1、XX 文书档案管理系统说明文档XXXXXXX 有限公司2016 年 4 月目录1.系统介绍 .31.1 系统特点 .31.2 系统定位 .41.3 系统优势 .42.体系结构设计 .52.1 系统架构 .52.2 部署结构 .52.3 层次结构 .63.系统功能 .73.1 功能结构 .73.1.1 用户管理 .83.1.2 文档管理 .93.1.3 查询借阅管理 .103.1.4 统计分析 .103.1.5 基础数据维护 .103.1.6 系统管理 .113.2 业务流程 .113.2.1 文书档案管理流程 .113.2.1.1 文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版 .113.2
2、.1.1 文书来源为纯电子版 .133.2.2 文书档案分发流程 .133.2.2.1 归档前分发 .133.2.2.2 归档后分发 .143.3 功能说明 .153.3.1 用户管理 .153.3.2 文件与档案管理 .163.3.3 查询借阅管理 .173.3.4 统计分析 .183.3.4 系统管理 .193.3.4 基础数据维护 .204.系统接口 .205.表结构 .215.1 数据结构 .215.1.1 数据来源 .215.1.2 业务数据 .225.1.3 管理数据 .245.2 报表格式 .275.3 文书编目 .315.3.1 电子文书编目 .315.3.2 纸质文书编目 .
3、315.4 分类表 .325.5 工作流实现 .405.6 安全存储与共享的实现 .426.性能与并发性 .436.1 设计目标 .436.2 应用层性能优化 .436.3 数据库层性能优化 .437.系统环境 .447.1 软件环境 .447.2 硬件环境 .441.系统介绍系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。使用 C#.NET2008 SP1 开发环境。使用 MS SQLSERVER2005 数据库。采用 B/S 结构。1.1 系统特点 符合国
4、家、行业对档案管理的相关标准要求； 存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点； 档案可视化应用，条码化管理，容灾性强； 对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性； 档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享； 多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求； 实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。1.2 系统定位通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域
5、：1党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪要、军事情报、素材资料等）；2行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）；3金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；4研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。1.3 系统优势产品性能文书档案管理系统电子档案安全管理系统实体档案管理系统条码化 有 无 有可视化 有 有 有（弱）一体化 有 无 无工作流机制 有 有（简单化） 无痕迹化管理 有 无 无环境虚拟管理有 无 无共享管理 有 有 有（弱）权
6、限管理 有 有 有（简单化）通用性 强 弱 弱性能监控 有 有（弱） 无设备可控性 有 无 无2.体系结构设计2.1 系统架构文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图 2-1。文书档案管理系统后台数据层数据引擎服务综合数据库核心业务层企业服务总线统一组织结构服务统计分析服务统一编码服务安全支撑体系企业平台公共服务层后台管理前台应用管理 档案整理 系统接口图 2-1 文书档案管理系统总体架构图由图 2-1 可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。2.2 部署结
7、构本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。各级终端用户均无需安装任何软件，利用 IE 浏览器即可进行系统操作和浏览，见图 2-2。文书档案管理系统应用服务器数据库服务器前端应用W E B 服务器数据备份服务器管理人员业务人员与其他业务平台业务应用的接口图 2-2 文书档案管理系统部署结构图2.3 层次结构该系统主要由后台数据层、核心业务层、公众服务层等三个层次组成，具体如下：后 台 数 据 层核 心 业 务 层公 众服 务 层图 2-3 文书档案管理系统功能结构图1后台数据层：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以
8、及系统维护。后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任务。2核心业务层：该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。3公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目录查询检索，便于档案交流和应用。公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。3.系统功能3.1 功能结构文书档案管理系统由 6 大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。见图 3-1。用户维护文件分发
9、遗漏预警文档管理查询借阅管理文档调阅文档调阅审批文档调阅申请文档检索案卷管理文件归档角色管理权限管理文件接收用户管理操作日志系统接口文件信息维护分类统计参数设置D B修改密码统计分析系统管理数据备份版本说明基础数据维护有效期限分类维护密级组织机构图 3-1 文书档案管理系统功能结构图3.1.1 用户管理可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。用户维护：主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分
10、配编辑角色权限以及删除角色功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。权限管理：根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。修改密码：可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。3.1.2 文档管理可以实现对文档的各项管理，包括文
11、件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档。文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。案卷管理： 文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。电子文件归档按照国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。RFID 的应用：在案卷管理阶段，使用 RFID 既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。查找文档时，则只需在 RFID 阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。RFID 标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。
