1、加强档案管理，助推矿区物业企业上水平摘要：在现代物业企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。物业企业加强档案管理，要从五个方面开展，即经济效益上水平、领导决策上水平、竞争能力上水平、企业文件上水平、社区和谐上水平。 关键词：档案管理； 推动 ；物业上水平 随着物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物业企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资
2、源的管理。 一、加强档案管理，经济效益上水平 实现经济效益是企业追求的目标，矿区物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。 一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：2010 年 7 月 18 日阳光佳苑小区 B2 号楼 1 楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近 5 万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的房屋验收单 ，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。 一个社区物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的
3、表现。 另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本” ，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。 二、加强档案管理，领导决策上水平 北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷资治通鉴 。档案资源是历史的活化石，是历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企
4、业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。 首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工
5、作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。 三、加强档案管理，竞争能力上水平 物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。 加强档案管理，辅助市场开发。比如，在海信盈城招投标过程中，玉山一举中标，规范的档案证明了物业管理公司，为物业的招投标脱颖而出起了重要作用。 挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它
6、的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。 物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。 四、加强档案管理，企业文化上水平 物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强
7、管理，因为它对企业文化是有帮助的。 开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员调动的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。 培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务
8、经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。 物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借
9、阅制度，由专人专管。 五、加强档案管理，社区和谐上水平 物业企业在经济建设、文化建设、综合治理和环境绿化等多方面为社区做出了很多有益的工作，物业档案有利于维护社区安定，便利居民生活，保障群众利益，方便居民再就业，为辖区居民提供丰富多彩的文化生活。物业企业进入或撤出某一社区，是一件关系到老百姓的日常生活的大事。档案管理在这两个关键环节上起到的是重中之重的作用。 由于近年来社区发展过程中不可避免地要协调物业公司、业主委员会之间的关系，物业公司和业主委员会的相关资料也就成为搞好社区发展所必备的参考资料，因而社区档案还应该包括物业管理部门和业主委员会在实践中形成的档案；物业公司和业主委员会之间的关系并不是非常融洽，尤其是业主委员会和物业公司之间的矛盾不少。而且业主会相对比较松散，家委会是社区的全面管理者，而物业是社区专业服务者。因此，物业必须加强对档案的管理，这不仅是对企业负责，也是对辖区业主负责，对社区负责，对社会负责。 总之，档案工作是社区物业企业的一项基础性工作，物业行业的大发展，还是需要全体行业人踏踏实实从基础做起。
