1、- 1 -领导出差安排案例任务情境2 月 18 日星期三上午，北京阳光公司总经理薛阳收到一封制鞋业协会发来的邀请函，邀请薛总参加 3 月 22-24 日在上海举行的服装行业峰会。看完信后，薛总把秘书黎薇叫进办公室。对她说：“我准 备参加下月在上海 举行的服装行业峰会，并与市场部经理和公关经理同行，峰会期间要与当地代理公司品牌厂家的两位经理共进晚餐，然后到苏州、杭州拜访当地客户 ，两个地方各停留一天，然后从杭州乘飞机返回。 ” 说完，总经理将邀请函交给秘书， 说：“你去给我制作一份去上海参加中国服装行业峰会的行程计划，与客 户联系会面时间和地点，并准备好相关的文件资料。后天交给我。任务分析领导因
2、公出差之前，往往需要秘书协助做好准备工作，如车票的预订、准 备携带资料、与会见单位提前 联系、 预借差旅费、制作行程表等，有时还需要预订酒店。知识点：行程计划内容，出差人员食、宿 标准及报销规定等。技能点：出行信息如航班、车次、酒店等的 查找及预订， 计划及制作出差日程表，与会见方及组委会沟通，资料和信息收集及利用等。工作任务及要求为总经理上海出差做好准备工作。（1）制定出差行程计划。成果为总经理上海出差行程计划，要求时间准确、地点明确、事件清楚，经费预算符合公司财务要求。可参考知识链接中表二。（2）列出携带物品清单。成果为总经理上海出差资料和物品一览表，要求将物品进行分类，明细清楚。可参考知
3、识链接中表一。（3）出差前的准备工作。要求简单陈述上司出差前的准备工作。实施步骤：1.制定出差行程计划【操作流程】了解上司出行情况与有关人员沟通查询相关信息制定出差行程计划报请上司批准步骤 1 了解上司出行情况- 2 -秘书要清楚上司出差事由、目的地、外出时间、返回时间、随行人员、会见人员、外出期间工作事项等内容。若上司没有交代， 则 秘书可以向上司询问，并了解上司的意图。再制定合上司心意的行程计划表。若上司没有特别交代，秘 书或助理可根据当时的车票、机票价格、旅行时间、出发时间 和抵达时间设计一个优化的旅行线路，便于上司选择 和确定。步骤 2 与有关人员沟通秘书要提前与有关人员进行沟通，提前
4、联系好，才好制作具体的行程表。步骤 3 查询相关信息主要了解出行乘坐交通工具及其票务信息，起程、抵达及运行时间，与主 办方联系确认有关细节，住宿地点位置及房价，随行人 员联系方式，会晤人 员基本信息及联系方式等。步骤 4 制定出差行程计划表秘书根据上司意图及查询到的相关信息，制定一份上司的出差行程计划表。一般包括以下三个方面内容。出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通工具，会见 人员的先后顺序，出差地气候特点等出行有关事项。出差行程表。将出差期间的事件、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中，简便直观。出差行程表经上司审定后，打印三份，一份公司保留，一份上司及随
5、行人员携带，一份秘书保管。所需资料清 单及经费预 算。经费预算主要有交通费、住宿费、餐饮费、会务费、机 动费等项目。步骤 5 报请上司批准秘书根据查询的出行信息制定的交通工具、出行线路及时间安排等，最终要得到上司的认可，然后才可按计划执行。2.携带物品清单上司出差所携带的物品不外乎业务文件和资料、出差资料、办公用品和个人物品四类。业务文件和资料，如邀请函、 讲话稿、公司 简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。差旅资料，如目的地介绍、旅行指南、地图、机票、车票等。办公用品，如产品样品、笔记本电脑、移动存储设备 、摄像机、礼品等。提醒上司携带私人物品，如身份证、 现金、信用卡、
6、常备药品等。3 出差前的准备工作【操作流程】- 3 -与对方联系与陪同人员沟通预借差旅费预订机票火车票预订住宿地点、房号准备差旅用品 临行前的工作安排步骤 1 与对方联系接到上司指示，了解出差行程、陪同人员等信息后，如经办事人员还有不明事宜，可与组委会就有关事宜进行联系， 还要与上司想要会面的人提前沟通，确认会面的具体时间和地点。步骤 2 与陪同人员沟通经办人员再给上司做出差准备时，可与陪同人员多沟通，以保证出差圆满顺利。步骤 3 预借差旅费根据公司规定，清楚上司出差应享受的待遇，根据交通费、住宿 费、应酬费以及出差补贴等几项给上司行程作出差旅费用预算，然后根据预算帮上司从财务部门预借差旅费，
7、待上司出差回来之后根据实际费用报销，多退少补。步骤 4 预订机票火车票在行程确定、清楚出行人员应享受的待遇后，助理人员应及时购票或订票。步骤 5 预订住宿地点、房号上司出差，安排住宿条件时一般都要根据上司个人的爱好和习惯来决定。如果出差的地方是第一次去，那里有分公司或办事处，可请他们代为联系住处。对于客户或经销商，最好不要麻烦对方，否 则对方的 热情会令己方再交易条件中处于不利地位。步骤 6 准备差旅用品出差在外多有不便，可带可不带的就尽量少带。若果上司出差去往多个地方，在为 上司出差必备的文件 资料时，最好每到一个地方用的文件单用一个大信封装好。步骤 7 临行前的工作安排如果上司出差时间较长
8、，可通知各部门将一些重要或紧急的请示报告送交。为保证在上司出差期间公司工作的正常运转，上司可能会对秘书或助理部分授权。上司的授权书可在上司出差前一天以复印件或电子邮件的形式发给有关部门和人员。实训内容宝洁公司杨总经理今年 5 月 5 日周三要从上海出差到北京，预订了浦东机场上午 9:50 的 DH851 班机， 飞机将在 11:00 到达，之后他将入住距离机场仅 30分钟的皇朝宾馆，当天下午 14:00-16:00 参观北京天成公司，参考产品质量，天成- 4 -公司派车接机，之后杨总要应酬一些商场上的朋友。5 月 6 日 9:00 与天成公司进行商务会谈，随后签订协约，下午五点坐火 车赶往西安
9、，入住西安饭店，5 月 7 日周五，9:00 杨总拜访西安大地公司 总经理，并洽谈商务，中午 12 点视察本公司驻西安的办事处，下午两点乘坐飞机返回上海，公司派车接机。请根据上面内容，拟定一份出差旅程表。实训方式（1）教师布置任务，并进行分析和讲解。（2）学生 4-5 人为一组，每组讨论协商后完成本组工作任务。学生在完成任务过程中给予指导和答疑。（3）教师选取一组学生进行演示汇报，根据学生汇报情况作点评和总结。学生自我总结。实训测评领导出差安排实训项目评价评价项目 评价关键点 分值接送站安排 5交通工具选择与线路安排 5住宿安排 5峰会安排（日期、时间、事项、地点、人员） 5会晤计划（日期、时
10、间、人员、地点、资料） 10出差行程计划经费预算 5业务文件资料 10办公用品 10携带物品私人物品 5与有关人员联系沟通 10购票及预订房间 10准备用品，预借经费 10出差前的准备有关工作安排 10实训知识链接1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行 时间、到在目的后的商务活动计划。2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司 对出差的有关规定3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，- 5 -旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理 规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识4、需要中转时，尽量选择衔接时间在 24 小时之间的班机，减少时间的浪费。5、旅行
11、计划按时间编排，简单明了，并留有余地6、国际旅行时注意时差问题7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择表一 领导出差资料和物品一览表类 出 差 用 品 检 查 重 点 1 提案档案2 宣传资料（商品目录、样品）3 企划书（说明书） 4 合同（请款单、发票、收扰、借据）5 公司简介6 笔记本7 备忘用纸张 笔8 计算机 录音机短波收录机 相机 摄影机 9 名片 通讯录10 印有公司名的信封（大） 标准信封 信纸 邮票 明信片工作关系11 手提公文箱12 换洗西服 3 套 衬衫 5 件 领带 5 条13 内衣裤 5 套 袜子 5 双 手帕 3 条14 帽子 鞋子 拖鞋日常生活关15 手表 闹钟 徽章
12、 领带夹 袖扣 眼镜- 6 -16 洗脸用具一套 毛巾 睡衣 针线盒17 护照 身份证 驾照 保险卡18 钱包 零钱包 钱（外币、美金） 旅行支票19 卫生纸 生理用品 塑胶袋 肥皂 晒衣夹 钮扣 20 小手提箱 小旅行袋（小型手提箱）21 车票 机票 住宿预约单系22 礼品23 眼罩 吹气枕头24 药品（日常）25 会话书本 书 地图其他26 零食 酒 烟表二 总经理上海出差行程计划日期 时间 预订行程 备注7：00 赴北京机场 公司派车送站9;00 乘 Mu5143 次航班离沪赴北京21 日星期三16:00 抵达上海（*接机），住*宾馆 606 房间已预先订房9:00-12:00 参加上海
13、服装行业峰会12:20-14:20 与市场部经理和公关经理共进午餐15:00-17:00 参加上海服装行业峰会22 日星期四18:00-20:00 与当地代理公司品牌厂家的两位经理共进晚餐23 日星期五 同 22 日行程9:00-12:00 商务会谈14:00 乘 Mu511 次航班离沪赴苏州24 日星期六16:00 抵达苏州，住宾馆 606 房间 已预先订房25 日 9:00-12:00 拜访当地客户- 7 -14:00 乘 Mu51 次航班离开苏州赴杭州星期日16:00 抵达苏州 入住房间（已预先订房）9:00-12:00 拜访当地客户26 日星期一 16:00 乘 Mu50 次航班离开苏州返回公司
