1、 荣誉善勇智勤1太平洋建设集团有限公司项目档案管理办法(2016 试行)第一章 总则 .2第二章 管理职责 .2第三章 文书档案管理 .3第四章 工程档案管理 .7第五章 声像档案管理 .17第六章 电子文件管理 .18附 件 .18荣誉善勇智勤2第 1 章 总则1.1 为规范项目的档案管理工作，避免档案缺失和遗漏，保证档案完整、准确、及时，特制订本制度。1.2 项目档案是指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。1.3 各项目部须设专门档案室，并配备专职人员进行管理。1.4 档案实行统一规划、统一设计、分级管理的原则，以实现对档案的有
2、效管理。1.5 因各地区档案归档标准要求不同，具体归档标准以当地城建馆、业主、监理单位、质监站要求为准。1.6 本制度适用于集团所有项目。第 2 章 管理职责2.1 总部工程中心是太平洋档案管理工作的组织管理部门，具体职责如下：2.1.1 统筹规划集团档案管理工作，负责制定、修订和推行集团档案管理的相关制度、办法、标准等。2.1.2 指导、监督和检查各项目部的档案管理工作。2.1.3 负责组织档案业务培训及其他相关工作。2.2 各平台工程中心总经理负责本制度的执行和落实，定期监督检查各项目的档案管理工作。荣誉善勇智勤32.3 项目部是档案工作的责任主体，负责集中统一管理本项目的档案，具体职责如
3、下：2.3.1 执行集团档案管理相关制度、办法、标准等，进行档案的收集、整理和归档工作。2.3.2 负责本单位档案管理其他工作。2.4 档案管理者认真履行档案管理职责，做好档案的完整性、及时性、连续性、保密性。2.4.1 档案管理者应注意档案文件的流出、流入的台账记录工作，定期核实档案文件使用状态，保证档案文件的完整、连续。2.4.2 档案管理者应注意档案室的环境安全，做到防火、防水、防潮、防盗等安全工作，做好定期检查。2.4.3 档案管理者应做好保密工作，未经上级允许，不得外界，更不得对外泄露机密文件。2.4.4 因工作调动或其他原因离岗时，档案管理员做好档案交接工作，以档案清单或台账等书面
4、形式在档案室内进行核实交接。第 3 章 文书档案管理3.1 文书档案主要指各项目部在项目的日常管理活动中形成的各类收文、发文、通知、信函、会议记录、计划和总结等资料。3.2 归档范围3.2.1 上级来文 荣誉善勇智勤4、业务主管单位、各级政府要求贯彻执行的各类文件；、领导检查工作的重要指示、讲话记录及会议纪要；、总部下发的各类文件3.2.2 下级来文、工作计划、总结、统计报表；、简报、情况反映、典型材料；、请示、报告；3.2.3 本项目发文、会议文件：包括会议通知、报告、会议纪要、会议记录；、红头文件：印发的、转发的各类文件；、 “白头”文件：工作计划、总结、调查报告、统计报表、大事记、重要的
5、信件、电子邮件等。3.3 归档标准3.3.1 外部：档案盒应粘贴脊背及封面，案卷题名一定要标识清楚，能够简明、准确地揭示卷内文件的内容；3.3.2 内部：档案盒内应附有卷内目录，文件按类型进行收集、整理、归档。3.3.3 归档好的档案要按顺序排列整齐、美观。总部归档示例整体效果图：荣誉善勇智勤5卷内目录：卷内目录档号：TPY-2016-100-2序号文件编号责任者 文件题名 日期 页号 备注1 太建字201611 号太平洋建设集团有限公司关于加强汛期安全防范工作的紧急通知2016.7.5 172 太建字201612 号太平洋建设集团有限公司关于要求下属集团规避用工风险的通知2016.9.30
6、12荣誉善勇智勤63 太建字201613 号太平洋建设集团有限公司关于落实未注册到本集团的一级建造师尽快注册到位的通知2016.10.243荣誉善勇智勤7档案脊背：档号TPY-2016-100-2案卷题名2016年度集团总部发文（11-13号）荣誉善勇智勤8档案封面：档号：太平洋建设集团有限公司2016 年度集团总部发文（ 11-13 号）立卷单位起止日期荣誉善勇智勤9第 4 章 工程档案管理4.1 工程档案指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。4.2 归档时间：随办随归。4.3 归档标准：原则上与文书档案基本相同。 （归档详细要求
7、见附件 1）4.4 归档范围：见下表荣誉善勇智勤10工程档案分类及归档范围保存单位类别 归档文件建设单位设计单位施工单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件（ A）类A1 立项文件 1 项目建议书批复文件及项目建议书 2 可行性研究报告批复文件及可行性研究报告 3 专家论证意见、项目评估文件 4 有关立项的会议纪要、领导批示 A2 建设用地、拆迁文件 1 选址申请及选址规划意见通知书 2 建设用地批准书 3 拆迁安置意见、协议、方案等 4 建设用地规划许可证及其附件 5 土地使用证明文件及其附件 6 建设用地钉桩通知单 A3 勘察、设计文件 1 工程地质勘察报告 2 水文地质勘察报告 3 初步设计文件（说明书） 4 设计方案审查意见 5人防、环保、消防等有关主管部门（对设计方案）审查意见 6 设计计算书 7 施工设计文件审查意见 8 节能设计备案文件 A4 招投标文件
