1、常见公文格式之函的公文格式可考系数:适用范围:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。函的写作格式一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办
2、下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。二、函的特点(一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。(二)灵活性。表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头
3、版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。(三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。三、函的分类。(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。(三)另外,从内容和用途上分,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。四、函
4、的结构、内容和写法由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。2、主送机关。(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如
5、属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。五、撰写函件应注意的问题函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。函的写作格式函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。公函包括标题
6、、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。标题一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为关于*(事由)的函;复函为关于*(答复事项)的复函。正文一般包括三层:简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题; 希望和要求,如: “务希研究承复“,敬请大力支持为盼“等。好了,看了这么多枯燥的“废话”,接下来,看看“函”案例:函的写作范例(包括洽事宜函、通知事宜函、征求意见函、请求批准函、答复事宜函、报送材料函、转办函、催办函、邀请函等)例文一 洽事宜函中国科学院*研究所关于建立全面协作关系的函*大学:近年来,我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩,建
7、立了良好的协作基础。为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。(略)五、加强图书资料和情报的交流。以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋,达成协议,以利工作。特此函达,务希研究见复。中国科学院* 研究所(
8、盖章)一九九五年 月日例文二 通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函 1993 2 号国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。国务院办
9、公厅(盖章)一九九三年一月三日例文三1 征求意见函国务院办公厅关于征求国家行政机关公文处理办法(草案)意见的函国办函 1999 *号各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室):现将我们草拟的国家行政机关公文处理办法(草案)送给你们,请组织有关同志讨论修改,并将修改意见于十一月底前告诉我们。国务院办公厅(盖章)一九九九年 月日例文三2 征求意见函四川省电力工业局关于在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函广元市人民政府:宝珠寺水电站于 1996 年 10 月开始蓄水,1996 年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解, 目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保
10、障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设 “谁投资, 谁受益“,的原则, 四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程( 包括水库)的管理权和开发权, 宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此, 为支持库区移民发展生产,根据四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法第三十条“大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上
11、人民政府统筹组织移民优先开发利用 “和水利电力部颁发的水利水电工程管理条例第二十三条“开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同, 进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产“的精神, 我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。二、根据国务院颁发的水库大坝安全管理条例第十条“兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计, 提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围“的规定,宝珠寺水电站应划定管理
12、和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成 ,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游 3-5公里,以及整个库区征地线以下, 属大坝管理和保护范围。根据水库大坝安全管理条例第十七条“在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准“和水利水电工程管理条例 第十一条“ 确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动, 应征得水利电力主管机关的同意“的规定,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动, 必须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发, 都是违反国务院规定的。三、凡是在水库以内的任何开发和经
13、营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度 ,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。例文四 请求批准函广州*局销售公司请求批准函*局销办函 1996 5 号广州*局:我销售公司从去年十月成立以来,国内务活动日益增多,经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印,为便于工作,我们拟购买一台复印机,请给予批准。可否,请批复。广州* 局销售公司(盖章)一九九六年一月十日例文五1 答复事宜函*市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函市政办函
14、1996 40 号市市容环境卫生管理局:你局关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示收悉。现复函如下:中华人民共和国行政处罚法于 1996 年 10 月 1 日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院关于贯彻实施中华人民共和国行政处罚法的通知,从今年 10 月 1日起,合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。你局应按照上述精神,对全市市容卫生执罚人员进行清理,理顺执罚体制,保证行政处罚法的贯彻实施,促进市容卫生管理工作。此复*市人民政府一九九六年十月七日例文五2 答复事宜函国务院办公厅关于调整国家行政学院青年干部培训班招生对象等问题的复函国办函2004
15、49 号国家行政学院、人事部:你们报来的关于调整青年干部培训班招生对象的请示(行院发2004 30?号)收悉。经国务院领导同志同意,现函复如下:一、同意将国家行政学院青年干部培训班招生对象由现行的从部分高校应届大学毕业生中招收,改为从地方各级政府机关有发展潜力的正县(处) 级优秀年轻干部中招收,年龄在 40 岁以下。招生主要面向基层,特别是中西部地区和东北老工业基地等。二、同意青年干部培训班每期招生 50 名左右,培训时间暂定半年。学员脱产学习,结业后回原单位工作。三、培训内容要突出重点,课程设臵要切合改革发展的实际,努力为地方的建设与发展储备一批战略后备人才。国务院办公厅二 四年七月二日例文
16、六 报送材料函关于上报 *公司二期改造项目评估报告的函*工银字 199 *号*市*分行:现呈报 *公司二期改造项目评估报告,请审阅。附件:*公司二期改造项目评估报告。(略)*工银行(盖章)一九九年十一月五日 例文七 转办函*省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函人函 1999 2 号省人民政府:省九届人大三次会议已经闭幕。会间,省人民代表以主人翁精神,对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议,同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去,望抓紧认真处理,并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时,可请省高级人民法院和人民检察院密切配合
17、。附:*省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见(抄送单位附件各二册)*省人民代表大会常务委员会(盖章)一九九九年 月* 日附件:(略)例文八 催办函交通部广州救捞局催办函*造船厂:贵厂*年为我局建造的 2640 马力拖轮 “穗救 202”轮,出厂至现在已经三年了,可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决,但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机,长期无法正常执行生产任务,经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救 202”轮安装拖缆机,以免再延误该轮的正常生产。敬礼交通部广州救劳局(盖章)*年 月日例文九 邀请函关于出席* 研讨会的邀请函*
18、秘书长:最近,国家*部*科学研究院批准关于*课题研究的项目。经议,定于三月下旬在*省* 市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下:一、会议报到时间(略)二、会议地址(略)三、联系人及电话(略)特邀请您届时出席。*研究中心(盖章)常见公文格式之通知的公文格式通知的写作要点:通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。一、标题:制发机关+事由+通知。二、正文:通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题,经批准,现将,具体规定通知如下。通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。三、结尾:三种写法:意尽言止,不单写
19、结束语。在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。再次明确主题的段落描写。通知格式 1:(指示性通知)北京积水潭医院关于的通知各科室:。北京积水潭医院二五年三月十日例文(指示性通知 )国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发(1996)号各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自 1997 年 1 日 1 日起,将证券交易印花税分享比例由
20、现行的中央与地方各 50%,调整为中央 80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日通知格式 2:(会议性通知) 参考模板关于 会议的通知各职能处室:定于月日召开 会。现将有关事宜通知如下:会议议题。参加人员。会议时间月日(会期,报到。)会议地点。有关事宜(一) 。(二) 。(三) 。联系人:,电话:,传真:。北京积水潭医院年 月日例文(会议性通知)关于召开全区宣传部长会议的通知各市委宣传部,柳铁党委宣传部:定于 9 日 9-10 日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通知如下
21、:一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;总结交流我区前八个月宣传思想工作;研究部署下一步工作。二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。三、会议时间 9 日 9-10 日( 会期一天半,9 日 8 日下午报到)。四、会议地点报到及住宿地点:南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场:区党委办公楼三楼会议室。五、有关事项(一) 请参加会议人员准备约 15 分钟的发言。请将发言材料打印 50 份,在报到时交会务组(打印要求:16 开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。(二) 请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作,准时出席会议。在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。(三) 请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于 9 月 5 日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。联系人:,电话:,传真:。中共广西壮族自治区委员会宣传部二 三年九月四日