1、胡芳芳 13237200210蕲春档案 QQ群 769399092011年 4月*各种门类档案整理 机关档案分为通用和专业两大门类七个类目。通用档案是指各个机关普遍存在、可以使用通用名称的档案。通用档案分为六个类目，即文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案和实物档案。代号分别为 W、 K、 KJ、 S、 D、 SW。专业档案是指各机关在其专业职能活动中形成，具有特定名称、格式、内容和构成规律，在同级机关不具备共性特点的档案 。*专业档案一级类目的代号为 Z；二级类目的代号由立档单位根据特点专业档案名称汉语拼音的首个字母确定，如检察院诉讼档案可用 Zs表示。一级类目用汉语拼音的大写字母
2、表示，二级类目用汉语拼音的小写字母表示。会计档案中凭证是 KJp，账簿是KJz，财务报告是 KJb,其他类是 KJq；实物中奖品是SWj，印章是 SWy，字画是 SWz，赠品是 SWp，其他是SWq，电子档案中磁盘是 Dc，光盘是 Dg,移动硬盘是Dy，磁带是 Dcd。一、文书档案的整理 归档 文件整理规则 （ DAT22-2000)*拟归档剔除重份装 袋分 类编号盖归档章编目 装 盒归 档文件整理的步 骤排列归档文件材料的收集 重点 收集反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的文件材料。具体收集范围按国家档案局第 8号令公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 执行。同时收集
3、与档案有关的资料。本单位制发的文件材料应保存发文中的修改、审批过程性信息，无纸化办公的单位应对只有电子签章的电子文件，打印出纸质文件盖章与电子文件一并归档 。*实行纸质文件与电子文件双套制归档。纸质文件收两套，一套归档，一套用作文件汇编。电子文件应具有真实性、完整性和有效性，用一次写光盘、移动硬盘等两种以上安全存储介质进行备份管理 。归档文件材料的整理 文书文件材料以件为单位整理。通过分类、排列、编号、编目、装订、装盒、排架等步骤完成整理工作。一般机关应按 “ 年度 机构或问题 保管期限 ” 分类，归档文件少的基层单位可按 “ 年度 保管期限 ” 分类。保管期限分为永久和定期两种，其中定期分为
4、 30年、 10年两种。在最低一级类目内一般按 “ 事由 时间 ” 排列归档文件。在最低一级类目下从 “ 1” 开始编制件号。归档章盖在文件首页右上角或上方。保管期限分别用 Y、永或永久， 30或 30年， 10或 10年表示 *（一）装袋（ 1）按 “件 ”装袋*正本与定稿为一件*正文与附件为一件*原件与复制件为一件*转发文与被转发文为一件*报表、名册、图册等一册为一件*简报：一期为一件*来文与复文 可 为一件*一次会议记录为一件*请示与批复可为一件如何理解？ 1、批复与请示为同一年度的，将二者作为一件处理，批复在前，请示在后； 2、请示在头年，批复在次年六月份之前形成的，二者作为一件处理，批复在前，请示在后，放在批复年； 3、批复在次年六月份后形成的，二者各为一件； 4、会议记录最好采用活页纸。如果是用本子记录的，一本作为一件。本子里会议记录是跨年度的，放在该本会议记录最后所记载的一年里； 5、重要文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，正本为一件，历次修改稿（包括定稿为一件）。*不装袋： 单张 粘接式*（ 2） 用梯形袋装梯形袋
