1、 工厂备件管理信息系统 产品白皮书 一、 系统概述 备件管理是保证设备维修效果的前提基础，及时供应备件，可以缩短维修时间、减少停机损失，供应质量优良的备件，可以保证维修质量和维修周期，提高设备性能的可靠性。 工厂 备件管理系统， 是一套对设备 备件的基本信息、采购、库存、领用、处理等进行全面管理的信息系统， 结合 了 优秀的库存优化算法模型， 对备件进行优化的管理，能够对库存数量进行限量管理，不足时及时发出警报，提醒相关人员及时订购，储存过多时，提醒主管人员谨慎审批 ，实现企业备件的合理化库 存，降低企业资金占用，满足实际生产需求 。 二、 系统 亮点 基于供应链管理模式的采购策略 ， 整个
2、备件采购 过程中，我们针对不同的备件类型采取不同的采购 策略 ，包含 针对 备件价值的采购策略、采购周期长短策略、备件适应性策略、备件属性策略等，通过对这些策略类型的引入，更加科学合理的帮助企业将需求转换为采购订单 。 基于 ABC 分类的库存优化管理， 备件管理的过程实际就是备件损坏规律、订货规律逐渐透明化，库存结构逐渐经济合理化的过程。为了解决设备备件库存较大，占用大量维修费用的问题，对设备进行ABC 分类，再对部件（总成）作 ABC 分类， 最后对零件作 ABC 分类。传统的分类注重设备的精密、大型、稀有、贵重和关键，我们新的分类思路，更加重视设备在生产流程中的作用，注重设备停机对生产的
3、影响，造成的后果。 基于 工作流的业务流程处理， 我们在备件管理系统中内嵌了工作流平台，能够根据各个企业的实际业务需求来自定义业务处理和审批流程，满足企业灵活多变的业务 管理 流程需求。 三、 建设目标 可以有效管理备件采购、库存管理，为生产、管理的需要提供快捷的服务手段。为各级人员提供备件领用、申请、库存查询等信息交流管理平台，完善备件管理的方面的统计分析及相关库存、采购策略分 析、自动运算及维护，减少相关工作人员的劳动强度，提高了备件管理的工作效率 ，提升企业备件管理水平 。 优化库存提高服务 可以有效管理备件采购、库存管理，为生产、管理的需要提供快捷的服务手段。 实现实际成本管理 备件从
4、入库到消耗过程采用实际成本入库、领用消耗管理，实现备件到天的实际成本核算，以及各部门领用备件的成本分析。 建立交流信息平台 为各级人员提供备件领用、申请、库存查询等信息交流管理平台。 智能分析提高效率 完善备件管理的方面的统计分析及相关库存、采购策略分析、自动运算及维护，提高备件管理的工作 效率，真正使系统成为备件管理的有效工具。 集成度高扩展性强 实现与 企业 ERP、 MES、财务等相关管理系统的无缝集成，实现系统的可扩展性、适应性和良好的可维护性等。 为实现企业资产管理夯实基础 统一规划设计，构建资产管理蓝图，建立完整、准确的备件基础数据，为建立企业资产管理系统提供必要的数据支撑和条件。
5、 四、 整体思路 以供应链管理思想为基础，结合烟草企业对备件管理的实际业务要求，我们构建了备件管理业务 架构 ，实现备件的科学规范管理 。 整个备件管理业务涵盖了备件计划、备件采购、备件库存以及财务管理等全面业务环节， 借助工作流引擎灵活适应企业业务流程自定义；通过与网上交易平台集成，完成企业的网上询价、合同签订等业务，满足行业备件采购管理要求；通过引入科学的采购策略、库存优化管理策略，帮助企业全面降低库存资金占用 的同时 ，最大限度的保障设备维修 ，提高设备运行效率 ，提升企业整体 生产 效益。 五、 系统功能 任务管理 通过流程配置功能配置任务流程，系统自动将发生的工作流以任务描述的形式展
6、现在系统首页上，不同用户登录系统后能快捷进行与自己相关的事务处理，处理完毕后的事务将自动消失。 计划管理 计划分为需求计划和采购计划两个部分。 需求计 划是整个备件采购的源头，为了后续环节减少错误应该在源头进行把关，需求计划一定要结合备件的库存和实际消耗需求来编制，需求计划的严格控制对于库存优化起到很大作用。需求计划除了可以通过需求部门手工编制以外，也可以按照系统制定的需求计划生成策略自动产生。 将各部门提交的需求计划明细和根据采购策略自动产生的需求计划进行汇总提交设备 采购部门 ，统一进行采购计划的编制，根据所需备件的属性可分别制定普通备件和寄售备件的采购计划。 询价合同管理 依据提交的备件
7、采购计划按照行业及企业备件采购管理规定进行 比质比价 ，通过与网上交易平台集成，实现网上询价，在系统中产生询价单并提交相关部门进行价格审核，根据审核的结果最终确定供应商和采购价格，并以此签订合同。 库存管理 备件库存管理包括了备件分类管理、入库管理、出库管理、仓库日常管理以及借入借出管理。 根据供应商的供货清单和 备件 合同， 对实物进行入库检验， 对有质量隐患的备件可采取直接退回或 暂存处理 ，对满足要求的备件可办理入库手续 。 根据供应商的供货情况建立供应商考核体系，为提升 供应商 供货 服务提供 信息 支持。 备件出库管理严格按照备件出库流程进行，并详细记录的备件的消耗时间、消耗机 台以
8、及领用人等关键信息，为制定合理的库存优化策略提供支撑。 通过仓库日常管理 包括备件日报处理，备件的 抽查、盘存 、报废处理 ， 以及多仓库间的 调拨 处理，根据财务制度要求自动按照指定 的 帐期 进行月结 。 财务管理 根据 入库单、发票 单据 ，财务人员把 相关 数据 记录到 系统 中，系统自动 核对发票面值与系统内部数据的正确性，根据合同条款和合同执行情况，确定付款项目和金额，填写付款申请单， 由领导对付款申请单进行审核（对不按时到货及其合同执行差，可以推迟付款或削减付款金额）；审核通过后，将付款通知单传给财务人员，交财务人员完成付款 ，依据 付款数据， 系统自动产生 各类财务报表。 决策
9、支持 根据 采购、仓储、消耗、成本等关键指标 ，采取图形化的方法进行监控；同时 对各类 关键业务指标 进行同比、环比分析 ， 以便于决策者 进行观察和分析 ，辅以决策支持 ； 并可以按不同类型的指标进行多维查询、数据钻取及分析。 资金占用分析 通过分析库存数据来统计目前库存资金占用情况，可按照供应商、机种、各分库等信息分类统计。 库存结构 通过分析库存情况、库容结构、到货情况等数据来统计库存占用及备件分布情况。可按照仓库、机种等信息进行分类统计。 机台、部门消耗成本分析 自定义时间段、部 门、机台等相关条件，并形成相应消耗成本的图表以及分析报表。 供应商退货率 根据时间段来对各供应商的退货情况
10、统计退货率，并按照备件、供应商等进行排名，形成相应的图表及分析报表。 合同处理周、月统计 根据合同的执行情况来进行周、月的统计，包含完成率、到货率等信息。 采购量统计 根据备件、机种等信息进行自定义时间段的采购量统计分析，形成分析报表和分析图。 采购计划和采购执行差异 将采购计划、合同、入库等数据进行综合分析，提供采购计划与实际采购的执行偏差情况，形成分析报表及图表。 备件收付存报表 根据收发货情况，系 统自动生成备件的收付存月、季、年报表，包含汇总表与明细表，形成台帐。 采购成本 /采购量 /价格趋势分析 针对不同备件进行某一时间段的采购成本、采购量以及合同价进行趋势分析，并列出最高点、最低点以、平均值等信息。 供应商供货能力对比分析 将供应商的可供库存以及历史供货情况对供应的的供货能力进行综合分析，并按照供货量、供货质量、供货年限等信息进行分类，形成各自相应分析图表与报表（包含排名）。 不同供应商的采购额、采购价格、采购量分析 将供应商历史发生的供货数据进行采购额、采购价格以及采购量的统计系统，形成对比的 图表和报表。 六、 应用效果 帮助卷烟厂全面管理备件生命周期，计划、采购、存储、使用以及报废。 帮助卷烟厂备件仓库科学地优化备件库存，降低备件存储成本。 帮助卷烟厂降低购买备件成本，各个供应商网上报价竞标。 帮助卷烟厂建立供应商考核体系。
