1、档案统计工作的方法综述摘要：本文概述了做好档案统计工作的必要性，档案统计指标体系及其种类，对如何做好档案统计工作提出见解，具有重要意义。 关键词：档案；统计；工作方法 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 引言 档案统计工作包括对档案和档案工作的统计调查、统计整理和统计分析的完整的实践过程。通过统计调查，收集和记载反映档案和档案工作中有关特征的统计资料；经过统计整理，把这些反映个体特征的统计资料，过渡为反映总体特征的统计资料；最后对经过整理的系统的统计资料进行分析研究，认识和把握档案和档案工作的现状 发展及其内在规律，为今后档案事业的发展提供原始数据和参考。 1 做好档案统计工作的
2、必要性. 1、档案统计工作,是我国档事业建设和档案工作中的一项要基础工作,是每一个机关、团以及馆(室) 了解和掌握档案的成、管理、利用等情况及档案事发展规模的重要手段。2.档案统计工作,是档案行管理部门制定档案工作的方针、政策和规划的需要,是检查其执行况的重要依据,同时也为本单位的领导制定工作计划和修定规化及开展档案工作提供了必备的参考凭据。3.档案统计工作,是对档案工作自身实行自我监督的一项有效措施,也是对一个地区、一个系统、一个部门、一个单位的档案工作进行全面性督察,我们档案工作做的程度如何,均在档案的统计工作中得到一定显示。4、们档案工作的每一个节,均需档案统计工作的密切配合,在一定程度
3、上同档案工作的每一个环节是相互依赖、相互制约、相互依存、相辅相成的,是达到档案文件安全、完整、齐全保管的重要手段,尤其在当今科学、电子、现代化高速发展的时代,更显档案统计工作的重要性。 2 档案统计指标体系及其种类 单个档案统计指标,只是档案及档案工作总体现象的某一极小部分的抽象,它不能完整、全面和准确地揭示档案及档案工作的本质。要了解和研究档案及档案工作总体现象,就必须使用一套相互联系的档案统计指标。若干个相互联系的档案统计指标,组成一个整体档案统计指标体系。档案及档案工作现象本身的联系是多种多样的,所以档案统计指标之间的联系也是多种多样的。例如,一个档案部门是人力、物资、资金以及档案的收集
4、、整理、鉴定、提供利用等相互联系的整体运动,用一系列档案统计指标反映和研究档案工作的情况,就组成了档案工作统计指标体系。又如档案库藏量一入库量一移出量一鉴定剔出量一封存量一销毁 量,这也叫做档案统计指标体系。档案统计指标体系的概念比统计指标的概念更为重要,统计指标是泛指一般性概念,而统计指标体系则是有具体对象的、反映了指标之间的相互联系的概念。 由于档案及档案工作的相互联系是多种多样的,人们的认识目的也不相同,反映这种相互联系的档案统计指标体系也是多种多样,有不同的种类。一般来说,可以分为两类,档案基本统计指标体系和档案专题指标体系。 档案基本统计指标体系,是反映档案和档案工作及其各个组成部分
5、基本情况的,可以分为三个层次:第一层次是反映全国的,用来掌握全国档案工作的基本情况,准确地、实事求是地对全国档案工作进行监督、指导和检查。第二层次是反映省、市各个地区和各个部门的,它可以理解为第一层次档案统计指标体系的横向或纵向分支。设计这类档案统计指标时,既要考虑各地区和各部门的特点,因为它要对其进行服务和监督检查的;同时又要充分考虑全局要求和纵、横两方面的联系。第三层次则是反映基层的,比如各种企业和事业单位。这类指标体系有双重任务,既为本单位的档案管理服务和监督、检查,同时又要符合部门、地区的以及整个国家的档案统计指标体系的要求。档案专题统计指标体系,是针对档案工作的某一个环节或某一类档案
6、工作问题而制定的。例如,档案利用工作统计指标体系、档案库藏量统计指标体系、企业档案工作情况统计指标体系、档案馆基本情况统计指标体系等等。 3 做好档案统计工作 做好档案统计工作措施的最基本的要求是做到“三性一化” 。 “三性”就是准确性、及时性、科学性。 “一化”就是标准化。所谓准确性, 就是保证数字的准确性。这是统计工作的根本要求。必须坚持实事求是, 如实反映情况, 严肃认真地对待每一份表格、每一个栏目、每一组数字, 不能马虎草率, 否则会给工作带来很大的麻烦。所谓及时性, 就是要建立起档案统计制度, 使档案统计工作纳入正常工作轨道。各级各类档案馆、室的统计工作要做到制度化, 逐步在全国档案
7、系统形成一个上下贯通, “条块结合”的档案统计网络。目前, 有些单位对档案管理部门印发的档案工作统计表不及时填报,有的经多次催要, 仍不填报, 影响了整个汇总工作, 给领导决策工作造成不良影响; 所谓科学性, 忽是档案统计要按照中华人民共和国统计法的要求, 应用科学的标准和方法, 去收集、整理、分析统计资料, 使 各项目之间保持合理的逻辑关系。档案统计标准化主要应从三个方面做起: 一是建立健全统一的档案统计工作制度。国家档案局通过档案统计年报的推行, 已逐步把全国档案统计工作制度建立健全起来了。地方也应根据本地区的实际情况, 编制本地区档案工作统计报表, 把档案统计纳入本地区统计的序列之中,
8、各专业也应根据实际情况, 编制本专业档案工作统计表, 或采取其他方法, 对本专业的档案工作情况进行统计。各级各类档案管理部门的档案统计工作, 都要做到制度化, 逐步在全国档案系统形成一个完整的档案统计网络; 二是统一报表格式。经过国家统计局批准制发的档案工作基本情况统计年报己正式纳入我国国民经济和社会发展的统计指标体系,列入国家统计项目。它与条例一样, 具有法规性。它规定了比较科学和具体的指标项目。地方的档案统计报表要以国家统计局批准制度的“统计年报”为标准, 统一指标项目、分类项目和统计报表格式; 三是统一计量单位。目前在档案统计中, 计量单位比较混乱, 仍反映着档案工作中的手工管理水平和一
9、些传统作法。为了使档案统计工作与全国以至于国际间标准化一致起来, 在计算档案数量时应该采用长度“米”来测量档案竖排的长度比较科学。诸如“公斤”数、 “箱”数、 “捆”数以及“卷” 、 “册” 、 “袋” 、 “盒”等都只能对于一些特殊情况下的档案做辅助统计,而不能做为统一使用的计量单位。如接收档案进馆前安排库房倒架时, 只能用长度“米”来做计量单位, 其他非长度单位都不能做倒架的准确依据。计算库房面积时应以“平方米”做为计量单位, 而不能用“间” 、 “层” 、 “栋”做计量单位。此外,在计算档案提供利用情况时,对调卷数量、利用人次等都应做出统一的计量单位。 4 结束语 随着档案统计实践的不断深入,对档案统计理论的需求越来越高。档案管理学中关于档案统计的理论知识相当医乏,已在不同程度上影响着档案统计实践的发展和水平的提高,应引起重视。随着社会多元化的发展，迫切需要提高和统一档案统计人员的综合素质。档案统计不仅有科学、真实、可靠、翔实的数据，而且要为档案事业科学管理和发展提供极具参考价值的形势分析、专题报告、建议书等。只有这样，才能更好的发挥档案统计的作用。 参考文献 1赵文忠.关于加快推进档案管理工作J.陕西档案，2008 2.赵鹏.档案工作落实科学发展观的关键J.山东档案，2005
