1、信息时代的个人信息管理摘要：个人信思管理目前已经发展到了网络化、共享化阶段。在这个阶段中，信息组织方法正由语法信息组织向语义信息组织、语用信息组织发展，一系列先进的理论方法，如本体论方法脱颖而出，将给个人信息管理带来根本的变化。 关键词：信息时代个人信息 管理 中图分类号：TN948.61 文献标识码： A 文章编号： 前言 个人信息管理是一个比较新的研究领域，它与不断发展的现代信息技术、存贮技术、通讯技术等息息相关。如果没有现代信息技术支撑，个人信息管理可能还停留在比较原始的水平。从手工式管理到计算机化(单机环境)管理，再到网络化，直至网格化；从仅供个人使用到共享化；从个人信息管理升华为个人
2、知识管理等，展现了一幅个人信息管理的美好蓝图。 一、分类 所谓管理就是根据事物的特征进行分类、整序以便于操作或处理的过程。不分类，眉毛胡子一把抓，就乱成一锅粥了，那就没有办法管理；虽然分了类，但不整序，就是没有理出来顺序，没有秩序，查找和操作的时候，没处下手。就像图书馆的书库，虽然给书分了类，但不给它建立次序，不分类别存放，各种书籍都堆在一起，想查找哪本书的时候，一本一本翻看，数量大时根本就不能及时找到。实际上，科学研究的一个核心方法也便是分类，你留心考察一下植物学、地质学、生物学、物理学、数学等等，你就会发现分类在其中的重要作用。个人信息管理的第一件事也是分类。分类，需要研究特征，根据特征分
3、类，然后实现分类处理、分类存放，作为信息分类和特征抽取还有更为重要的意义，建立检索途径或检索点，以便于查找和使用。 在进行分类之前，我们首先看看个人信息到底都包括些什么东西。个人所拥有的文献资料，这是指个人所有的记录有信息的载体。为了处理、使用和管理的方便，我们把存放于联机和联网存储介质中的信息独立出来另成一类。这样个人文献资料就包括书籍、杂志、报刊、产品样本、说明书、操作手册、笔记、日记、照片、信件等。这其中又可以把与自己相关的法律文件、档案资料、证明材料以及其他重要文件资料另分为一小类。磁带、磁盘、光碟、软件光盘、电子读物等也可以分作一小类。 电话号码、通讯录、电子邮件地址、即时通讯地址、
4、网址、IP 地址等。 银行存折、存单、证券账户等的账号、密码、对账单和明细记录；信用卡、借记卡等各类卡号、使用记录及密码；网站、数据库、软件等登陆使用资源的用户名、账号和密码；其他各类公共和商业资源入口点的地址、账号（或用户名、序列号等）及其密码。 ID 类：身份证、护照、社会保险、驾照、档案、学历学位证书、工作证、军人证、学生证等的号码。 电子文档：一切存储在个人电脑、PDA、网络空间的属于个人的各种媒体文档，涵盖文本、表格、图表、目录、图像、音频、视频文档，可能是所有电子文档格式。 根据以上所列举的各种个人信息，我们可以把个人信息按照存储和使用的习惯划分为如下表所示的 7 类，每一类的特征
5、和存储存放特点一并列在表中。对个人信息的分类并不是唯一的，每一个人完全可以根据自己使用信息的习惯，来进行分类。因为从管理的角度所进行的分类只是为了应用的方便，而不是一种科学分类。 二、整理 为了方便使用，提高查找信息的效率，就需要对个人信息进行整理。整理涵盖如下的一些内容：分类存放或存储：分类存放是为了查找的方便。就如同你有五个抽屉，你要规划一下第几个抽屉放什么东西，而不是随便放。这样在找东西的时候，你就不必五个抽屉都翻一遍。当然这还要根据你可支配的空间和使用这些信息资料的场合时间进行合理规划，并不是一定把同一类的东西集中在一个地点存放。比如书籍，可能会放在书架上一部分，书包里几本，教室里也有
6、一些，很少使用的可能还要放进箱子里。在集体宿舍和在家里又不一样，大房子和小房子也不一样。一切以方便使用为标准。特别要提到的是电子文档，很多人不太注意电子文档的分类存放，电脑的硬盘就像几个大抽屉，随意建立一些文件夹，同一类的文件分散在许多个文件夹里，查找起来很不方便。更为麻烦的是，由于电子文档的创建和复制非常方便，同一份文件也有多份副本放在不同的目录下，使用的时候不知道哪一份是最新的。在这里建议在建立文件的不同版本时使用 Office 软件的“版本”功能，这样就可以在一个文件中保存多个版本。对于同一个文档分散存于不同目录下的问题，也可以通过“比较合并文档”来进行整理。 建立目录：当需要存储和查找
7、的信息条目达到一定数量时，为了不再查找时对整个条目逐一比对，就需要建立目录。目录是一个条目的列表，同时包含各个条目存放位置的索引或者快捷键。图书馆需要目录，一本书也需要有目录，方便人们直接查找其中的内容。当我们的藏书、CD 或者硬盘中文档达到一定数量时，我们就该为之建立一个目录了。而建立目录，需要我们对信息的特征进行标引，也就是根据什么特征来确定它的存放位置，比如可以用分类，也可以用题目（文件名或 title） 。大家在硬盘中建立目录常常就是根据分类进行的，但有的人图省事想怎么建目录就怎么建，想存在哪个文件夹下就存在哪个文件夹下，结果查找的时候就费事了。有的大企业对于信息资源的管理有一套方法，
8、比如硬盘中的目录设置。英特尔公司员工的硬盘目录体系有一个参照标准，大家都照着这个标准，信息管理、系统维护、资源共享都非常方便。 三、记录 大家都知道，好记性不如烂笔头。但是在现实的生活中却常常忽视这一点。常常是自以为能记得住，结果需要用的时候想不起来。有的人丢掉了信用卡，去挂失的时候却报不出卡号；有的申请了电子邮件或者网络数据库服务，过几天要使用的时候却发现密码忘了。因此，记录是个人信息管理的一个重要手段。个人的名址信息电话号码、通讯录、电子邮件地址、即时通讯地址、网址、IP 地址等，财产、资源入口控制信息银行存折、存单、证券账户等的账号、密码、对账单和明细记录；信用卡、借记卡等各类卡号、使用
9、记录及密码；网站、数据库、软件等登陆使用资源的用户名、账号和密码；其他各类公共和商业资源入口点的地址、账号（或用户名、序列号等）及其密码，都应该有一个记录。这些信息的记录还应该有一个备份，以防记录的丢失。个人ID 信息最好能够也有个记录，以便经常使用。当然这些信息记录应该妥善保管，以防丢失泄密。 四、更新与同步 我们的很多信息实际上是不断更新的，因此我们也要对这些信息进行同步更新。比如我们使用的电子邮件服务器地址发生了变化，若不及时更新我们就收不到电子邮件了。我们常常发现手头有一个朋友的几个电话号码，结果很多都是过时作废了的。有时几个通讯录上的电话号码不一样，或者邮件地址不一样，也搞不清哪个是
10、在用的。因此对这一类信息要及时更新，同时要同步更新所有的备份，不然的话就会发生冲突。个人信息管理问题还有很多方面需要注意，比如存储与备份，公共存储空间网络空间的利用，信息安全与保密控制等等。计算机技术的发展为个人信息管理提供了强有力的工具，但是我们很多人竟然视而不见，不加以利用。调查发现很多大学生对于 Office 和搜索引擎的信息管理功能使用得非常少，这不能不说是一种遗憾。 结束语 随着现代信息技术的飞速发展， “信息爆炸”产生的危机也殃及到个人信息管理之中，个人计算机中存储的信息资源与日俱增，无序信息的使用成本不断上升。计算机、网络、网格、存贮等技术的发展，给个人信息管理带来了新的契机，如何有效开发与利用个人计算机中存储的信息资源，已成为国外计算机界、信息学界、知识管理界等普遍关注的问题。 参考文献 1 闻波.个人信息管理理论研究述评J. 现代情报. 2011(04) 2 王知津,肖蔷.个人信息管理行为研究J. 情报科学. 2009(01) 3 黄谛.个人信息管理研究述评J. 科技情报开发与经济. 2009(24) 4 万燕玲.个人信息管理研究综述基于 SCIE 中文献的研究J. 科技创业月刊. 2010(08)
