1、数字化档案管理中的电子文件摘要：随着时代的进步，电子政务的普及与发展产生了大量的电子文件,这些电子文件的最终归宿将会是档案。电子文件与传统档案的不同，必须要为其建立一个数字化的档案馆来进行统一的管理，也就是电子文件中心。 关键词：电子政务 电子文件 电子文件中心 档案 Abstract：As age advances,E-governments popularization and the development have produced the massive electronic documents. These electronic documents will be the fina
2、l destination of the file. Electronic documents differ from files. It is must to establish a digital archives for the unification management. It is the electronic documents center. Key Words：E-government; electronic documents; electronic documents center 中图分类号 G270 文献标识码A文章编号 目前信息技术和档案管理理论的不断发展，人们对电
3、子文件管理的意识也逐步加强，并提出了文档一体化管理的概念。按照文件的生命周期理论，电子文件的最后归宿是档案馆1。电子文件与传统的档案资料有很大不同，它在计算机内部均是以数字编码的形式存在的，即便是图像或声音信息，在存储介质上也只是一些二进制编码而已，对其进行管理也要有特别的设备，电子文件中心就是专为管理电子文件档案而生的，是数字化时代的档案馆。 1 电子文件的特点 1.1 电子文件对设备的依赖性 电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可分的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对
4、电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。 1.2 电子文件信息与载体的可分离性 纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载休，其内容却不会发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体，就很难通过载体来判定电子文件的原始性。 1.3 电子文件载体的非直读性 存储在某种载
5、体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。 1.4 电子文件的易更改性 电子文件在起草过程中或作其它处理时的突出优点是增删改十分容易，且改后不留任何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理
6、2。 2 电子政务与电子文件的关系 电子政务是利用电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的信息管理系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公自动化和决策科学化，从而提高办公效率和管理水平。档案的主要来源就是政府部门，不断完善的电子政务带来的是大量的电子文件，可以说是催生电子文件中心的主要力量，这给档案工作带来了新的机遇与新的挑战。 政务电子文件的收集异常简单、快捷，一旦文件形成后被确认为有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式，处于档案部门的全面监控之下。因此，传统的“解决档案分散性与档案要求集中利用之间的矛盾”在电子政务环境下，几乎可以忽略
7、不计了3。政务电子文件具有信息存储的高密度性，采用了磁、光介质等新型载体材料，体积变小，储密容量却大大提高。随着存储技术的发展，电子文件的存储密度将会继续提高。超大容量硬盘、蓝光光盘的出现，改变了以往信息存储受制于存储空间容量的局面。但是电子政务系统的安全管理体制尚不健全，并存在可攻击点多、病毒干扰等问题。 3 电子文件中心的建立 如何有效管理好这电子文件档案，是数字化时代档案馆的重要工作。档案工作是政府行为的一个组成部分，构建基于电子政务的电子文件中心本身也就是电子政务的一部分，可以实现电子政务建设与档案管理的双赢。 3.1 电子文件的收集 电子文件的收集与积累工作必须从电子文件的形成阶段开
8、始，贯穿于办公自动化或计算机辅助设计等电子信息处理工作的全过程。电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除以及责任人、存入数据库的时间等。计算机系统运行和信息处理过程中所涉及的种类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，更改处要填写更改单，履行更改审批手段，并存有备份件防止出现差错。 3.2 电子文件的整理归档 电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集、积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备工作。首先是分类、标引与排序，使得电子文件存储处于一种有序状态；其次是建立
9、数据库，将电子文件分门别类地存入相应的数据库中，并且切记任何环境条件下都要拷贝一份备份保存。 电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或记录到可移动的磁、光介质上并移交到电子文件中心，以便长期保存的工作过程。电子文件的归档必须按照相关档案制度进行。 4 电子文件中心对电子政务的影响 4.1 电子文件中心是电子政务的后盾 在电子政务这个大环境下，如何收集整理政府及其职能部门在电子政务平台上形成的电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集络和运行机制。确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布” ，将有保存价值的电子文件完整、安
10、全、永久地保存下来，并提供利用，显得尤为重要。而电子文件中心就是一个可以实现这些功能的系统，它是电子政务系统的坚实后盾。电子文件中心通过对电子文件的实时接收和采集，不仅能从源头上控制和管理电子文件，还能进行全程跟踪管理和服务。 4.2 优化政府组织结构 传统的档案收集要通过各单位的档案室开始，进而转到上一级的档案馆，最终有的档案还要转到国家档案馆去，档案机构是分布广泛，从业人员也比较多。电子文件中心主要通过网络进行收集电子文件，速度快，人工参与减少，从而使得小而全的机关档案室显得多余而低效，取消一些中间档案机构成为发展的必然。因此，构建电子文件中心可以优化政府组织结构。 4.3 电子文件中心有
11、利于政府信息公开 实施电子政务就是要推进政务改革，提高政府的服务水平，按照 WTO原则增强政府行为的透明度，实行政府信息公开。在电子政务系统中建立电子文件中心，对电子文件进行实时收集、恰当处理后，可以提供多角度的政府信息公开服务。一是现行电子文件可以把处理同一政务活动过程中形成的电子文件组织在一起，以文件全宗的形式提供服务；二是数字文件中心可以提供有层次的政务信息公开和信息服务，即不仅可以为社会公众提供服务，还可以为电子政务系统和政府各职能部门提供个性化服务4。 结束语 建立电子文件中心，大多数工作都将是计算机自行处理，文件管理人员的角色主要是电子文件的审计者、监督者5。这要求在电子文件中心工
12、程实施时不能忽视对文件管理人员的培训，要通过对目前年纪轻、业务能力强的文件档案管理人员的再教育和再培训，为电子文件中心的建立与运作提供合格的人才。总之，电子文件中心的建立是一个涉及到人、财、物互动的系统工程，需要档案学理论与实践者共同探讨、推动它的发展。 参考文献 1 陈荣红.构建基于电子政务的数字文件中心J.浙江档案,2004(8):18-19 2 芦秀芬,王蓁.电子文件的特性及归档管理J.黑龙江史志,2007(10):45 3 陈勇,余家会.试论电子政务的兴起与发展对档案工作的影响J.办公室业务,2003(6):37-39 4 李翠绵,李学英.天津开发区电子文件处理中心的建设J.办公自动化,2004(10):16-17
