1、采 购 部工作手册1目 录目 录11. 采购部组织结构22. 采购管理办法33. 采购部工作职责54. 采购部工作职责54.1 作业层面的职责54.2 采购经理工作职责54.3 采购员岗位职责64.4 采购岗位说明65. 采购部门工作职能86. 采购工作流程97. 采购询价流程128. 供应商管理制度139. 采购工作考核制度1410. 采购工作奖惩制度15附件 1：部门表单17附件 2：工作流程图252采购部组织结构一、采购部门在企业中的隶属关系1采购部门隶属于生产副总经理（主要职责是协助生产工作顺利运行）2采购部门隶属于行政副总经理（主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标）
2、3采购部门直接隶属于总经理（发挥降低成本的作用，使得采购部门成为企业创造利润的另一种来源）4采购部门隶属于资材部副总经理（主要职责是配合生产部门和仓储部门，达成物料整体补给作业）二、采购部门与其他部门的关系1采购与销售部门的关系：相互反映2采购与生产管理部门的关系：信息互动、互相协作3采购与仓储管理部门的关系：相互合作4采购与财务部门的关系：应付账款、计划和预算方面相互作用3采购管理办法总 则：采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？以下引用 “5R”原则，其目的指导公司在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处采回适量的所需商品。一、适价：1. 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商
3、报价，还应要求一些新供应商报价。公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。2. 比价： 俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。3. 议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价” ，供应商的第一次报价往往含有“ 水份 ”。但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的
4、实际效果可能要比预期的要低。4定价：经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。.二、适质1. 一个不重视品质的公司在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足。采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定商品品质。2. 若因来商品质不良，往往导致公司会花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。3. 若因来商品质不良而导致销售计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向顾客交货，会降低客户对公司的信任度。4. 若因来商品质不良引起顾客退货，有可能令公司蒙受余种损失
5、。三、适时41. 若公司已接到销售订单，供应商却不能如期达到，这样会引起客户强烈不满。2. 若公司提前太多时间采回来放在仓库里等着销售，又会造成库存过多，大量积压采购资金，这是很忌讳的事情。四、适量批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。五、适地1天时不如地利，公司在选择供应商时最好选择近距离供应商来合作。近距离供货不仅使得双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低物流成本。2越来越多的公司甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应” ，即在周边地区能否
6、找到所需的大部分供应商，对公司长期的发展有着不可估量的作用。在实际的采购工作中若仅将上述“5R”中的一个方面考虑到时，就要牺牲其他方面。例如，若过 分强调品质，供应商就不能以市场最低价供 货，因 为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到它的客户身上。因此，采 购人员必须纵观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商合理报价。5采购部工作职责一、作业层面的职责品质1能够明确说明规格 2提供客户的验收标准给供应商 3参与品质问题的解决 4协助供应商建立品质管理制度 5尊重供应商的专业技术 交货 1给供应商正
7、确能够达到的交货期 2提供长期的需求计划给供应商 3使供应商同意包装及运输方式 4协助供应商处理交货问题 价格1给供应商公平的价格 2让供应商分享共同推行价值分析的成果 3尽快付款 其他 1对供应商的问题及抱怨尽快回复 2提供技术和测试仪器，使供应商生产更佳的商品 3使供应商尽早参与产品的设计 二、采购经理工作职责 拟定采购部门的方针与目标 编制年度采购计划与预算 采购制度的建立与改善 主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作 制定采购谈判的策略和方案并加以实施 采购合约与订单的起草，签发以及管理 制定采购计划，审核采购需求，决定合适的采购方式 撰写部门周报与月报 6 主持采购人员
8、的教育训练 对公司采购和供应管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议 开发并提高采购与供应系统以及库存管理系统中的技术含量 分配，选择和维护潜在供应资源，对具有优势的投标进行评估，建立与供应商良好的伙伴关系 根据需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪 解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付条款问题（处理质量问题，包括建立质量的测评标准，设立目标，提供质量问题的解决方案） 负责并确保所采取的采购行为符合有关政策，法规和道德规范三、采购员岗位职责1以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及下属各企业的物资需求及市场供应情况，掌握有关财务规定以及对物资采购成本、费用资
9、金控制的要求，熟悉各种物资采购计划。2熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。3按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量；4及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。5严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购 ”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。6服从公司财务监督，遵守公司有
10、关规章制度及员工守则。四、采购岗位说明1 采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。2 与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。3 采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象 ,同对方交谈时,头脑要灵活, 不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈, 会7客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间.4 采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如
11、有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己.5 同供货商相处 ,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起 ,这样是没有办法同供货商建立好关系的.6 采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料, 或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业 .7 所有的供货商都要有供货商调查表传真来后, 采购自填写供货商评定表给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记合格供货商记录8 仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向.9 后勤在发给 供货商进料不良通知 时,采购了解情况后,( 如有挑选所耗工时及损坏的材料
12、都要写清楚由供货商承担一切费用). 传真给供货商并追踪回复结果 ,并出具扣款资料给财务扣除货款.10采购在作业时遇到困难 ,要立即告诉上级处理, 不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失.11供货商提供的样品,采购员要先记录在样品登记明细表上, 然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。12供货商传来的报价单 ,采购要了解市场原料的最低价, 才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价 .13采购没有权力备原材料 ,需要备原料或安排库存, 一定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道.14供货商在报价时
13、,有三种方式:（1）报可以转厂价，（2）开增值税票（注明是含多少点）。（3 ）不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议.15采购过程是一个很紧张的过程 ,有时会一边执行一边做文件, 因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则会损坏公司的利益.16若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。17由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话818对
14、于利润过低的销售报价，采购员一定要给上司审核方可报给业务，以保持公司的利润空间。采购部门工作职能一、严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。二、确保每月的发票正常收回。三、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。四、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。五、采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单） 。六、密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。七、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得
15、延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。八、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。九、综合调配公司库存资源，订货时必须要了解当前库存情况，在有库存的情况下要以先出库为主。十、负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。十一、组织本部门员工业务培训。十二、树立尖端公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。9采购工作流程制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。（一）制作采购订单申购人员在制作采购订单时应注意以下要点：1. 审查 采购申请单。采购员在审查采购申请单时应着重以下内容：（1 ）适当的申购人。采购所需的内容，只有需用部门最为清楚，由需要用部门提出采
16、购申请。（2 ）以书面方式提出物品的采购。（3 ）确定物品要求的内容。包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。（4 ）以型号规格表明采购的标准。2熟悉采购的原材料。3价格确认。采购员应对采购原材料的最终价格负责，跟单员有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。4确认质量标准。5确认原材料采购量。对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。6制定采购订单。采购单主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：（1 ）交货方式。（ 2）验收方式。（ 3）处罚条款。（4）履约保证。（5 ）品质保证（保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定）。（6 ）仲裁或诉讼。（7 ）其他。7发出采购订单。（二）采购订单跟踪
