1、2016年 XXXX医院学术年会策划草案【会议目的】为响应国办发201513 号文，关于进一步加强乡村医生队伍建设的实施意见，提高我市基层烧伤科、骨科、耳鼻喉科、外科等科室诊疗水平，由中国医师协会、中华医学会 XX分会主办，xxx 医院承办的 2016年 XXXX及综合外科学术年会于 2016年 12月 XX日在 xxXXXX酒店举行。本次年会将邀请XXXXXX、XXXXXX 等国内及省内著名教授专家与会授课，预计将有近四百位基层医生齐聚一堂参会学习。期间，各位专家将与基层各位医生就当前我国烧伤科、骨科、显微外科、耳鼻喉科、微创外科等学科的诊疗新技术、新方法展开研讨，并现场分析部分疑难病例，共
2、享各学科研究的最新成果，促进我市烧伤及其他相关学科的发展进步。对前来参会的基层医生，也将授予继续医学教育-A 类学分。此外，也通过本次大型年会进一步提升我院的品牌影响力，借本次会议的宣传增强社会各界对我院各相关科室技术实力的信认度，同时增强合作转诊客户的合作信心与转诊热情。【会议准备】1、会议地点：要求：三星及以上酒店，酒店形象高端大气，交通便利，停车方便，会议室可容纳人数不低于 400人，并且有贵宾休息室、宴会厅、住宿客房等价格合理的配套服务设施。2、会议时间：要求：提前 2个月确定会议地点，确定会议地点后，确定会议时间。（初步定于 12月底）3、会议日程：初步设定会议全程为 2天（1 个下
3、午、1 个全天、1 个上午），第一天下午15:0020:00是会议报道、安排住宿；第二天全天为学术会时间，晚上进行欢迎晚宴；第三天上午为学术会总结及闭幕式。4、材料准备：1、材料的内容：重要文件、发言课件、参阅文件*、领导讲话稿、致辞稿、主持人词、会议日程、医院资料、参会证、工作证等。2、材料准备：学术会前最少 1个月开始收集、制作；并于会议前 3天进行文件袋分装以便提供给参会人员，分装资料和物品包括：（重要文件、发言课件、参阅文件*、会议日程、医院资料、参会证、笔记本、笔）5、专家及参会领导安排：1、专家和参会领导：最少提前 40天确定参会专家2、迎接：专人负责迎接工作3、住宿*：提前安排好
4、住宿或临时休息场所4、报告或讲话顺序：5、活动安排（非报告期间）6、小型会交流安排*：VIP 小型交流会安排7、就餐安排8、支付讲课费、交通费6、参会代表安排：1、人员名单确定：提前 45天确认参会人员名单2、会议邀请：2 次邀请程序，第一次提前 1个月做口头或通知单的方式邀请；第二次在会议前 7-12天正式寄/送邀请函3、邀请函：设计、制作、打印、寄送4、报道：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等。5、纪念品的准备和发放6、来宾接待：专门队伍负责7、交通安排7、活动现场安排1、音箱灯光投影设备：会前 1-2天提前全面测试，并做好临时停电紧急预案。2、会议
5、纪律要求3、现场秩序维持及应急人员4、现场调配：全场导演及专人负责各环节、各岗位的协调调配工作8、礼品发放与非报告环节安排1、礼品搬运与存放2、礼品发放专人负责3、报告间隙瓜果零食*和饮用水的准备与发放4、就餐的安排与引导9、媒体跟进1、合作媒体的确认与联系2、会议现场当天采访稿和采访人的确定和准备3、媒体相关费用支付10、安全问题1、食品卫生责任落实（宾馆方面）2、热水供应（宾馆方面）3、住宿安保（宾馆方面）4、参会人员超员或不足的房间供应保障（宾馆方面）5、宾馆配合悬挂条幅、LED 屏播放等宣传工作6、专家及重要领导的特殊要求（小型交流、休息条件等）【会务组成员及分工】会务组成员主要包括：
6、董事长及院领导班子所有成员、企划部、院办、市场部、财务科、各科主任、总务后勤科各部门或人员主要分工：1、董事长及业务院长：确定会议邀请领导（重要）、确定会议邀请专家（重要）、陪同参会领导（重要）、确定年会主要准备工作（次要）2、各业务副院长及其他院领导班子成员：协助董事长及业务院长邀请专家（重要）、陪同参会专家（重要）、确定年会主要准备工作（按分工确定不同工作）3、企划部：主任：协助院领导确定会议地点、与会议所在酒店进行各项工作接洽对接、负责跟进会议前后各项工作进程、与会议相关各部门科室之间沟通协调、媒体对接与接待陪同。设计：准备、搜集医院各项素材、设计与会相关所有宣传品和影音图片材料、协助领
7、导对会场布置和等音响设备投影的测试工作。4、院办：准备与会相关的通知、向各科室征集科室文字和图片资料供设计进行宣传资料设计、安排人员做好会场布置和现场协调工作。5、市场部：筛选和提供参会客户名单、邀请参会客户、现场维持秩序和对客户进行必要的服务。6、财务科：采购会议所需物品（文件袋、笔记本、笔、礼品、会议所用瓜子糖零食*、宴会用酒等）7、各科主任：准备学术会讲话资料、准备科室相关宣传文字和图片素材给院办及企划部、部分科室做好卫星会*或小型交流会*的交流题材的准备。8、总务后勤科：做好现场音响、灯光、投影灯水电的监督工作，配合企划部与会议承办酒店做好现场应急工作。9、其他同事：对此次学术会充分了
8、解，并随时做好被抽调至会务组工作的准备。【预算】场地费：10002000 元/天，用 1.5天，合计约 15003000元。参会人员住宿费：按每间每晚 120元计，每间住宿 2人，参会人员 400人，需200间（备 20间），用 2晚，合计约 120元/间200 间2 晚=48000 元专家讲课费（含交通费）：3000 元/人，按 2人计。合计约 6000元。礼品、笔记本、笔、文件袋等资料费：按 20元/人计，合计约 8000元。宣传物料费：新医院介绍短片（3-5 分钟）约 500010000元，医院宣传册按 3元/本计合计 5000本共约 15000元，其他物料（展架、条幅等）500 元。合计约2050025500元。参会人员餐费：按每人 80元（含酒水）计，含本院人员 420人算，合计约33600元。媒体费用：按 3家（xx 日报、xx 晚报、xx 电视台）每家 500元，合计约 1500元。总合计：119100125600 元备注：1、以上费用均按以大概估算范围计，约有上下 20%左右误差，具体预算可在部分情况（会务地点、专家、参会客户总数）落实后得到确切数字。2、文中带*号的为非必有项。
