1、- 1 -XXXX有限公司公文格式指引（试行）1 范围本指引规范了标准公文格式和简化公文格式，明确了公文格式选用的原则，同时也规范了公文的排版要求。2 公文格式2.1 标准公文格式（详见附录 A、B）2.1.1 标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体 1.5 倍行距为准。2.1.2 公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的 1/4 到 1/3。2.1.2.1 涉及保密要求的公文，应在公文首页右上角用四号黑
2、体标注秘密等级和保密期限。密级按公文重要程度和保密要求，由高到低划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2.1.2.2 有紧急程度要求的公文，应在公文首页右上角用四号黑体标注“特急”或“急件”。如需同时标注秘密等级和紧急程度的，秘密等级标注在右上角第 1 行，紧急程度标注在右上角第 2 行。2.1.2.3 发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。发文单位标识一般用小初号华文中宋体或宋体加粗居中排列。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。2.1.2.4 发文字号主要分为公司发文字号、中心发文字号两类。发文字号包括公司（中心）代字、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横- 2
3、-线之上，并居中排列。联合行文的，一般只需标注主办单位发文字号。2.1.2.4.1 公司发文字号由公司代字+发文年份+发文顺序号组成，如“天同海智20161 号”。2.1.2.4.2 在公文种类、数量比较多的情况下，可在发文字号中加上“文种”并按以下规定执行：a）命令（令）、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令”、“纪”，如“天同海智令20161 号”、“天同海智纪20161 号”。b）报告、请示、函在对外行文中，发文字号统一沿用“天同海智”，如“天同海智20161 号”；公司内部行文中采用中心发文字号，如“天同海智行政20161 号”。c）决定、决议、通知、通报在发文字号中的文种统一采用“通
4、”，如“天同海智通20161 号”。2.1.2.4.3 中心发文字号由公司代字+中心代字（+文种）+发文年份+发文顺序号组成，如“天同海智行政20161 号”。2.1.2.5 发文字号与公文标题之间用红色实线（正红色，粗细为 3 磅）相隔。2.1.3 公文主体是指对红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组成。2.1.3.1 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构一般包括发文单位、事由和文种三部分。2.1.3.1.1 公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号；2.1.3.1.2
5、公文标题应位于红色横线下方空 1 行处用小二号宋体加粗书写，并居中排列。2.1.3.2 主送单位是指公文的主要受理对象。- 3 -2.1.3.2.1 主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。若使用规范化简称或统称的，应将主送单位名称列在版记中的主题词之下（若需呈报的则在呈报之下）、抄送之上，标识方法同抄送。2.1.3.2.2 主送单位应在标题下空 1 行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号。2.1.3.3 公文正文在主送单位名称下行处，每自然段左空格，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。2.1.3.4 公文附件目录应附在正文下空 1 行处（发文单位前），左侧空 2格标识“附件”，后标
6、全角冒号和名称，并注明附件顺序和名称。2.1.3.4.1 附件名称后不加标点符号。2.1.3.4.2 若有多个附件，则用阿拉伯数字依次标识。2.1.3.4.3 附件应与主件一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，若有多个附件需标识序号。2.1.3.5 发文单位应在正文（或附件）下至少空 1 行靠右侧书写。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距等措施加以解决，务必使发文单位、印章与正文同处一页；不得采用标识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。2.1.3.6 公司内部重要行文中，一般需在发文字号同一行右空 1 格签注签发人；命令（令）等下行文一般需在发
7、文单位正下方、成文日期正上方用手写体签注签发人。2.1.3.7 发文单位必须与印章名称完全相符。2.1.3.8 成文日期应以负责人签发的日期为准。2.1.3.8.1 成文日期应在发文单位（或手写体签发人）正下方用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。2.1.3.8.2 联合行文以最后签发人的签发日期为准。2.1.3.9 公文应当加盖印章。- 4 -2.1.3.9.1 单一发文须加盖印章的，印章应当用红色、端正、居中加盖，采用中套方式，即印章中心线压在发文单位、成文日期的正中。2.1.3.9.2 联合行文须加盖印章的，应将各发文单位名称均匀排列在正文和成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日
8、期之间），主办单位印章在前，会办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。2.1.4 公文版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送单位（呈报、抄送）、印发栏（撰稿、核稿）等部分组成。2.1.4.1 公文应当在成文日期（或附注）下空行顶格用四号黑体标注主题词，后标全角冒号。2.1.4.1.1 主题词一般由 3 个词目组成，先标类别词，中间为关键词，最后标类属词：a）类别词依据各中心职能确定，主要有项目、产品、营销、运营、行政、人事、财务等；b）关键词可从公文标题中选取最关键的 1 个词目。c）类属词依据文种确定，主要有命令（令）、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。2.
9、1.4.1.2 主题词的词目用四号仿宋体标注，各词目之间空格。词目后不加标点符号。2.1.4.2 抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。2.1.4.2.1 抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。2.1.4.2.2 抄送给上级单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级、下属单位，可写“抄送”某某。2.1.4.2.3 抄送单位应在主题词下 1 行，左空 1 格标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。2.1.4.3 印发栏（撰稿、核稿）在抄送单位下行，左、右页边各空 1 格- 5 -标识。2.1.4.4 主题词与抄送单位及印发栏之
10、间用平行细实线（粗细为 0.75 磅）相隔。2.2 简化公文格式（附录 C）简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分，省略标准公文格式中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。2.3 公文格式选用原则2.3.1 对外正式行文中一般采用标准公文格式，并可省略版记。2.3.2 公司内部行文中，公文格式按照以下规定执行：a） 命令（令）、决议、决定、通知、通报、意见、会议纪要采用标准公文格式。b）报告、请示、批复、函采用简化公文格式。3 排版、印刷格式3.1 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm297mm）。特殊文种用纸可根据
11、实际需要确定。3.2 公文的各页在排版时，一般应留出相应的页边距：天头宽 2.5cm、地脚宽 2cm、订口宽 2.8cm、翻口宽 2cm，装订线为 0cm，页眉为 1.5cm、页脚为 1.7cm。3.3 页公文应在每页地脚正中央用阿拉伯数字逐页编出页码，页码左右各放一条一字线，如“-1-”。3.4 公文应在左侧装订，保证不掉页。4 记录4.1 标准公文格式- 6 -4.2 简化公文格式- 7 -附录 A （规范性附录）标准公文格式一机密（四号黑体，右空 2 格）特急（四号黑体，右空 2 格）（空 1 行，以下空行均以四号仿宋体、行间距为 1.5 倍为准）XXXX有 限 公 司 文 件（发 文
12、单 位 标识 一般 为红 色小初宋体或 华 文中宋加粗，字 间 距 缩 放 70%、加 宽 5 磅，居中；空 1行）天同海智 X2016X 号（四号仿宋，居中）签发人：（右空 1 格）（红色横线，粗细为 3 磅）（空 1 行）标题（小二号宋体加粗，居中）（空 1 行）XXXX：（主送单位， 顶格）（公文中除特别指明外均采用黑色四号仿宋体）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（每段开 头 空 2 格）（空 1 行）附件：1.（段首空 2 格）2.（至少空 1 行）XXXX 有限公司（右空两格）二一六年 月 日（空 1 行）主题词（四号黑体，顶格
13、）：（四号仿宋体，词目之间空 1 格）*公司- 8 -呈报：（自此以下均为四号仿宋体，段首空 1 格）抄送：撰稿： 核稿： （右侧空 1 格）附录 B （规范性附录）标准公文格式二（签发人在发文单位正下方）机密特急XXXX有 限 公 司 文 件天同海智 X2016X 号标题（命令/令）XXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXX 有限公司董事长/总经理：XXX（手写体）二一六年 月 日主题词：*公司- 9 -呈报：抄送：撰稿： 核稿： 附录 C （规范性附录） 简化公文格式标 题（公司内部请示、报告等） 天同海智运营2016X 号XXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1.2.XXXX 有限公司*公司- 10 -二一六年 月 日呈报：抄送：
