1、浅谈秘书口才【内容摘要】口才是人们进行交际的一种表达能力。在竞争激烈的社会里,口才已成为交际的重要手段。作为组织单位里上情下达、下情上传,联络内外的秘书更需要口才。秘书口头表达能力的提高有赖于其知识水平和思想内涵的提高。现在，随着市场经济的发展，社会竞争的激烈，人们联系的增多，它已成为有效交际的重要手段。口才欠佳，不仅得不到交际的最佳效果，而且工作难以顺利进行。秘书由于其工作职能和在单位中所处的枢纽地位，纵向横向接触广泛，更需要口才。口才已成为秘书谋生存、求发展，获得成功的不可或缺的业务能力。【关键词】秘书 口才 新要求 培养一、前言相信很多人都知道发生在战国时期的“触龙说赵太后”的故事。在此
2、，故事我就不详细说了，大概是这样的：触龙说动了赵太后以后，长安君到齐国去做人质。齐国的救兵迅速出动，解了赵国的围。这样的例子还有善讽齐王纳谏的邹忌，巧谏齐景公的晏子等。不可否认，这一个个高妙的进行语言沟通的范例，他们的谈话艺术可为今天秘书学习的范例。这也意味着一个优秀的秘书工作者，必须具有很好的语言表达能力，对这一点，我想良好的口才在秘书工作实践中的运用实在是太重要了。秘书是领导的助手和参谋，在一个单位里秘书处于承上启下、沟通四方的枢纽地位。秘书光会“耍笔杆子”已经远远不够了，还必须善于说话。善于说话有利于协调关系，有利于信息的快捷传递，有利于树立单位的良好形象。成功的协调离不开出色的口才。那
3、么什么才是一个秘书工作者应该具备的口才呢？秘书口才的特点又是什么呢？二、现代社会工作对秘书口才新要求2.1 简洁明确，讲究效率现代社会是高节奏的效率社会，这就要求我们的秘书在说话的时候，必须简洁明确，注意效果。时间就是金钱，效率就是生命” 。在说话的的时候必须要贯彻这样的效率原则。这也要求我们秘书要顺应时代潮流讲“短话” ，使自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要用最少量的语词传递尽可能多的信息，使得说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。秘书说话要为听者着想，不能浪费对方时间。秘书接到上级办公室电话通知向领导汇报时，要以最快的速度把这一信息概括地输送给领导，而后再依时间、地点、主持人和会议内容
4、的顺序述说。例如说：“XX 长，市办有会议通知。 23 日下午 15 点在市政府市长办公室召开人事会议，由张市长主持。 ”这样的传达给人一种精明的感觉。汇报工作时，如果用一句话可以说清的问题，用了两句乃至三句，不仅会耽误领导的时间，汇报的主旨还可能被废话淹没，贻误工作。为了提高说话的效率，应当精心选词，使之以一当十， “言”半功倍。秘书还应注意在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不带“这个” 、 “那个”等口头禅，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，办公室主任对秘书说：“这个会你就不必参加了如果这份稿子没写完的话。 ”秘书先听到的是不让参加会议，在未听清原因时，有可能产生误解。现代社会
5、生活的快节奏，还要求秘书长话短说，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。2.2 原则性与灵活性相结合秘书的辅助地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境千变万化，经常出现始料未及的情况，这时就需要临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。突发事件的发生需要我们秘书去处理，这个时候秘书原则性与灵活性相结合的语言就显得特别的重要了，说得好能够促进融洽的气氛，化解多方面矛盾。我们都知道，在现工作中，我们秘书接触的众多对象中，难免有修养差、偏激执拗的人，或有意刁难、出言不逊；或自以为是、以势压人；或观点不同、故意添乱。对于这些突然出现的情况，秘书应处
6、变不惊、镇定自若、应变适当。这种机变，不是见风使舵、八面玲珑的投机取巧，而是原则性与灵活性相结合的随机应变。当别人打听秘密时，应采用婉转拒绝的技巧，既不伤和气，又获得理解。2.3 把握分寸，讲究表达艺术在有些情况下，多说一句添乱，少说一句欠缺。说深了，难以拔出，说浅了，不能奏效。分寸的把握较为复杂，涉及到思想认识及语言运用等多方面因素。秘书特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话时应把握分寸，避免简单、片面、主观和武断。看问题不武断，是掌握分寸的前提。为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用委婉的语气，能够避免被动。比如在涉
7、及到领导工作的进程的询问的时候，应该避免把话说绝对了。秘书对这种情况应留有余地，可以这样说：“此事正在研究，很快将正式答复你们。 ”说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。话说出来要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可“火上浇油” ，应抑制感情， “冷却降温” 。比如秘书帮助领导接待一些难缠的客人的时候，需要秘书出面协调的时候，秘书的说话有的时候甚至起到决定性的作用。在这样的情况下，秘书 在耐心、仔细地听取客人陈述意见后，秘书采取缓和挡驾的方法，说话时把握了分寸，没有就对方意见作实质性
8、表态，为领导考虑对策赢得了时间，也为今后处理纠纷创造了良好条件。2.4 秘书要“慎言”不该说的不说。言多必失。秘书长期在核心部门工作，对一个地区、一个单位的情况应该说掌握得比较全面，有时甚至比领导掌握得还要多。但如果秘书因为自己了解情况多就不分场合地信口开河，那必然要惹出大麻烦来。特别是当有领导在场时，秘书更要把握分寸、摆正位置，不该说的坚决不说。有一位秘书陪新来的县长到企业调研，县长在调研前已经通过有关渠道对这家企业的生产经营情况进行了全面了解，也准备讲一点自己的看法。到达企业后，这位秘书自以为对企业情况非常了解，就抢先发言，而且居高临下、滔滔不绝，对企业的生产经营评头论足，提出了这样那样的
9、要求。半天下来，县长几乎一言未发，非常尴尬。不久这位秘书就被调离了工作岗位。三、秘书口才培养秘书如何与领导、同事以及上上下下的人打交道不只是语言艺术的问题，实质上是如何做好秘书工作的问题。如果秘书想成为领导身边精明强干的参谋和助手就必须重视自己的嘴上功夫。口才是思想品德、知识状况、生活阅历和语言技巧等方面的结合体现，是长期实践的结果。秘书要从多方面去努力，才能提高口头表达能力。3.1 丰富知识的仓库 有口才的人，其功夫看上去是在嘴上，其实在脑上。俗话说:“有庸自然香” 。说话是内在智慧的外在表现，智慧是以知识、学识、见识为基础的。在央视实话实说中侃侃而谈的崔永元，曾深有感慨地说:要在说话方面有
10、所成功，其物质基础就在于读很多很多的书。可见，好口才并非一朝一夕之功，而是一个长期的知识积累与应用的渐进过程。孤陋寡闻、学识浅薄者，说话枯燥呆板，甚至不知所云，谬误百出;学识渊博、见多识广者，说话得心应口，游刃有余。善说者，能揣摩他人心思，善于领会他人意图，然后对症下药，一语中的，效果立竿见影。有文章说:我国原机电部副部长沉鸿，始终注意保持共产党人本色。按规定，他可以领取保姆费，但从 50 年代开始，他就一直“拒领” ，直到 80 年代后期，他的新任秘书劝说:“你的工资还是三十年前的不到三百来块钱，又没有奖金，若再不领保姆费，甭说日子会越过越紧，恐怕再买本象样的书也难了。 ”一提不能再买书，这
11、伴嗜书如命的老人心动了。这位秘书不可谓不懂得心理学。心理学知识给了他巧妙的言辞，达到了说话的目的。秘书“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，左管打架闹事，右管洗碗扫地。 ”秘书工作千头万绪，千变万化，没有深厚的知识功底，没有巧妙的口头表达能力，恐怕难以协调各种关系，难以应付各种场面。合格的秘书，离不开一副好口才，好口才离不开健全合理的知识结构。秘书要掌握自然科学知识、社会科学知识、软科学知识，秘书要掌握秘书专业知识以及其所在的组织单位的专业知识，只有这样才能胜任秘书工作。想要使自己一名口才优秀的秘书，当然要掌握一定的知识。在当今社会中，可以自由地掌握各方面的讯息，任何人都必须不断吸收各种新资讯。那么我
12、们的秘书应该怎么做呢？ 3.1.1 每天至少要仔细阅读一份值得信赖的报纸，使自己能够精通最近所发生的一切事。健谈的人会随时准备当天的“新鲜话题” ，在适当时候提供适当的资讯。 3.1.2 每个月阅读几份高品位的杂志。从中掌握有关文学、音乐、戏剧、美术、科学等方面的知识。 3.1.3 电台的广播会告诉我们一些报纸上没有刊登的即时消息。如果能够随时准备一些报纸上还没有发表的话题，就会让大家认为你是个“消息通” 。 3.1.4 电视和电影往往可以提供最佳的话题。 3.2 从实际中学习 任何知识只有付诸实际行动，才算是真正掌握。在平时的实际工作中，我们要坚持一边工作，一边学习。只有这样，才能够更好的掌
13、握能够让我们提高口才的丰富经验。 这点是最实际的。3.2.1 在工作环境。秘书部门是各级领导机关的办事机构。作为领导的助手，其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件。秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会，努力工作，实实在在地学好领导说话的本领。3.2.2 在领导下环境。在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中，最重要的是领导者的作用。首先，领导应高度重视秘书口才素质和对秘书人员口才的要求。一是既要重视对秘书人员的使用，又要重视对他们的说话培养；二是要注意启动秘书人员的内在动力，激发他们口才自我提高的意识。其次，要关心支持秘书人员自我说话素质的提高，多帮助，多鼓励，为
14、他们创造条件。 3.3 培养良好的思想品德修养秘书口才的形成除了要有渊博的知识外，还在于其自身良好的思想品德修养。语言是思想的外露， “言为心声” ，一个粗俗或优美的灵魂，在粗俗或优美的措辞中会自然而然地流露出来。一个人虽然不一定能完全表达出自己的思想，或有意无意地掩盖自己的思想，但总会在不知不觉中鉴别及透露自己，在别人眼里，他往往以每一句话描绘自己的轮廓与画像。当然，我们所说的秘书要善于说服对方，使之接受自己的意见，指的是在情况明，是非清的情况下采取灵活巧妙的方法进行交谈，秘书对本单位和相关单位的情况，以及有关方针政策和法规法令必须了如指掌，一旦需要，就能顺手拈来，立即就某问题提出有针对性的
15、意见。如果事先无准备，情况不明，政策法令不清，而是凭着自己的主观臆测进行“游说” ，这样，便成了诡辩，必给领导帮倒忙，给工作带来不良后果。有人说，秘书“干部不大，责任不小” 、 “地位不高，任务重大。 ”的确，秘书职权小，职责大，责权不成正比，因此，他很容易说话办事不当，或偏“左” ，或靠“右” ，或越权、 “越位” ，或失职。所以秘书良好的思想品德修养首先表现在摆正位置上。秘书位置摆正了，就能谨言慎行，谦和诚挚，严守机密;反之，则自作主张，信口开河。 曹操的主簿杨修便是这方面的反面典型。建安二十四年二月，曹操率军攻打刘备，到达阳平关，刘备凭险坚守。曹操颁布了只有两个字的口令:“鸡肋” 。下属
16、不解其意，唯主簿杨修自行整装，并对人说:“鸡肋，食之无味，弃之不得，王要还师了。 ”五月，曹军果真引军回长安。杨修的话被证实了，但他最后被曹操以动摇军心之罪杀了头。身为领导的秘书，知道的事情比别人早，也比别人多。但在领导未公布之前，秘书无权把它公开。杨修几次凭着聪明揣摩到了曹操的心思，但他太好表现自己，处处把它泄露出去。他的言行把他恃才放旷的思想表露无疑。四、结束语秘书的口才看起来是小事，却影响大局。作为秘书，要想担当起服务领导的重任就必须从小事做起严格要求自己，规范口才艺术，加强表述修养，提高口才素质，不断提高综合服务水平。任何时候，秘书工作者都要记住：说话也是一门实在的艺术。所谓“良言一句
17、三冬暖，恶语伤人六月寒” ，就是这样的道理。总之，现代秘书要胜任工作，就必须重视说话，注意语言技巧，善于说话。会办事、会写文章、会说话的秘书，才是称职的秘书。参考文献：【1】中国口才网 http:/ 2004 年；【3】穆子砺浅谈如何做好秘书工作中国仲裁网；【4】黄越.关于党政机关秘书如何发挥参谋作用的再思考J.秘书之友,2003,(5):8-9. ；【5】黄强领导科学高等教育出版社 2001 年陆瑜芳秘书学概论复旦大学出版社2005 年；【6】张清明秘书参谋职能概论武汉大学出版社 2001 年；【7】徐普平试析秘书的参谋素养铜陵职业学院学报 2002 年第 3 期；【8】 关于现代企业秘书素质思考史国文 中华秘书网秘书张海藩 M .清华大学出版社， 1997、2；【9】 新世纪企业秘书素质 刘勇 中华秘书网论文指南海南出版社 昊天 2002、1；【10】 秘书实务 高职高专适用教材 2002、7；【11】 当代秘书. 王 珊 高等教育出版社， 1999、1
