加完善、科学。
