1、8.档案类目分类8.1 档案一级类目表一级类目 编号 备注行政管理类 1人力资源管理类 2财务管理类 3品质管理类 4物业前期介入类 5物业承接验收类 6业主入伙管理类 7顾客关系管理类 8工程管理类 9公共秩序管理类 10环境管理类 118.2 行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 公司章程、验资报告、注册资料 长期2 股东会文件、董事会文件、监事会文件 长期1-1 组织机构3 机构变革记录、公司大事记 长期1 证照原件 长期2 证照申办资料 长期3 证照使用记录 3 年4 证照变更记录 长期1-2
2、证照管理5 证照年检记录 长期1 印鉴制作、变更、废止记录 长期1-3 印鉴管理2 印鉴使用记录 3 年1 内发文件、外发文件、行文审批记录 长期2 外来文件及归档记录 长期3 请示、报告、函件 长期1-4 行文管理4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等 长期1 标准合同范本 长期2 各类合同、协议原件及评审记录 长期1-5 合同管理3 各类合同、协议的执行记录 长期1 各类会议记录、纪要和会议签到记录 长期1-6 会议管理2 会议决议处理记录 长期1 物资需求计划和采购计划 3 年2 采购比价记录 3 年3 物资验收记录 3 年1-7采购管理4 供方评价记录和合格供方名录 3 年1 行政管
3、理1-8 库房管理 1 物资出入库记录 3 年一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类目名称 类号 类目名称2 库存物资台帐 3 年3 库存物资盘点记录 3 年4 库存物资月报表 3 年1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等 长期2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 1 年1-9 物资管理3 物资盘点、调拨、转让、报损记录 长期1 住宿人员情况及分布情况 长期1-10 宿舍管理2 宿舍检查记录 1 年1 法律纠纷记录 长期2 律师函件 长期1-11 法律事务3 讼诉材料、公证材料 长期1 新闻发布记录 长期1-12 新闻媒体2 专题新闻报道 长期1 书刊目录 长期2 订阅
4、及购买记录 3 年1-13 书刊档案3 书刊借阅记录 3 年1 档案目录清单 长期2 档案借阅记录 3 年3 档案接收及移交记录 长期1-14档案管理4 档案销毁记录 长期1 内刊原件 长期2 内刊稿件记录 3 年3 内刊发放记录 3 年1-15内刊管理4 内刊投稿奖励记录 3 年1 办公水电使用记录 1 年1-16 水电管理2 宿舍水电使用记录 1 年1 办公电话申办记录 长期2 办公电话分布记录 1 年3 办公电话费额管理 3 年4 移动电话费额管理 3 年1-17 通讯管理5 通讯录，包括各公司通讯录 1 年1 参观接待材料 1 年2 来访领导题词签名册 长期1-18 参观接待3 来访者
5、赠送礼品登记 长期1-19 外协单位管理 1 外协单位名录 长期1-20 企业文化 1 企业文化活动记录 长期1 照片档案 长期2 光盘档案 长期3 硬盘档案 长期4 录音带档案 长期1-21 声像档案5 录像带档案 长期1 行政管理1-22 实物档案 1 证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等 长期8.3 人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 人力资源配备计划 5 年2-1 人力资源规划2 工作分析和职位说明书 5 年1 招聘申请 3 年2 招聘计划 3 年3 招聘启示 3 年2-2招聘管理4 人才库 3
6、 年1 培训需求调查 3 年2 员工培训计划 3 年3 内部培训记录 3 年4 外送培训记录 3 年5 培训讲议集 长期6 培训考核试题集 长期7 培训评估记录 3 年2-3 教育培训8 内部讲师选拔、评审和管理记录 3 年1 员工排班记录 3 年2 员工出勤记录 3 年3 员工加班记录 3 年4 员工换班记录 3 年5 员工休假记录 3 年2-4 考勤管理6 员工考勤月报表 长期1 绩效考核方案 3 年2 绩效考核原始记录 长期3 绩效考核结果及应用记录 长期4 员工奖惩记录 长期2-5 绩效考核5 优秀员工评比资料 长期1 工资表 长期2 工资调整记录 长期3 工资发放记录 长期4 个人所
7、得税报表 长期5 工资卡办理及领用记录 3 年2-6 薪资管理6 行业薪资调查情况 3 年1 员工保险开户记录 长期2 员工养老保险办理记录 长期3 员工医疗保险办理记录 长期4 员工失业保险办理记录 长期5 员工工伤保险办理记录 长期6 员工生育保险办理记录 长期7 员工住房公积金办理记录 长期8 员工商业保险办理记录 长期9 员工福利费发放记录 长期22人力资源管理2-7 福利管理10 员工福利用品发放记录 长期一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类目名称 类号 类目名称11 员工体检记录 长期1 员工花名册 长期2 员工月报表 长期3 员工个人档案 长期4 员工导动记
8、录 长期5 劳动合同签订记录 长期人力资源管理2-8 员工管理6 员工满意度测评记录 5 年8.4 财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 原始凭证 长期2 记账凭证 长期3-1 会计凭证3 汇总凭证 长期1 总帐 长期2 明细账 长期3 银行日记账 长期4 现金日记账 长期5 固定资产账 长期6 物业服务费 长期3-2 会计账薄7 其它辅助账薄 长期1 月、季度会计报表 长期2 年度会计报表 永久3-3 会计报表3 其它会计报表 长期1 年度收支预算 长期2 月度资金计划 长期3 预算执行情况 长期3-
9、4预算管理4 年度收支决算 长期1 会计移交清册 长期2 会计档案销毁清册 长期3 会计档案保管清册 长期4 银行余额调节表 长期3 财务管理3-5 其它会计档案5 银行对帐单 长期8.5 品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 体系建设计划 5 年2 体系诊断记录 5 年4-1 体系建设管理3 体系建设记录 5 年1 体系文件正本 长期2 体系文件审批记录 长期3 体系文件更改记录 长期4 品质管理4-2 体系文件管理4 体系文件发放范围 5 年一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类
10、目名称 类号 类目名称5 体系文件发放回收记录 5 年6 体系文件作废记录 5 年7 体系文件销毁记录 5 年1 体系运行检查计划 3 年2 体系运行检查记录 3 年4-3 体系运行控制3 体系运行报告 3 年4-4 发展规划 1 发展规划 长期1 工作计划 长期4-5 计划总结2 工作总结 长期4-6 创优资料 1 创优申办资料 长期4-7 资质管理 1 资质申办资料 长期1 CI 手册 长期2 CI 产品制作申请 3 年4-8 CI 管理3 CI 产品使用管理 3 年1 宣传资料制作 长期2 宣传资料使用管理 长期4-9 推广宣传3 推广渠道管理 3 年1 国家法律 长期2 国家及部委法规
11、 长期3 地方法规 长期4 国家及地方标准 长期4-10 法律法规5 适用法律法规清单 长期1 服务质量检查计划 3 年2 服务质量检查记录 3 年4-11 服务质量控制3 服备质量分析记录 3 年1 顾客满意度测评计划 3 年2 顾客满意度调查记录 3 年4-12 顾客满意度测评3 顾客满意度调查报告 长期1 管理评审计划 3 年2 管理评审资料 3 年4-13 管理评审3 管理评审报告 长期1 年度内审计划 3 年2 内审实施计划 3 年3 内审员名录 3 年4 内部审核记录 3 年5 不符合项报告 3 年4-14 内部审核6 内部审核报告 长期4-15 不合格控制 1 不合格处置记录 3
12、 年2 外审迎检资料 3 年2 外部审核记录 3 年3 外部审核报告 长期4-16外部审核4 外部审核整改记录 3 年4 品质管理4-17 数据分析 1 数据分析记录 3 年一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类目名称 类号 类目名称1 纠正措施 3 年4-18 纠正预防措施2 预防措施 3 年8.6 物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 项目调研资料 长期2 项目可行性分析资料 长期3 投标方案和文件 长期5-1物业招投标4 投标过程中的相关文书资料 长期5-2 规划设计介入
13、1 项目规划设计建议资料 长期1 项目施工进度 长期2 项目施工过程中的建议资料 长期5-3 项目施工介入3 项目施工跟进计划及跟进记录资料 长期1 营销活动配合记录 长期5-4 营销配合介入2 营销过程中有关物业法律文书 长期1 竣工验收中存在的问题 长期5 物业前期介入5-5 竣工验收介入 2 竣工验收中问题处理意见记录 长期8.7 物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 建设征用土地文件 长期2 建设用地批准文件 长期3 固定资产投资许可证 长期4 建设工程规划许可证 长期5 规划报建文件 长期
14、6 建筑设计防火审核文件 长期7 物业各分项工程设计方案 长期8 建设工程规划验收合格证 长期9 建设工程竣工验收质量认定书 长期10 建筑工程竣工消防审核意见书 长期11 单位工程质量综合评定表 长期12 供水协议书 长期13 供用电合同 长期14 同意供电通知 长期15 申请门牌呈批表 长期16 通邮申报表 长期6-1 项目建设资料17 其它相关资料 长期1 拆迁资料 长期2 销售资料 长期6-2 物业产权资料3 其它相关资料 长期1 地质勘察报告 长期66物业承接验收物业承接验收 6-3建筑工程技术资料 2 工程合同 长期一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类目名称
15、类号 类目名称3 开竣工报告 长期4 建筑施工图 长期5 图纸会审记录 长期6 工程设计变更通知 长期7 隐蔽工程验收签证 长期8 沉降观察记录 长期9 竣工验收证明书 长期10 建筑材料质量保证书 长期11 新材料与构配件的鉴定合格证书 长期12 砂浆与混凝土试块试压报告 长期13 建筑竣工图 长期14 其它项目竣工图 长期15 各分项工程施工单位资料 长期16 其它相关资料 长期1 供电系统 长期2 给排水系统 长期3 电梯系统 长期4 消防系统 长期5 弱电系统 长期6-4 设备设施资料6 其它相关资料 长期1 物业接收验收方案 长期2 房屋接管验收记录 长期3 设备设施接管验收记录 长
16、期4 管理用钥匙移交记录 长期5 顾客钥匙移交记录 长期6 各类房屋及公建配套的产权清册 长期7 项目接管验收会签记录 长期8 接管验收相关往来文件 长期9 物业接管验收中发现的问题记录 长期6-5 接管验收档案10 物业接管验收中遗留问题处理意见记录 长期8.8 业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 入伙方案 长期2 与开发商对接工作记录 长期3 入伙物资与资料的准备情况 长期4 入伙现场布置及商家布展情况 长期7-1 入伙准备5 入伙统一说辞和入伙培训记录 长期1 入住通知书 长期2 交房手续流
17、转单 长期3 购房合同复印件 长期77业主入伙管理业主入伙管理 7-2 业户档案4 房屋验收交接记录 长期一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类目名称 类号 类目名称5 业主入伙交费记录 长期6 前期物业管理服务协议、临时管理规约、消防安全承诺书签订情况 长期7 钥匙借用和领取记录 长期8 钥匙托管记录及托管协议 长期9 验房问题记录和整改记录 长期10 业主资料，主要指业主身份证复印件、联系方式、家庭成员情况等 长期11 其它物品领用记录 长期8.9 顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围
18、保存期限1 房态信息记录 长期2 空置（空关）房清册 3 年3 空置（空关）房巡查记录 3 年8-1房态管理4 出租房清册 3 年1 业主基本信息 长期2 重点业主情况 长期8-2 业主管理3 出租房暂住人员情况 3 年1 业主代表大会形成的文件 长期2 业主委员会章程、公约、合同 长期3 业主委员会的决定 长期4 历届业主委员会名单 长期5 物业维修基金使用管理情况 长期6 业主的意见、建议及处理情况 长期8-3 业主自治管理7 其它 长期1 业主访谈记录 3 年2 业主意见和建议 3 年3 业主纠纷处理记 3 年4 业主回访记录 3 年8-4 业主沟通记录5 小区各种公告、通知、温馨提示等
19、 3 年1 装修申请及审批记录 长期2 装修管理协议签订记录 长期3 装修许可证签发记录 长期4 装修施工人员登记记录 长期5 施工人员出入证办理记录 长期6 装修现场监控记录 长期7 装修费用收缴情况 长期8 装修违章及处理记录 长期8-5 装修管理9 装修验收记录 长期1 物业服务费用申请、请示、批复 长期2 物业服务费用收缴情况 长期88顾客关系管理顾客关系管理8-6 物业服务费用3 物业服务费用催缴记录 长期一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类目名称 类号 类目名称IC 卡月度整理 长期8-7 IC 卡管理 IC 卡发放（异常）情况记录 长期1 居家服务策划记录
20、长期2 居家服务项目及价目表 长期3 业主报修记录 3 年4 业主报修派工记录 3 年5 业主报修处理结果记录 3 年8-8 居家服务6 业主邮件报刊订阅及分发记录 1 年1 社区文化活动计划 3 年2 社区文化活动方案 3 年3 社区文化活动记录 3 年8-9社区文化建设4 社区活动总结汇报 3 年1 顾客投诉记录 3 年2 顾客投诉处理记录 3 年8-10 顾客投诉3 顾客投诉分析报告 3 年8.10 工程管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 设备设施台帐 长期2 设备设施使用说明 长期3 监视和测量装
21、置台帐 长期9-1设备资料管理4 监视和测量装置周期校准记录 长期1 供配电系统运行记录，含操作票记录 2 年2 柴油发电机运行记录 2 年3 电梯运行及年检记录 2 年4 给排水系统运行记录 2 年5 空调、通风设备运行记录 2 年6 制冷站运行记录 2 年7 热力交换站运行记录 2 年8 消防设施运行及年检记录 2 年9 智能系统设备运行记录 2 年9-2 设备运行管理10 设备故障处理记录 2 年1 设施维修申请单、委托书 长期2 设施维修计划、批准文件 长期3 供配电系统维修保养记录 长期4 柴油发电机维修保养记录 长期5 电梯维修保养及年检记录 长期6 给排水系统维修保养记录 长期7
22、 水箱清洗记录 长期8 化粪池清掏、隔油池清洗记录 长期9 空调、通风设备维修保养记录 长期99工程管理工程管理9-3 设备维护管理10 制冷设备维修保养记录 长期一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保存期限类号 类目名称 类号 类目名称11 消防设施维修保养及年检记录 长期12 停车设备维护维修保养记录 长期13 防雷系统维修保养记录 长期14 智能系统设备维修保养记录 长期15 电讯系统设备维修保养记录 长期16 室内照明系统维修保养记录 长期17 室外照明维修保养记录 长期18 设施维修质量验收记录 长期19 设施维修委托施工文件 长期20 设备设施抢修（大修）记录 长期21 设施
23、更新、更改记录 长期1 房屋维修、维护申请单、委托书 长期2 房屋维修、维护计划、批准文件 长期3 房屋本体及其附属设施维修、维护记录 长期4 外墙清洗记录 长期5 房屋维修、维护质量验收文件 长期9-4 房屋维护管理6 房屋维修、维护预算、结算文件 长期8.11 公共秩序管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目 二级类目类号 类目名称 类号 类目名称 文件材料归档基本范围保存期限1 来访人员情况登记 1 年2 物资进出情况登记 1 年10-1 出入口管理3 物资搬运放行凭证 1 年1 中控室值班记录 3 年2 中控室交接班记录 3 年3 消防主机运行记录 3 年10-2控制中心管理4 各种报警及处理记录 3 年1 安全巡逻路线 1 年2 安全巡逻记录 1 年3 安全巡逻签到 1 年10-3安全巡逻管理4 安全巡逻中发现问题及处理记录 1 年1 停车位服务协议 长期2 车辆出入记录 1 年3 车辆异常情况记录 1 年4 车辆进出凭证遗失记录 1 年5 车场票据记录 1 年6 车场收费用记录 1 年7 未收费车辆记录 1 年10-4 停车管理8 重要车辆情况记录 长期1 ERT 成员及紧急沟通电话 3 年2 ERT 成员培训记录 3 年1010公共秩序管理公共秩序管理10-5 应急响应3 应急设备清单 3 年
