1、老弟，加油！你一定行！ 1 三级秘书 速记基础复习提纲 第一节 速记概述 1、概念：是的运用简单符号和略写方法快速记录语言和思维的一种高效应用技术。是文字记录的辅助工具。 2、功效：快，速度是速记的灵魂。 3、方式：手写速记 (汉字速记、拼音速记 )，计算机速记。 4、在秘书工作中的作用：记录有声语言 (口授意见、来访意见、电话内容、会议记录 ) 记录元声语言 (摘抄资料、起草公文、记事备忘 ) 5、会议记录的 4 种方式：完全、 精详、精要、补充记录法。 第二节 手写速记知识 一、汉字速记基本原理： 1、汉字速记是汉字草书的快 写。 2、汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。
2、 3、汉字速记是灵活运用借代的快写。 二、拼音速记基本原理：根据 原理制定。速符分为声符和韵符。 三、汉字速记法的创制规则： 1、草字写法与快速连写 (笔画简、方变圆、并偏旁、快相连 ) 2、双音节词略写法 3、三音节词略写法 4、词组略写法 5、合体字替代法 6、语句略写法 四、拼音速记基本符号：声符 (写法五要领：基线，笔顺，比例，斜度，曲势 )，韵符，声符及竟符相拼写的音符 五、创制拼音速记略符的原则： 1 对象必须是常用词，词组，句子 。 2、必须保留词老弟，加油！你一定行！ 2 语的主要部分，能便于联想。 3、在符形上不能与一般速符相混淆。 4、创制的略符必须便于书写与认读。 第三节
3、 计算机速记知识 1、定义：是使用计算机及相关设备，实现语音信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。 2、特点：速度快，强度低，效率高 来源于考试大 3、使用工具：专用键盘速录机速记 (1994 年我国研发成功亚伟中文速录机，专用键盘速录机是我国计算机速记的主流 )、计算机自动语音识别速记、手写速记的计算机联机识别。 4、专用 键盘速录机的原理： “双手多键并击 ” 5、计算机速记的应用领域：办公文秘应用，专业速录服务，个人应用。 三级秘书 文书基础复习提纲 第一节 应用文书的概念与制发程序 一、应用文书的含义与分类 应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及
4、个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。 应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书 行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。 2000 年 8 月 24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的 13 种通老弟，加油！你一定行！ 3 用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。 事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信 (贺电 )、感谢信、启事
5、、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。 商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。 商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。 二、通用分文的制发程序 制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 草拟公文的要求 三、事务文书、商务文书的制发程序 所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。 第二节 应用文书的格式 一、通用公文的格式 概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。 目前学习、运用公文格式的唯一标准： 1999 年 1
6、2 月 27 日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式（国家标准 GB/T97041999） (一 )通用公文用纸和印装规格 (二 )通用公文中各要素标识规则 1、眉首：红色反线以上的各要素。包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧老弟，加油！你一定行！ 4 急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。 2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。 3、版记：主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。 （三）通用公文的特定格式 考试大编辑整理 三种格式：信函式，命令式
7、和会议纪要式 二、事务文书、商务文 书的格式 特点：灵活性，多样性。 表现形式：表格式、文章式、书信式、条款式等。 第三节 应用文书的要素 应用文书的四要素：材料（血肉）、主题（灵魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）。 一、材料： 材料运用的 4 个环节：占有、鉴别、选择和使用。 (一 ) 选择材料的 4 项原则 1、围绕主题选择材料 2、选择典型材料 3、选择真实准确的材料 4、选择生动新颖的材料 （二） 材料的使用注意事项 1、恰当安排材料的先后顺序 2、确定材料的详略程度 老弟，加油！你一定行！ 5 二、主题 （一）确定主题的依据 1、以 写作日的为立意依据 2、以材料本身的立意为立意依据
8、（二）对主题的要求 正确、深刻、新颖、集中（一文一事） 三、结构 （一）结构的内容 1、标题。标题的基本模式：公文式（发文机关事由文种）；一般文章式 2、开头。常用的开头方式：概述式；目的式；开门见山式；引述来文式 3、层次。常用的层次方式：总分式；并列式；递进式；因果式；时序式；三段式 4、段落。常用的段落方式：提行式；条款式；篇段合一式 5、过渡。常用的过渡方式：过渡词；过渡句；过渡段。 6、照应。常用的照应方式：首尾照应、 文题照应；行文前后照应 7、结尾。常用的结尾方式：强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾 （二）对结构的要求 严谨、自然、完整、统一 四、语言 运用语言的标准：准确、简
9、洁、平实 应用文书常见专用语言：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语 第四节 应用文书的表达方式 老弟，加油！你一定行！ 6 应用文书的主要表达方式：叙述、说明、议论 一、叙述 完整的叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果 叙述的人称：第一人称；第三人称 叙述的方式：顺叙；倒叙 二、议论 考试大提供 议论的三要素：论点、论据、论证 议论的类型：立论；反驳 论证的方法：例证法；分析法；引证法；对比法；因果法 三、说明 常用的说明方法：定义和表述；分类和比较；数字和图表 来源 :考试大 -秘书资格考试 三级秘书 沟通基础复习提纲 第一节、沟通的基本概念与内容
10、 一、什么是沟通 沟通：是一种信息交换的过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号、把信息、思想、和情感进行传递的过程。 （一）沟通的特点： 非权力支配 性；非职责限定性、认同疏导性 （二）沟通的类型 1、依据所沟通的对象不同划分：人与人；人与自我；人与机器；人与组织之间的沟通 老弟，加油！你一定行！ 7 2、根据沟通手段的不同划分：书面语言、口头语言、态势语言的沟通 3、根据沟通领域的不同划分：网络沟通；团队沟通 （ 1）网络沟通的主体：信息时代的管理者；员工；技术载体环境和企业文化环境。 （ 2）网络沟通的优势：降低沟通成本，提高沟通效率；实现了沟通的即时性和平等要求；提高了即时信息的安全
11、感 （ 3）网络沟通的制约性：超负荷状态；口头与网络沟通语言的差异使语言规范使用要求受 到挑战，横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。 （ 4）团队特征：目标明确；有强烈归属感和责任感；积极参与；全体参与，不同意见受欢迎 （ 5）影响团队沟通的主要因素：团队成员的角色分担；团队内成文或不成文的规范和惯例；团队领导者的人个风格；团队作出决策的模式 （ 6）跨文化沟通中的障碍：言语沟通障碍；非言语沟通障碍；信仰与行为障碍 二、有效沟通的要素及其过程 考试大收集整理 （一）有效沟通的要素 1、有效沟通的前提：尊重；理解 2、实现沟通的关键：倾听 提问 （二）有效沟通的原则 1、 7C 原则：可 信赖
12、性；一致性；内容有针对性；明确性；连贯性；渠道；准确判断接受能力 2、用心去听，不在乎对方的表达方式 3、积极去想，分析出弦外之音 （三）有效沟通的目标 1、说明事物 2、表达情感 3、建立联系 4、和谐工作环境 老弟，加油！你一定行！ 8 （四）有效沟通的过程 沟通前的准备 确认对方的需求 正确阐述自己观点 关注对方的反映 实施有效的提问 积极认真地倾听 及时确认、应对 适时进行总结 说 1、与客户沟通 2、与同事沟通 3、与上司沟通 第二节 沟通的方法与技巧 一、沟通的方法 （一）及时明确沟通对象（两方法：熟练制作和使用必要的沟通记录工具；适当询问） （二）了解沟通对象的行为习惯和工作风格
13、 （三）正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子媒介沟通） 二、必要的沟通技巧 三、避免沟通的障碍 沟通中的障碍：地位与职务障碍；语义障碍；感觉失真；文化背景的差异；环境混乱；信息渠道选择不当；信息发出后长时间里没有反馈 第三节 横向沟通和纵向沟通 一、横向沟通：又称为平行沟通，体现为部门之间和员工之间的沟通 横向沟通在组织中采取的形式有：部门会议、协调会议、员 工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训。 二、纵向沟通：包括自上而下、自下而上的两种沟通。 老弟，加油！你一定行！ 9 下行沟通：是纵向沟通的主体。指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通形式。 上行沟通：是纵向沟通的关键。指自下
14、而上由下属主动发送信息给上司的沟通形式。 三、危机沟通 考试大编辑整理 危机：是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。 危机沟通的策略： 1、依据危机影响确认沟通重点 确定沟通重点的根据：哪些人在危机中遭到损失？哪些人与危机有直接联系？哪些人对危机特别关 注？ 2、重点实施沟通的方法（对企业员工；对危机中的受害者；对新闻媒体分别采用不同的方式） 三级秘书 企业管理基础复习提纲 第一节 企业管理常识 1、公司登记注册的两种程序：公司进行的申请登记注册程序；公司登记机关对公司进行的核准登记注册程序 /有时也包括第三种，即设立审批程序或审批程序。 2、申请
15、设立登记程序：有限责任公司的设立和股份有限公司的设立。 3、注册成立个人独资企业、合伙企业程序：五步骤 4、现代企业制度概念：以完善的企业法人为基础，以公司制企业为主要形式的新型企业制度。 5、现 代企业制度的基本内容：现代企业法人制度；现代企业组织制度；现代企业管理制度 6、现代企业制度的基本特征：产权清晰；权责明确；政企分开，管理科学 7、企业融资的方式：内部融资和外部融资 (股权融资和债务融资 ) 老弟，加油！你一定行！ 10 8、企业年检常识：内资企业年检程序和外资企业年检程序 第二节 企业文化知识 1、企业文化的结构：物质层，制度层和精神层 (核心 ) 2、企业文化精神层 6方面：企
16、业最高目标，企业哲学，企业精神，企业风气，企业道德，企业宗旨。 3、企业文化制度层 3 方面：一般制度，特殊制度，企业风俗。 4、企 业文化的特征：独特性，普遍性，可塑性。 5、企业文化的功能：激励，导向，约束，凝聚，稳定，辐射 6、 CIS(企业形象识别系统 )3 层次：企业理念识别 (MI)，企业行为识别 (BI)，企业视觉识别 (VI)。 7、 CIS 策划的原则：全方位推进；以公众为中心；实事求是；求异创新；两个效益兼顾。 第三节 企业的人事管理知识 1、高性能团队所具备的条件：共同的愿景；队员间开放的交流；队员间的互相信任和尊重；高效的工作程序；团队里求同存异，队员做事共同的方法和工作流程。 2、人事档案保管制度的基本内容：归 档；核查；保卫保密；统计；转递制度。 3、人事档案利用的手续：查阅；外借；出具证明的手续。 考试大整理 4、人事档案利用的方式：查阅；外借；出具证明。 5、人员招聘流程：计划 -信息发布 -测试 -人事决策 -职工入职 -招聘报告 6、人员招聘方式：笔试 (论文式和测验式 )，面试 (模式化，非指导性，状况，压力 )
