1、做好高校档案管理工作之我见摘要：档案工作是学校教育事业不可分割的重要组成部分。学校的发展建设、教学管理，为档案提供丰富的第一手信息，档案管理又永久记载学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色。档案信息对历史的准确反映体现档案管理历史作用，档案信息对学校建设教学提供服务体现档案现实作用。就做好高校档案管理工作谈点粗浅看法。 关键词：高校 档案管理 制度 服务 高校档案是教职员工从事教育活动、教学管理、科研情况及学生学习等活动的真实历史记载，对高校今后的发展具有历史指导作用。它能很好的反映学校在各个历史时期的工作和活动情况，在高校工作中起着承前启后的作用。分析利用高校档案，能有效地帮助提高教育
2、管理和教学水平。因此，做好高校档案的管理工作，是高校建设十分重要的内容，必须纳入高校建设规划总体框架，贯穿到学校建设、管理和教学、科研活动的各个方面。 一、领导重视是做好高校档案管理工作的前提 一段时间以来，一些高校对于档案管理工作不够重视，在人、财、物的投入上没有把档案工作摆在应有的重要地位，导致了档案管理工作无人重视，基础建设严重滞后，档案信息收集不全，归纳整理不规范，保管条件简陋，档案信息不能发挥应有作用。改革开放到现在，高校档案随着学校建设发展有了很大发展，但是，仍有一些领导对档案工作的认识也还存在误区，有的学校将档案工作作为阶段性工作，靠少数人搞突击的方式来应付，有的认为档案管理就是
3、收集收集资料，放在库房。这样长此下去，势必造成档案信息不能及时全面的收集和整理，档案信息不能真实反映学校工作的全貌，严重影响档案的历史价值，档案信息不能发挥作用及时为学校建设、管理和教学、科研服务。 高校档案是学校自身形象和价值观建设成果的重要载体。因此，学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下和学校发展的历史高度，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。学校领导要站在校园文化的角度，引导全校教职员工认识学校档案管理工作的重要地位和作用，并把档案管理工作纳入学校发展的总体规划之中，努力让全体
4、教职工增强档案意识，形成人人重视和自觉维护学校档案工作的良好氛围。 只有领导重视，把档案管理工作纳入学校发展的总体规划，健全有效的管理体系，坚持持久的人力物力投入，强化管理，做好高校档案管理才会有组织保证。 二、健全制度是做好高校档案管理工作的关键 一是赋予档案管理机构的监督和指导职能。档案工作在高校的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在学校机构改革中，不少档案管理机构的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。要把档案工作作为高校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导” ，同时
5、还要“负责保管本机关的档案” 。所以高校档案机构具有双重性，作为业务部门，它具有“保管”的职责，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能。 二是要建立健全档案管理机构和管理网络。成立以学校领导为组长、相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专职档案员和兼职档案员。档案专兼职队伍要在学校横向到边，纵向到底，形成完善的网络体系。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业技术人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待。要按有关规定，认真做好专业技术职务聘任（或任命）工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，
6、统筹解决。学校要明确各职能部门对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。 三是要建立完善的档案管理工作制度。完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。制订档案室工作职责 、 档案人员工作职责 、 档案库房管理制度 、 档案保密制度 、 档案利用制度 、 档案鉴定、销毁制度 、 档案室管理制度等制度，促使全校教职员工都来
7、重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使高校档案工作保质保量限期完成。依法管理档案工作，加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。 三、主动服务是做好高校档案管理工作的根本 一是树立主动服务理念。高校档案管理工作的初衷和归宿是它的历史积淀和服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此，档案工作者要必须牢固树立服务理念，坚持档案信息服务学校教学管理，服务教学工作和科研的理念。只有围绕学校的建设发展大局，围绕教学和科研中心工作，才能使档案管理充满活力保持旺盛的生命力。有了主动服务意识，档案工作才会有针对性，首先，要强化服务功
8、能，创新服务机制。使得高校档案工作更好地为领导决策服务，为教学科研服务，为各类咨询查证服务。其次，提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。 二是要加强素质建设。档案工作者在做到政治素质高、具备强烈的事业心和责任感的同时，还必须适应新形势的需要，树立创新意识，培养创新能力，加强创新学习，全面掌握档案专业知识和一定的现代化管理知识，培养信息技术开发应用能力，不断提高业务水平，实现档案工作专业化管理。一方面积极参加档案业务培训，更新档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔
9、年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍，让他们
10、每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功，尽快成长为档案管理的行家里手，为学校教育事业的发展作出积极贡献。 三是要掌握先进技术。要加快高校档案信息化建设，实现档案管理的现代化，必须在消化吸收先进技术上下工夫。将档案管理工作溶入到当前社会发展的大环境中，及时消化吸收掌握运用先进的科学技术，使档案管理适应新形势，提高档案管理的新层次。要不断提高计算机综合利用水平，充分发挥计算机在档案管理中的作用，运用计算机对档案信息进行统计归类和分析整理。运用现代网络技术，发挥网络在档案信息资源传递、收集和传播中的便利性，及时便捷收集档案信息，并运用网络技术做好档案服务教学管理。运用现代技术作好档案信息的存储保管和提取，使档案信息收集的来，存储可靠，提取便捷。还要掌握现代保密技术，对电子信息化时代下的档案信息加强管理，确保档案信息安全可靠。 参考文献： 1夏晴.高校档案的系统管理M.南京大学出版社，2002. 2卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用J.宁波广播电视大学学报，2007.3. 3梁守英.关于高校档案工作创新的思考J.广西右江民族师专学报，2003.6.
