1、杭州紫月亮实业有限公司LEO.CHENG有合作意向下单、履行合同二次谈判报价协商主要条款事宜申报业务经理、总经理业务人员确定协议条款签订业务合同NOYES合同管理存档合同签订管理流程杭州紫月亮实业有限公司LEO.CHENG合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。一、 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同） 。二、 合同档案管理原则1、 合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有
2、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。三、 合同文档的管理办法1、 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。2、 合同编号规则：承办部门名称首字母合同签署年、月份（六位）顺序号（三位） 。示例：XSB201102001（销售部 2011 年 2 月份第 1 号合同）3、 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对
3、应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。4、 各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。5、 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。6、 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。7、 保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，杭州紫月亮实业有限公司LEO.CHENG并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。8、 财务部要加强对合同档案的统计
4、工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。9、 各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10、 合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。11、 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12、 合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。13、 已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。四、 合同文档的移交（附件）1、 各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正
5、本原件移交财务部存档。2、 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3、 合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。五、档案管理1、公司档案分为书面档案、电子档案及影像档案。2、书面档案管理分为人事档案管理、供应商资料管理、公司重要文件会议记录管理等3、电子档案及影像档案包括：电子类档案，公司重大活动档案，并书写短讯或者报道六、合同档案登记1、文件归档表部门：序号 文件名称 档案编号 受控文件编号 归档日期 交件人 收件人杭州紫月亮实业有限公司LEO.CHENG内容 签名 签名2
6、、归档案卷目录表卷宗号： 目录号： 部门：案卷顺序号 立卷类目号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注3、档案目录表部门： 编号 文号 名 称 内 容 归档日期 备注123456789101112杭州紫月亮实业有限公司LEO.CHENG4、企业档案存放表全宗名称：全 宗 号：案卷目录号 案卷目录名称楼层房间档架栏目录中案卷起止号 存放位置格制表人： 制表日期： 年 月 日5、档案索引表编号 档案号 档案名称 归档日期 储存位置 档案内容 处理6、(机密)文件保管备查簿份数归档日期原文件编号内容摘要经办部门 档号预定保存期限 副本 影本备注杭州紫月亮实业有限公司LEO.CHENG7、档案明细表保险库号 柜位号 拟存至日期公司 部门 文件名称内容 类别 入库日期 出库日期 收件人签收日期8、合同档案移交清单移交日期 移交人 合同编号 合同资料 附件资料 页数 接收人 备注
