1、XX 公司关于规范公司档案管理的工作方案为规范我公司档案管理，避免档案遗失，提升档案管理的水平，结合我公司实际，对规范公司档案管理工作提出以下方案：一、规范档案管理的重要意义企业档案是科学决策的依据。企业在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，离不开真实完整的档案信息。企业档案是企业效益的体现。企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环节。企业档案是企业的重要资源。在企业众多的资源中，企业档案信息资源是一项重要的资源，其权威性高于和有别于其他资源，它是企业信息中最主要、最基本的信息。二、规范档案管理的实施计划结合我公司实际情况，档案规范工作从制度建设
2、、档案收集、设备配置以及档案整理和档案信息化建设入手。（一）完善公司档案管理制度（该项工作计划在 2017 年 4月 24 日至 5 月 5 日完成）1、随着公司业务的展开，公司档案资料越来越多，而且档案工作专业性强，需要指定专门人员负责档案管理工作；其次要明确各方责任：包括公司、领导、职能部室、档案室、档案管理人员。2、依据企业档案工作规范 ，编制公司档案分类表。3、根据档案分类表确定公司档案归档范围和保管期限，并且根据公司发展每 3-5 年进行一次调整。（二）档案收集（与完善制度同步进行，计划在 2017 年 4月 24 日至 5 月 5 日完成）着重收集业务档案，各分管领导及职能部门的业
3、务档案是公司档案的重要组成部分，也是本次档案收集的核心。拟以正式文件通知相关人员、部门归集档案，明确相关人员责任，并限定期限。（三）设备设施配置（计划在 2017 年 4 月 24 日至 5 月 12日完成）1、建议暂时设置档案库房一间。2、按照档案室“八防 ”要求配置设备。3、建议选用密集柜作为档案柜。4、购买其他相应设施（见附表）。（四）档案整理实施（计划在 2017 年 4 月 24 日至 6 月 10日完成）从时间、专业、资源角度考虑，建议聘请专业人员指导、协助工作，公司配置多人集中工作。（五）档案信息化建设（计划在 2017 年 4 月 24 日至 6 月10 日完成）档案信息化是指
4、档案管理模式以档案实体为重心向档案信息为重心转变的过程。这是一个长期发展的过程，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、调整扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案、系统组织成具有有序结构的档案信息库。三、目前需尽快开展的工作（一）修订公司档案管理办法，进一步完善公司的档案管理制度。（二）根据公司职能、业务，编制公司档案归档范围和保管期限表。（三）购置库房设备、设施。四、需要公司提供的支持（一）领导重视档案管理工作需要公司领导高度重视。（二）人员支持此项工作具体由综合部
5、负责。由于综合部人员有限，建议从其他部门抽调人员配合开展此项工作，一方面利于工作开展，同时积累档案管理工作的经验。（三）设备设施配置1、从公司规划发展和档案管理规定考虑，建议暂时只设置一间档案库房，不设置阅览室。2、档案库房面积要求满足公司档案管理需要，并有一定预留空间（20-30）年，建议使用综合部办公室内置房间；3、档案柜（架）数量要求能满足今后 20-30 年左右发展的需要，能放 A4 规格档案，从公司长期发展和档案存放量角度考虑，建议选用密集柜。4、档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜（架）；5、档案库房要达到“八防”：防炎、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。6、档案盒使用无酸纸封底面、档案盒；7、根据实际需要配备必要的管护设备，见附件“综合档案室管护设备一览表”。五、费用预算：综合档案室设备配置预算万元，具体见附表。附件：1.综合档案室需配图管护设备一览表；2.综合档案室已有管护设备一览表。XX 公司2017 年 4 月 18 日
