1、论校园档案信息化建设摘 要： 校园档案的信息化建设是学校发展档案工作、振兴档案事业的必然选择，只有根据时势的变化，顺应时代的要求，积极寻求科学正确的对策，才能将挑战变为机遇，肩负起时代赋予的历史使命。而大力推进校园档案信息化建设，实现校园档案信息管理的网络化，是校园档案工作顺应信息时代的最基本的体现。 关键词：校园档案；信息化建设；管理 中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：16723198（2013）10016002 近年来，随着校园档案信息化建设的逐步深入，校园档案信息化建设取得了很大的成绩，但同时也存在一定的问题和误区。例如，目前我们的校园档案信息化程度还不够高，校园档案中所蕴含
2、的一些丰富信息资源还没有获得充分的挖掘和利用，已提供的可用信息也不能做到完全满足社会的需要等等。当然，这些现行存在的问题同时也给校园档案工作带来了前所未有的挑战和发展机遇，校园档案信息化建设建设还需进一步加强。 1 校园档案工作信息化建设的重要性 在信息化革命的潮流中，校园档案工作必然受到冲击，面临更多的机遇与挑战。首先，社会信息需求的不断发展和信息技术的不断更新，对校园档案工作的质量提出更高的要求，校园档案工作怎样充分利用新的技术手段，怎样适应新的社会环境，成为校园档案工作者面临的重大挑战。其次，校园档案信息作为“信息资源之源” ，在信息社会中将会受到更多的重视，校园档案事业的社会地位也将日
3、益提高；作为发展校园档案工作、振兴校园档案事业的必由之路，校园档案的信息化必须顺应时势的变化和时代的要求，积极寻求科学正确的应变之策。而最基本的策略就是大力推行校园档案信息化建设，实现网络化的校园档案信息管理。 2 校园档案信息化建设现状 2.1 对校园档案信息化建设存在抵触、畏难情绪 在当前的校园档案信息化建设中，由于传统思想作怪，有些人不接受新事物；由于对新技术存在敬畏心理，有些人不敢面对新事物；由于对信息化负面因素的人为放大，有些人不相信新事物。由于以上的种种原因，导致当前校园档案信息化建设固步不前，禁锢了校园档案信息化建设的发展。 2.2 简单地将信息化与数字化等同 从理论上讲，档案信
4、息化建设是一种目标、趋势和发展方向。而档案的数字化只是为档案信息化建设服务的一种技术手段。但有些人认为将档案信息数字化及将档案信息传上网就是档案的信息化，也有人将电子文档及办公自动化就认为是档案的信息化建设。这些将档案信息化和数字化简单等同的做法也是不利于档案信息化建设的。 2.3 对档案信息化涉及的安全问题缺乏足够认识和有力的防范措施 不少档案管理人员，在观念上缺乏风险防范意识，虽然能够意识到档案信息化会带来安全问题，但是对可能产生的风险认识不足，片面认为只要建立了安全防护体系就可以一劳永逸，再加上技术防范手段滞后，不能随时更新安全防范措施，这就为档案信息化建设埋下了隐患。 3 校园档案信息
5、化建设的定位选择 校园档案信息化建设并非易事，是一个复杂、系统的工程，需要投入大量的人力、物力、财力，鉴于系统建设是一项劳动密集、技术密集、资金密集的工作，需完成以下定位选择。 3.1 完善政策法规体系 校园档案的信息化建设必将改变传统的校园档案工作管理模式，在信息化建设过程中也将产生新的管理问题，遇到新的矛盾。为确保信息化建设的健康发展，档案信息化建设的组织管理者应当做好充分的准备，从实际出发，在对现有的政策加以研究的基础上，根据实际需要进行调整、增补，逐步构建并进一步完善校园档案信息化建设的政策法规体系。3.2 建立有力的组织机构 要在领导体制上解决校园文档不同步的问题，首先必须建立全校性
6、的档案、文书工作组织。其主要职责是负责对学校各部门档案进行检查、监督，指导协调校园档案的同步管理。其次，要进一步明确档案室作为专职管理部门的职责：将工作的主要职责放在建立业务平台，制定业务规范和培训业务人员上，而不是将大量的时间花在对档案的整理、分类、归档上。再次，要深化各部门的档案管理职能。要加强校园档案的信息化建设，将档案管理职责渗透到各部门是一个重要环节。将各部门主要领导定为档案工作的第一责任人，使其成为推进档案信息化建设的重要力量。 3.3 争取充足的经费保障 信息化建设作为一个系统工程，需要巨大的经费支持。很多部分的建设离开经费支持可以说是难以实现的。因而，校园档案信息化建设必须争取
7、各级领导的高度重视，从而加大对校园档案信息化建设的投入，从人力、物力、财力上争取必要的支持；同时采取各种措施，通过多途径筹措建设资金，为校园档案信息化建设提供充足的资金保障。 3.4 进行严格的岗位培训 要使大家充分认识到档案信息化建设的必要性，增强推行信息化建设的自觉性，掌握档案信息化建设的基本知识和技能，必须进行严格的岗位培训。与此同时更要注重抓好领导者的培训，从很大程度来说，领导的重视程度是能否真正全面推行档案信息化建设的关键。 4 校园档案信息化建设对档案管理人员的要求 4.1 较高的政治素养 由于档案工作的政治性和机密性都很强，要求档案管理人员必须加强政治理论学习，树立正确的世界观、
8、人生观，具有坚定正确的政治方向和较强的政治敏锐性，在思想上、行动上与党中央保持高度一致。在信息技术高速发展的时代，档案实体安全与信息安全同等重要。因而作为档案管理人员还得具备高度的责任心、事业心和保密意识，贯彻落实档案保密制度，严格依照保密法开展档案信息化建设工作，确保校园档案信息化建设中档案和信息的安全。 4.2 崇高的职业道德 由于档案工作的基础性和服务性，要求档案人员必须爱岗敬业，不仅要拥有对档案工作的高度热情，还要拥有为档案事业的发展献计献策、努力工作的决心。档案管理人员要牢固树立以档案事业为重的思想，淡泊名利，勤学苦钻，甘于奉献，把对档案事业的热爱付诸到档案实际工作中，为校园档案信息
9、化建设做贡献。 4.3 扎实的专业功底 由于档案工作具有自己特定的工作对象，是一项专业性很强的工作。档案形成规律的特殊性决定了其在理论原则和管理方法上都不同于其他管理性工作。这就要求档案管理人员必须具备扎实的基础知识和过硬的专业技能。只有熟练掌握档案工作的理论原则和技术，才能更好的进行校园档案信息化建设。 加强校园档案信息化建设成为校园档案事业适应时代发展的必然选择和提高校园档案信息服务水平的必由之路。21 世纪是一个知识全球共享的时代，信息和信息技术应用成为社会的主导，数字化成为社会文明的标志之一。本文通过对校园档案信息化建设中面临的问题进行理性思考，提出一些粗浅的看法，以期为校园档案信息化建设的进一步完善尽一点绵薄之力。
