1、数字化干部人事档案管理系统功能介绍*有限公司1目录一、设计宗旨 .2二、系统功能介绍 .22.1 系统总体规划 .22.2 系统功能列表： .32.3 数字化档案采集系统 .62.3.1 档案目录整理 .72.3.2 档案数字化采集 .72.3.3 档案材料审核 .82.3.4 系统维护 .82.3.5 其他功能 .92.4 数字化档案管理系统 .92.4.1 档案案卷管理 .92.4.2 档案材料管理 .102.4.3 档案审核 .112.4.4 信息管理 .122.4.5 系统维护 .122.5 数字化档案网上阅档系统 .132.5.1 系统综述 .132.5.2 角色说明 .142.5.
2、3 档案查阅 .152.5.4 消息系统 .152.6 系统前景 .16三、操作系统及硬件配置要求（推荐） .16附：数字化干部档案查询系统演示操作说明 .162一、设计宗旨干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是
3、发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。二、系统功能介绍该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程 ，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以
4、大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。2.1 系统总体规划“数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。3组织干部管理系统采集部分： 数据录入
5、信息扫描 数据导入纸介质档案 档案材料管理部分： 案卷管理 材料管理收集整理档案目录、系统数据利用部分： 档案统计档案审核档案查询打印结果 网上查询内 网 办 公 平 台系统维护系统规划图2.2 系统功能列表：功能 简述档案转入主要完成接收外单位转来的整卷干部人事档案。系统对零散转递、成批移交提供不同的登记方式，并可记录每卷档案的报送评分情况，可以按需求提供档案转入明细清单。档案转出主要完成干部人事档案转出移交业务，系统可以详细记录出库档案的审批、转递、回执等业务流程。档案查借阅主要完成纸质档案的查借阅业务。通过登记查借阅表，记录纸质档案的审批、查借阅流程。系统可以提供条形码录入、手工录入两种
6、方式，并提供实时统计查询和借档时限提醒功能。日常业务管理档案案卷管理档案查询完成档案的日常查询工作。其中包括：档案基本信息查询、转入档案查询、转出档案查询、应到未到档案、已到未入库档案查询、按某种材料是否存在查询等。4档案统计完成档案的日常统计工作。其中包括：档案在库状态统计、转入的档案统计、转出档案统计、按干部人员类别统计档案数、干部人事档案数量的统计、档案利用率统计等。材料收集 主要完成档案材料的收集、转入、接收工作。材料鉴别主要完成对所收集材料的分析、鉴别，按材料能否归档进行分类。在此流程中设置“待处理”方式，暂存已收集但尚不能立即归档的散材料，在后续工作中可以对这部分材料进行归档、转出
7、、销毁或长期保存等处理。材料归档 主要完成新收集材料的入档。材料整理成卷主要完成接收新归档材料后，对电子档案目录的整理调整。系统可以自动调整目录（按时间排序） ，也可以人工手动调整（按主次关系排序） 。对材料进行信息化处理（通过扫描、数码设备采集、外部电子数据导入等方式） ，并做好电子目录与电子材料的对应挂接。材料数字化处理主要完成材料收集或整理过程中对数字化材料的补充和修正。实现对电子材料和电子目录的日常维护工作，每次维护系统都记入日志。材料转出主要完成对转出纸质材料的审批、登记、转递等流程的记录，同时自动调整电子档案目录有关材料项。档案材料管理材料销毁主要完成对可销毁材料的审批、登记、销毁
8、、监销等流程，并可自动调整电子档案目录。经审批同意后，也可彻底删除（销毁）电子材料。档案审核任前审核主要完成干部任前档案审核有关流程，可以自动出具拟任用干部“三龄一历”审核确认表 、 拟提拔重用现职干部“三龄一历”审核确认表 。根据需要，可实现任前审核有关数据统计，包括审核人数、 “三龄一历”变更人数等，并可链接相关电子材料，提供辅助审核功能。5档案审核主要实现对在库人员的“三龄一历”审核以及档案材料完整性情况、手续完备性的审核、登记、反馈。查询方案维护系统提供两种查询模式：一是自定义查询。系统提供查询编辑器，可以灵活设置查询条件，实现用户特定需求。二是固定模式查询。系统提供的默认方案包括：档
9、案基本信息查询、转入档案查询、转出档案查询、转入材料查询、转出材料查询、查阅信息查询、借阅信息查询、应到未到档案、已到未入库档案查询、按材料种类查询、按某种材料是否存在查询等。统计方案维护通过对方案的维护和执行，实现用户对特定统计的需求。对在需求中较明确的统计系统预设默认方案。系统默认方案包括：档案在库状态统计、转入的档案统计、转出档案统计、转入的材料统计、按单位统计档案数、按干部人员类别统计档案数、干部人事档案数量的统计、档案利用率统计等。档案查询统计执行方案 对维护好的查询方案和统计方案执行，输出结果。档案字典字典包括：档案目录字典、查阅原因字典、转递原因字典、干部信息字典。编制全省统一、
10、规范的电子档案目录字典，字典具备标准性、兼容性和开放性，可以实现各级管档单位间电子信息数据交换和共享，实现对电子档案的精确查询、统计和深层次利用。表格编辑定义系统中表格的输出格式，通过固定输出格式和自定义输出格式，满足用户的不同需求。用户管理包括：创建用户、删除用户、功能模块权限分配和机构权限分配管理。事务提醒 对用户有关操作所关联的事项进行实时提醒系统维护日志管理对用户的各项操作，包括根据用户登陆、注销、申请、审批、查阅、打印、下载等信息进行实时记录。日志信息未经授权，任何人不能修改和删除。6系统备份 计划和手动备份档案数据和档案数字化材料。系统还原 还原系统备份的数据。档案目录整理档案目录
11、整理通过使用档案目录字典规范电子档案目录中的各类材料名称，实现不同单位间数据交换、共享，实现对档案信息的精确查询和统计。同时，提供编制“档案目录编辑器” ，内嵌目录字典，使档案目录编制进一步规范化、标准化。数字化采集主要完成对纸质材料的数字化采集、挂接功能。在采集过程中，可采用多人多客户端方式，对多卷档案、多份材料同时采集，实现流水作业。档案数字化采集 数字化档案审核是数字化采集流水线的审核终端。用户通过对比数字化档案材料与纸质档案，审核发现电子材料在挂接、扫描等方面的存在问题，并予以纠正。档案数字化采集系统用户管理主要实现在建库阶段对信息采集用户的管理。查阅申请查阅人通过组织系统专网，登陆查
12、询界面，提交查阅申请。信息提醒 提醒申请用户及时查看审批消息。网上查阅申请查阅 审批通过后，申请人根据管理员赋予的权限查阅档案。查阅审批查阅审批是对查阅申请的审批，系统针对不同的管理角色提供不同的审批界面，提供快捷方便的领导审批界面数字化档案查阅系统网上查阅审批信息提醒 提醒管理员及时查看有关申请事项。2.3 数字化档案采集系统档案从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫材料、平扫材料，然后进行数据采集。扫描采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，7完成档案装订还原，对电子数据进行归档
13、。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。系统主界面如图所示：2.3.1 档案目录整理根据档案材料选择人员，并导入人员的档案目录，同时拆分档案，区别出高速扫描材料和平板扫描材料。检查每份材料的页数与目录中的页码是否一致，如不一致则修改目录的页码，同时标记出高扫材料。其主要功能包括：人员选择、人员查询、导入目录、目录编辑、打印目录等。档案目录整理的主界面如图所示：2.3.2 档案数字化采集对材料分别进行高速扫描和平板扫描，将扫描图像添加到采集系统中，对图像进行简单的处理，如纠偏、裁剪、去污、图片挂接等。采集系统主界面如图所示：8为了方便用户及时的处理散材料，系统提供了零散材料管理模块，零散材料处理由
14、材料收集和材料整理两部分组成，材料收集是根据纸质材料在系统中登记材料名称，然后通过扫描仪等图像处理设备材料电子化，对电子材料进行必要的处理后，完成挂接操作，然后再通过材料整理将材料进行归档。2.3.3 档案材料审核档案审核主要是审核材料的准确性，对材料进行调整和编辑。确保扫描的档案材料的正确性、清晰度。档案材料审核如图所示;在数据采集过程中，各环节相互配合，协同操作，流水线方式完成信息的采集、审核过程。2.3.4 系统维护主要是增加、删除用户、修改用户口令、修改用户角色，系统的日志管理，数据备份、数据恢复等功能。系统维护模块的主界面如下图所示：92.3.5 其他功能1、密钥设置：用户设置文件加
15、密密钥，由用户录入 8 位长度的密码，这个密码可以是数字、字母、字符，也可以是三者的混合，加密密钥只能够设置一次。系统根据加密密钥，利用加密算法对电子材料进行加密处理，保证了材料的安全性。2、文件比对检测：用户检测服务器数据文件的完整性。3、数据整理：用户完成材料次序整理。2.4 数字化档案管理系统“数字化档案管理系统”可以实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。系统由四大模块组成：档案业务管理、信息管理、系统维护、管理工具，其中档案业务管理是数字化档案管理系统的核心，其功能模块包括：案卷管理、材料管理、档案审核和任前审核。系统根据中央组织部、国家档案局颁发的干部档案工作条例 、中共中央组织部编全国组织干部人事管理信息系统信息体系结构 、中共山西省委组织部编干部人事档案工作问答,并结合档案工作的实际制定了干部人事档案日常管理及数字化管理有关规范、标准，编写了干部人事档案目录字典 、 干部人事档案查阅理由字典 、 干部档案转出原因字典 、 干部档案材料处理情况字典 ，进一步规范完善了干部人事档案工作常用的20 余个业务表格。2.4.1 档案案卷管理“案卷管理”是档案系统业务处理模块，主要用于完成对整本档案的管理工作，包括
