1、地质资料档案著录细则DA/T23-2000 前 言地质资料档案著录工作及其著录标准化，是实现地质资料档案工作现代化管理的一项重要基础工作。为建立统一的地质资料档案信息管理网络，开展地质资料档案信息报道与交流，充分发挥地质资料档案在我国地质科学技术工作中及社会主义建设事业中的重要作用，特制订本标准。本标准依据 GB/T 3792.1-1983文献著录总则的原则，按照 DA/T 18-1999档案著录规则的基本格式、内容、方法及规则，结合地质资料档案的特点及著录工作的实际需要而制订。本标准以地质档案原本、地质成果资料及地质实物资料为著录信息源，是地质资料档案进行著录的规则。本标准的附录 A、附录
2、B 是提示的附录。本标准从 2001 年 1 月 1 日起实施。本标准由国土资源部矿产资源储量司提出。本标准由国家档案局归口。本标准起草单位：云南省地矿厅矿产资源储量管理处、云南省地质资料档案馆、全国地质资料馆。本标准主要起草人：刘雁南、钟薇、解云峰、强新、黄冰。本标准首次发布时间：2000 年 12 月 6 日。本标准为第一次制订。1 范围本标准规定了地质资料档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录方法和规则。本标准适用于各级各类档案(资料) 馆（室）对所保存的各类地质资料档案的著录。本标准不包括地质资料档案目录组织的方法。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在标准
3、中引用而构成为本标准的条文。在标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 3792.1-1983 文献著录总则DA/T 18-1999 档案著录规则GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB/T 7156-1987 文献保密等级代码GB/T 2260-1996 中华人民共和国行政区划代码GB/T 4880-1991 语种名称代码GB/T 12462-1990 世界海洋名称代码GB/T 5659-1981 世界各国和地区名称代码3 定义本标准采用下列定义。3.1 地质资料档案著录：在编制地质资料档案目录时，对地质资料
4、档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3.2 地质资料档案著录项目：揭示地质资料档案内容和形式特征的记录事项，是构成地质资料档案条目的最基本的数据单元。包括题名与责任说明项、稿本文种与语种项、密级与保管项、时间项、特殊细节项、载体形态项、子目项、附注与提要项、排检与编号项。3.3 地质资料档案条目：地质资料档案著录的结果，是反映地质资料档案内容和形式特征的著录项目的组合。3.4 地质资料档案著录格式：地质资料档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。3.5 地质资料档案目录：按照一定的原则、次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质资料档案条目组合，是地质资料档案管理、检索和报道的工
5、具。3.6 地质资料档案载体：指用以记录和储存地质科技、信息的各种介质。4 著录项目地质资料档案著录项目共分 9 个大项，每项又分若干著录单元（小项） ，共 35 个著录单元（小项） 。4.1 题名与责任说明项4.1.1 正题名4.1.2 并列题名*4.1.3 副题名及说明题名的文字*4.1.4 文件材料编号*4.1.5 责任者4.1.5.1 形成(提交)单位4.1.5.2 编著者4.1.5.3 评审机构4.1.6 附件*4.2 稿本文种与语种项4.2.1 稿本4.2.2 文种*4.2.3 语种*4.3 密级与保管项4.3.1 密级4.3.2 保管期限*4.3.3 保护期4.3.4 原本保存单
6、位及地点4.3.5 实物保存单位及地点4.4 时间项4.4.1 形成(提交)时间4.4.2 起止日期*4.4.3 评审时间*4.4.4 汇交时间*4.5 特殊细节项4.5.1 投资主体4.5.2 地理坐标4.6 载体形态项4.6.1 载体类型*4.6.2 数量及单位*4.6.3 规格*4.7 子目项4.7.1 子目*4.8 附注与提要项4.8.1 附注*4.8.2 内容提要4.9 排检与编号项4.9.1 分类号4.9.2 档案馆代号(名称)*4.9.3 档号4.9.4 行政区划代码(名称 )4.9.5 电子文档号4.9.6 主题词或关键词4.10 4.1-4.9 中有“*”号者为选择著录项目或
7、单元（小项） 。5 著录用标识符为识别各著录项目、单元(小项 )及其内容，添加如下规定的标识符。5.1 地质资料档案著录用标识符规定如下：. 置于下列各著录项目之前：稿本文种与语种项、密级与保管项、时间项、特殊细节项、附注项。 置于并列题名、合计数量及单位之前。： 置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名的文字、文件材料编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。 置于第一个责任者之前及经、纬度之间。 置于评审机构、评审时间之前。 置于保护期之前。； 置于多个文件材料编号之间、除评审机构外的不同责任方式的责任者之间、除保护期外的多个保管单元之间、除评审时间外的多个时间单元之间及多个特殊细节项之间。
8、， 置于相同方式的责任者之间、不同语种之间。 置于语种之前、外文缩写。、 置于多个电子文档号之间。+ 置于每一个附件之前、相同类别文件材料或实物资料的数量及单位之前。 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。（） 置于下列著录内容的两端：责任者的职责、职务、职称或其他职别,外国责任者的国别及姓名原文或单位通用外文名称缩写,中国责任者的时代,非公元纪年转换后的公元纪年,与报告书合订成册的审议书或附图或附表或附件或其他附加材料的数量。？ 用于不能确定的著录内容，一般与“ ”号配合使用。 用于下列著录内容之间：日期起止、座标起止、编号各层次之间。 用于节略内容
9、。 用于每一个残缺文字和未考证出的时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“”号，著录为“”。5.2 地质资料档案著录用标识符使用说明5.2.1 除“.” 符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。5.2.2 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠以“.”。如遇回行不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。5.2.3 如某个项目缺少第一单元（小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.”。5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一
10、并省略。6 著录条目格式指条目内各著录项目、单元的组织、排列顺序及其表达方式。根据地质资料档案内容和形式特征，管理和利用工作的需要，地质资料档案著录条目格式一般应采用段落符号式条目格式，亦可依据实际工作需要采用表格式条目格式。6.1 段落符号式条目格式分类号 档案馆代号(名称)档 号 电子文档号 行政区划代码(名称)正题名 = 并列题名：副题名及说明题名文字 ：文件材料编号形成(提交) 单位 ；编著者评审机构 + 附件 . 稿本 ：文种语种 . 密级 ：保管期限保护期；原本保存单位及地点 ; 实物保存单位及地点 . 形成(提交)时间 ；起止日期评审时间 ；汇交时间 .投资主体；地理坐标 . 附
11、注载体类型：数量及单位= 合计数量及单位：规格子目内容提要主题词或关键词地质资料档案段落符号式条目格式将著录项目划分为六个段落。第一段落中将分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号(名称) 、行政区划代码 (名称)分别置于右上角第一、二行, 电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本文种与语种项、密级与保管项、时间项、特殊细节项、附注项，回行时齐头著录。第三段落另起一行齐头著录载体形态项。第四段落另起一行齐头著录子目项。第五段落另起一行空两格著录提要项,回行时与一、二、三、四段落齐头。第六段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。6.2 表格式条目格式根据地质资料档案管理和利用工作实际需要采用表格式条目时，其著录项目应与 6.1 相同,其排列顺序可参照 6.1。6.3 无论地质资料档案著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按 6.1或 6.2 的格式依次著录。6.4 地质资料档案著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm7.5cm，著录时卡片四周均留 1cm 空隙。一卡著录不完,可接背面著录或续卡著录，如图示。例：“23”表示共 3 卡，此卡为第 2 卡。卡片规格图式卡片规格：12.5cm7.5cm，卡片四周均留 1cm
