1、费用管理制度第一章 总则第 一 条 宗旨和根据为 了 加 强 华 康 泰 克 信 息 技 术 （ 北 京 ） 有 限 公 司 （ 以 下 简 称 “华 康 泰 克 公 司 ”） 费 用管 理 ， 本 着 节 约 、 高 效 、 规 范 流 程 、 明 确 职 责 的 原 则 ， 特 制 定 本 制 度 。第 二 条 费用的界定本 制 度 所称费用，包括人 工 费 用 、 经 营 变 动 费 用 、 经 营 固 定 费 用 三 大 方 面 内 容 。第 三 条 适用范围本 制 度 适 用 于 华 康 泰 克 公 司 的 费 用 管 理 活 动 。 华 康 泰 克 公 司 各 部 门 和 个 人
2、从 事 与 本制 度 相 关 的 活 动 ， 都 应 当 遵 守 本 制 度 。 了 解 并 遵 守 费 用 制 度 是 每 位 员 工 的 责 任 。第二章 管理办法第四条 费用管理方式公 司 费 用 管 理 采 用 预 算 管 理 、 额 度 管 理 、 项 目 管 理 三 种 方 法 。 严 禁 先 列 支 ， 后 报 销 。所 有 报 销 的 原 始 凭 证 不 得 涂 改 。管 理 方 法 一 ： 采 用 预 算 管 理 和 额 度 管 理 相 结 合 的 费 用 有 ： 市 内 交 通 费 、 餐 费 。管 理 方 法 二 ： 采 用 预 算 管 理 和 项 目 管 理 相 结 合
3、 的 费 用 有 ： 招 待 费 、 会 议 费 、 培 训 费 。管 理 方 法 三 ： 除 此 之 外 的 费 用 采 用 预 算 管 理 。第五条 预算管理(一 ) 财 务 部 根 据 公 司 年 度 销 售 目 标 组 织 编 制 费 用 预 算 表 ， 以 收 定 支 ， 费 用 预 算分 年 、 季 、 月 三 个 时 间 点 。(二 ) 人 工 费 用 、 固 定 费 用 由 行 政 部 一 编 制 ， 与 经 营 活 动 密 切 相 关 的 变 动 费 用 由各 部 门 预 算 编 制 。(三 ) 销 售 部 的 招 待 费 （ 礼 品 除 外 ） 不 得 超 过 全 年 销
4、售 任 务 的 1%。(四 ) 所 有 费 用 的 累 计 支 出 都 不 应 超 出 当 前 的 累 计 预 算 ， 确 因 业 务 需 要 超 出 当 前累 计 费 用 预 算 ， 须 经 财 务 经 理 和 总 经 理 联 合 审 批 ， 超 出 部 分 从 后 续 月 份 的 支 出 中 扣 回 ，以 确 保 不 突 破 年 度 费 用 预 算 。 （ 超 出 预 算 需 提 供 书 面 报 告 ,报 财 务 经 理 和 总 经 理 联 合 审 批 ）第六条 额度管理(一 ) 额 度 管 理 是 指 费 用 支 出 需 控 制 在 一 定 额 度 范 围 内 的 管 理 方 法 ， 适
5、 用 于 市 内交 通 费 、 餐 费 。(二 ) 个 人 费 用 额 度 是 指 根 据 员 工 岗 位 、 工 作 性 质 等 确 定 的 每 月 费 用 可 报 销 上 限 。(三 ) 每 一 预 算 单 元 所 有 员 工 的 个 人 费 用 额 度 之 和 不 得 超 过 部 门 预 算 。(四 ) 费 用 采 取 单 项 控 制 ， 各 项 之 间 不 可 调 剂 使 用 。第七条 项目管理(一 ) 实 行 项 目 管 理 的 费 用 需 在 某 一 事 项 进 行 前 ， 以 书 面 形 式 向 其 部 门 经 理 提 交该 事 项 申 请 及 项 目 预 算 ， 经 总 经 理
6、 审 批 后 ， 报 财 务 部 立 项 后 方 可 执 行 。(二 ) 实 行 项 目 管 理 的 费 用 ， 如 未 经 事 先 审 批 和 立 项 ， 财 务 部 不 予 办 理 借 款 和 报销 。第三章 费用借款、报销原则第八条 费用借款规定(一 ) 公 司 不 开 放 差 旅 费 以 外 的 个 人 费 用 借 款 ， 严 禁 招 待 费 借 款 。(二 ) 所 有 借 款 均 记 入 借 款 人 名 下 ， 非 正 式 员 工 不 允 许 借 款 ， 特 殊 情 况 ， 由 其 直接 上 级 借 款 。(三 ) 借 款 单 必 须 写 明 借 款 的 详 细 用 途 ， 借 款
7、单 上 必 须 为 借 款 人 亲 笔 签 字 ， 不 允许 使 用 手 签 章 。(四 ) 财 务 部 按 照 前 款 不 清 后 款 不 借 的 原 则 办 理 个 人 借 款 业 务 。 对 未 能 在 规 定 时间 内 办 理 报 销 和 归 还 借 款 且 不 能 说 明 原 因 的 ， 财 务 部 将 暂 停 支 付 个 人 报 销 款 项 ， 直 至 报销 款 项 冲 抵 借 款 完 毕 。 特 殊 情 况 需 经 部 门 经 理 和 财 务 经 理 联 合 审 批 后 方 可 办 理 。(五 ) 借 款 3000 元 以 上 需 提 前 一 天 通 知 财 务 ， 不 提 前
8、通 知 财 务 如 遇 库 存 现 金 不 够将 无 法 借 款 。(六 ) 对 于 有 关 部 门 申 请 的 押 金 、 保 证 金 允 许 超 过 一 个 月 报 销 。 但 每 年 年 末 结 清归 还 ， 有 需 要 的 下 年 年 初 重 新 申 请 借 款第九条 费用借款和报销审批权限(一 ) 所 有 备 用 金 借 支 和 费 用 的 报 销 ， 由 部 门 经 理 确 认 ， 财 务 经 理 、 副 总 审 核 后报 总 经 理 审 批 ；(二 ) 部 门 经 理 的 费 用 报 销 由 财 务 经 理 、 副 总 审 核 后 总 经 理 加 批 ， 副 总 的 费 用 报销
9、 由 财 务 经 理 审 核 后 报 总 经 理 审 批 。 第十条 费用报销规定(一 ) 除 支 付 工 资 与 劳 务 费 外 ， 费 用 报 销 须 出 具 由 税 务 监 制 的 正 式 发 票 或 财 政 部门 统 一 印 制 的 收 款 收 据 。 报 销 人 对 其 提 供 的 原 始 票 据 负 责 ， 若 发 现 使 用 虚 假 发0=破 票 ， 虚 假 发 票 所 对 应 金 额 的 一 律 不 予 报 销 。 对 于 无 法 提 供 或 发 票遗 失 的 ， 且 没 有 刷 卡 记 录 ， 财 务 部 有 权 不 予 报 销 ， 亦 不 得 使 用 替 代 发 票 。(二
10、 ) 报 销 款 3000 元 以 上 需 提 前 一 天 通 知 财 务 ， 不 提 前 通 知 财 务 如 遇 库 存 现 金 不够 将 无 法 报 销 。(三 ) 报 销 项 目 费 用 时 ， 除 填 写 支 出 凭 单 外 ， 需 另 附 报 销 明 细 标 明 具 体 项 目名 称 ， 已 便 财 务 进 行 项 目 核 算 ， 否 则 不 予 报 销 。(四 ) 报 销 费 用 提 供 的 发 票 抬 头 应 当 为 公 司 全 称 ， 定 额 发 票 除 外 。 对 于 无 公 司 名称 或 公 司 名 称 不 完 整 、 发 票 内 容 填 写 不 完 整 、 无 发 票 日
11、 期 的 票 据 ， 一 律 不 予 报 销 。(五 ) 费 用 报 销 采 用 实 名 制 ， 任 何 人 不 得 以 他 人 名 义 报 销 。 报 销 超 过 本 人 月 度 标准 的 ， 原 则 上 不 予 报 销 ； 情 况 特 殊 的 ， 应 当 在 报 销 单 上 写 明 原 因 ， 经 部 门 负 责 人 审 批 同意 后 予 以 报 销 。(六 ) 招 待 费 报 销 ： 每 次 交 际 行 为 须 单 独 填 写 一 张 报 销 明 细 ， 并 在 “费 用 描述 ”里 ， 写 明 日 期 、 客 户 、 招 待 地 点 、 招 待 人 数 、 票 据 张 数 。(七 )
12、差 旅 费 报 销 ： 出 差 事 项 需 填 写 详 尽 ， 住 宿 、 城 际 、 交 际 、 途 中 交 通 费 等 需分 行 填 写 。(八 ) 报 销 单 据 须 用 胶 水 （ 不 可 使 用 订 书 针 、 曲 别 针 、 大 头 针 等 金 属 物 品 ） 横 向粘 贴 支 出 凭 单 上 。 发 票 按 费 用 按 类 别 分 别 填 写 支 出 凭 证 ， 需 按 时 间 顺 序 呈 鱼 鳞 状 依 次 粘贴 ， 应 与 费 用 报 告 说 明 一 一 对 应 。 超 出 边 界 的 部 分 须 向 内 折 叠 好 ， 对 于 粘 贴 填 写 不 规 范的 报 销 单 ，
13、财 务 人 员 可 以 拒 绝 受 理 。 (九 ) 发 票 粘 贴 时 应 注 意 ， 不 能 将 票 据 上 有 关 信 息 遮 盖 。 如 ： 出 租 车 票 的 时 间 、金 额 ； 机 票 的 乘 机 人 姓 名 ； 发 票 上 开 具 的 品 名 、 金 额 、 时 间 等 。(十 ) 除 差 旅 费 、 劳 务 费 用 、 日 常 开 支 可 以 用 现 金 支 付 外 ， 其 他 付 款 原 则 上 以 银行 支 付 。(十 一 ) 费 用 报 销 内 容 与 借 款 申 请 不 一 致 的 ， 发 票 开 具 单 位 与 借 款 申 请 单 上 收 款 单位 不 一 致 的
14、， 财 务 部 有 权 拒 绝 报 销 。第十一条 费用报销时间为 及 时 准 确 地 反 映 各 部 门 当 期 费 用 ， 原 则 上 要 求 每 周 四 为 费 用 报 销 日 ， 其 他 款 项 不受 此 限 制 。 具 体 要 求 如 下 ：(一 ) 发 票 报 销 时 限 为 发 票 开 具 日 起 1 周 内 ， 超 出 规 定 时 间 财 务 部 一 律 不 予 报 销 。(二 ) 出 差 期 间 发 生 的 交 际 费 与 差 旅 费 一 起 报 销 ， 不 受 每 周 报 销 时 间 的 限 制 。（ 回 来 后 一 周 内 报 销 ）（三） 如遇相关领导不在公司，可通过邮
15、件审批。通过邮件审批的单子，财务可以先报销，后补签字。第四章 关于市内交通费的规定第十二条 市内交通费规定(一 ) 市 内 交 通 费 指 员 工 在 工 作 日 内 因 公 外 出 乘 坐 公 共 交 通 工 具 （ 含 地 铁 、 出 租车 、 公 交 车 等 ） 而 发 生 的 费 用 ， 不 包 括 上 下 班 通 勤 费 。 各 部 门 依 据 “市 内 交 通 费 报 销 标准 ”（ 表 一 ） 确 定 员 工 报 销 上 限 ， 不 得 突 破 ， 员 工 在 其 额 度 内 据 实 报 销 。(二 ) 报 销 市 内 交 通 费 时 ， 需 在 发 票 背 面 用 铅 笔 注
16、明 起 始 地 点 ， 如 ： 公 司 -交 行 ，未 注 明 起 始 地 的 发 票 财 务 不 予 报 销 。(三 ) 各 部 门 依 据 “市 内 交 通 费 报 销 标 准 ”（ 表 一 ） 确 定 员 工 报 销 上 限 ， 不 得 突破 ， 员 工 在 其 额 度 内 据 实 报 销 。(四 ) 请 假 超 过 一 个 月 并 办 理 工 作 移 交 的 ， 请 假 期 间 的 市 内 交 通 费 原 则 不 允 报 销 。表 一 市 内 交 通 费 报 销 标 准职 位 系 列 职 位 /岗 位交 通 费 额 度（上限）管理岗 总经理和副总 1000部门经理500销售岗项目经理
17、300部门经理 300职能岗员工 200特殊情况如：货运性质的由副总审批通过后方可到财务报销。第五章 关于招待费的规定第十三条 关于招待费的规定（一） 业务招待费是指公司为加强与业务伙伴、客户及政府部门的关系，为公司生产、经营良好的外部关系和社会环境而发生的招待餐费、住宿费、礼品费等支出。公司各部门在业务活动和接到工作中，根据具体情况可安排招待用餐，也可适当赠送纪念品或礼品。（二） 各部门需要严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人费用。（三） 招待费实行实名制，谁经手谁报销，严禁代他人报销。（四） 各部门因工作需要赠送礼品时，应先由部门书面申请，并注明原因，馈赠物品名称、数量、价值、金额
18、等，经部门经理审核、财务经理复核、副总和总经理联合审批同意后，部门方可填写申请单或支款单，经办人凭批件执行。赠送公司统一定做的礼品，按照公司领用规定执行，费用将计入领用部门，所赠送礼品计入部门费用；销售部举办市场活动所赠送的礼品，费用计入销售部。（五） 礼品如需自行购买，须事先得到部门经理（叠加总经理）审批同意并报财务部备案后，方可购买。报销时须提供商场、超市电脑打印的商品清单。（六） 招待用餐工作客饭，一般情况下每人每餐不超过 100 元，重点招待每人每餐不超过200 元，特殊招待每人每餐不超过 800 元，重点招待和特殊招待应提前报部门经理审批。招待费发票报销须另填写报销明细 ，注明日期、
19、招待对象、人数、事由、金额等，单次招待费超过 1500 元的，需提前申请并对具体情况详细说明，经副总审批同意后方可报销。 （销售部除外）（七） 销售部招待费限额每人每月 5000 元，如连续 3 月无业绩的须提供书面报告，并详细阐明原因。书面报告经部门经理审核、总经理审批后，方可办理后续的报销。（八） 请假超过一个月并办理工作移交的，请假期间发生的招待费原则上不允许报销。（九） 业务招待费实行部门经理负责制。当月招待费超支可以下月招待费预算额度弥补，但季度的招待费支出总额应以季度招待费预算额度为限。第六章 关于加班报销的规定第十四条 加班报销规定（ 一 ） 节 假 日 加 班 、 工 作 日
20、加 班 至 20:00 时 后 ， 职 能 部 门 人 员 可 以 报 销 加 班 餐 费 ， 发票 背 面 需 要 注 明 加 班 日 期 和 共 同 就 餐 人 员 ， 并 经 上 级 审 批 人 签 字 同 意 后 方 可 报 销 ，加 班 餐 费 报 销 标 准 不 超 过 50 元 /人 次 。（ 二 ） 节 假 日 加 班 、 工 作 日 加 班 至 21:00 点 后 可 以 报 销 回 住 所 的 出 租 车 费 。第七章 关于差旅费的规定第十五条 差旅费报销规定(一 ) 差 旅 费 指 员 工 因 公 出 差 而 发 生 的 交 通 费 、 托 运 行 李 费 、 出 差 补
21、 助 费 、 住 宿费 等 。(二 ) 各 部 门 人 员 出 差 ， 由 其 部 门 经 理 安 排 。 差 旅 费 报 销 时 需 打 印 出 差 申 请 审 批或 审 批 邮 件 ， 与 原 始 单 据 一 同 交 财 务 部 。 出 差 人 预 支 差 旅 费 应 填 写 借 款 单 ， 注 明 出 差 事由 、 地 点 、 人 数 、 期 限 及 交 通 工 具 ， 由 财 务 部 根 据 实 际 情 况 核 准 最 终 借 款 额 。 参 加 培 训的 差 旅 费 用 ， 在 借 款 或 报 销 时 需 同 时 提 供 培 训 通 知 。(三 ) 出 差 人 员 ， 应 严 格 遵
22、 守 有 关 规 定 ， 工 作 结 束 及 时 返 回 ， 并 在 返 回 后 一 周 内办 理 报 销 手 续 ； 超 期 不 予 报 销 。 未 经 部 门 领 导 审 批 的 差 旅 费 不 得 报 销(四 ) 原 则 上 不 允 许 自 驾 车 出 差 。 如 遇 特 殊 情 况 ， 需 经 总 经 理 审 批 同 意 。 自 驾 车报 销 费 用 以 正 常 出 差 乘 坐 火 车 或 汽 车 1 人 次 城 际 交 通 的 标 准 核 定 ， 提 供 汽 油 费 、 过 路 过桥 发 票 报 销 费 用 。(五)出 差 期 间 餐 费 和 车 费 报 销 提 供 发 票 原 则
23、上 须 与 出 差 时 间 、 地 点 相 吻 合 ， 不 得 以异 地 或 其 他 时 间 的 发 票 为 报 销 凭 证 。 标 准 见 （ 表 三 ） 。 因 公 参 加 会 议 、 培 训 ， 食 宿 由 组织 者 统 一 安 排 并 承 担 的 ， 不 再 享 受 差旅餐补；食 宿 不 统 一 安 排 的 ， 视 同 差 旅 费 报 销 。(六 ) 因 特 殊 情 况 ， 出 差 人 员 住 宿 费 用 支 出 超 出 标 准 的 ， 必 须 说 明 原 因 ， 由 副 总签 署 审 批 意 见 ， 否 则 一 律 不 予 报 销 。(七 ) 同 性 别 两 人 同 地 出 差 时
24、， 公 司 提 倡 入 住 同 一 房 间 ， 住 宿 费 不 超 过 2 人 住 宿标 准 。(八 ) 出 差 不 报 销 住 宿 费 的 ， 按 100 元 /天 予 以 补 贴 ， 需 提 供 与 出 差 地 点 和 时 间相 吻 合 的 相 关 凭 据 。(九 ) 出 差 期 间 若 某 天 发 生 招 待 用 餐 费 用 ， 则 当 日 该 餐 不 再 给 予 补 助 。表 二差旅费标准表出差地 级别 住宿费差旅餐费包干管理层 700 元 /天部门经理 400 元 /天北京、上海、广州、深圳员工 350 元 /天管理层 650 元 /天部门经理 350 元 /天其他省会城市直辖市及苏
25、州、东莞、大连、青岛、厦门、珠海员工300 元 /天管理层 400 元 /天部门经理 300 元 /天其他城市员工 260 元 /天120 元/天早餐：20 元午餐：50 元晚餐：50 元特殊情况需报副总审批通过后方可到财务报销。第十六条 出差交通工具规定(十 ) 公 司 所 有 人 员 禁 止 乘 坐 头 等 舱 。 特 殊 情 况 需 经 总 经 理 审 批 后 方 可 乘 坐 。(十 一 ) 其 他 员 工 出 差 ， 出 差 地 点 乘 坐 火 车 在 1000KM 以 内 可 以 到 达 的 ， 一 般 只 可乘 坐 火 车 （ 含 高 铁 /动 车 ） 。(十 二 ) 乘 坐 高
26、铁 出 差 无 特 殊 原 因 ， 应 选 择 二 等 座 。 特 殊 情 况 需 要 乘 坐 飞 机 及 高 铁商 务 座 /一 等 座 的 ， 须 在 提 前 申 请 并 经 副 总 审 批 通 过 后 方 可 乘 坐 ； 如 若 未 经 批 准 ， 擅 自乘 坐 飞 机 或 高 铁 商 务 座 /一 等 座 者 ， 其 费 用 只 能 按 二 等 座 报 销 ， 差 价 自 理 ， 但 特 价 机 票 未超 过 火 车 二 等 座 价 格 的 不 属 于 超 标 。 出 差 尽 量 选 择 早 班 或 晚 班 飞 机 ， 较 少 占 用 工 作 时 间 。本 着 节 约 原 则 鼓 励
27、选 择 火 车 出 行 。(十 三 ) 飞 机 票 由 行 政 部 统 一 预 订 ， 享 受 统 一 优 惠 折 扣 。 当 员 工 通 过 其 他 途 径 得 到的 票 价 比 公 司 统 一 订 票 票 价 低 时 ， 可 以 要 求 公 司 代 为 购 买 或 经 订 票 人 （ 前 台 助 理 ） 确 认后 自 行 购 买 。 能 够 以 公 司 名 义 统 一 订 票 ,而 员 工 自 行 购 买 票 款 高 于 公 司 同 类 票 价 款 的 ，高 出 部 分 由 员 工 自 己 承 担 。第八章 关于办公费的规定第十七条 办公费(十 四 ) 办 公 费 指 日 常 办 公 过
28、程 中 发 生 的 费 用 ， 分 为 五 大 类 核 算 ： 日 常 办 公 、 办 公环 境 、 招 聘 存 档 、 主 机 及 软 件 、 年 会 等 对 外 费 用 等 。(十 五 ) 办 公 用 品 原 则 上 由 采 购 部 门 负 责 。 一 般 情 况 下 各 部 门 不 允 许 自 行 购 买 办 公用 品 ； 特 殊 情 况 下 购 置 办 公 用 品 的 ， 报 销 时 除 具 备 原 始 合 法 发 票 外 还 应 当 提 供 采 购 清 单 。(十 六 ) 办 公 费 采 用 谁 受 益 谁 承 担 的 原 则 ， 由 行 政 部 分 配 到 各 使 用 部 门 。第九章 关于培训费的规定第十八条 培训费(十 七 ) 培 训 包 括 内 部 培 训 和 外 部 培 训 。 内 部 培 训 是 指 公 司 、 部 门 自 己 组 织 承 办 的培 训 ； 外 部 培 训 是 指 外 单 位 承 办 的 需 我 方 承 担 费 用 的 培 训 。
