1、浅谈大型电子工程设计项目中的文件控制中图分类号：F416.63 文献标识码：A 文章编号： 文件控制的重要性 现代项目管理理论把文件控制作为项目管理的九大变量之一，它与费用控制、质量控制、进度控制等共同构成项目管理的重要内容。据统计，工程建设项目 10%33%的费用增加与文件有关，文件问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的 3%5%，由此可见文件控制的重要性。 在国外，大型工程公司一般都设有专业的文控部门，并形成了严格的文控规则、制度和理念。而在国内，随着一些有实力的设计院和工程公司向国际性工程公司转型，文件控制作为与国际工程公司接轨和承揽国际项目的一个重要工作项而日益受到重视。 大
2、型电子工程设计项目的特点 从笔者在工作中接触的大型电子工程设计项目来看，有比较明显的特点：多方参与、多专业协同设计、新技术新工艺多、设计更改多、设计时间短、工作强度大等等，是一个极其复杂的系统工程。据统计，设计人员一般要花费 20%的时间查找有关的数据资料，如果查找者不是信息的产生者，那就必须了解这些文件的相关信息如名称和地址。这是一个很耗时的过程。如果人员发生变动，查找就更困难了。以某大型芯片厂的设计项目为例：该项目业主为全球知名的芯片企业，项目采用了当时最先进的工艺制程，总投资达 25 亿美元，建筑面积 15 万平方米，由 3家设计公司进行合作，由十个专业、一百多名人员进行协同设计，最终形
3、成的设计文档仅图纸就有六千余张,施工图发行之后的设计修改通知单六百余个,修改最多的图纸版本升到了 12 版。如果没有严格的文件控制程序，文件格式五花八门，编号体系混乱，往来文件无法有效识别并且无法及时接收、发送，设计内容随意变更，协同设计无法进行这个项目将丧失执行能力、控制能力。 下面就简单谈谈在此类项目中应如何有效的进行文件控制。 项目初期的文控规划 在项目初期，文控专业人员要重点做好以下四个方面的工作： 首先，将文件控制的具体要求写入合同文控人员在项目合同谈判阶段，参与文控部分的商讨以及合同中文控章节的拟定。这样既能在法律上寻求保障，也使文控工作的开展有章可循。 第二，采集项目信息，明确需
4、求文控人员认真阅读标准规范、业主及合作方提供的文件等，了解项目规模、总平面布置及区域划分，从而明确对文件的管理要求，预估项目文件的数量、种类、来源、规格等。 第三，建立项目文控中心根据行业标准、合同要求、公司制度以及项目特点，制定并发布项目文控流程和规则，包括文件编号系统、版次规定、文件控制程序、内部协调程序、外部协调程序等等。 第四，开展文件控制培训，保证文控体系正常运行使项目人员熟悉了解项目文控流程及要求，以保证文件控制体系、文件流程正常、高效运行。项目人员是否执行文控要求，如何执行文控要求，也是一个项目质量控制的重要环节。 兵马未动、粮草先行，通过周密完善的文控规划可以避免工作的盲目性，
5、为项目的顺利实施打下了坚实的基础。 文控规则制定的要点 统一文件收发窗口和文件模板 必须明确在项目整个生命周期，文控中心将作为所有对内、对外的文件收发窗口，可以避免因存在多个收发窗口而引起的混乱。另外对各类文件，应建立统一的文件模板，并将公司的 logo、页眉页脚、段落格式、字体等一些基本要素固化到文件模板中。例如，在某工程设计项目中，仅图纸就需要统一图框、图层设置、字体、文字样式、标注样式、线型、笔表设置、符号库等等，此外还需统一的有工作计划表、专业之间互提资料登记表、设计技术条件（首页） 、设计输出审批表、设计更改通知单、设计修改通知单、文件传递单、施工图审查答复意见表、会议纪要、备忘、传
6、真等等。 统一规定文件的编号系统。 有效的编号系统是文控工作中最重要，同时也是难度最大的一环。在项目进行过程中，如果文件名称多种多样，或者含义过于模糊都将会给使用和查询造成不便。为此，需要建立一套行之有效的编号规则和命名规范体系，以此来减少沟通障碍，服务于文件的识别和查找。好的文件编号系统，应具有唯一性、统一性、识别性、控制性，例如某项目的文件控制中，是按照项目代号/图纸类型/建筑代号/楼层号/专业代码/序号这一规则对图纸进行命名的，见图 1。 图 1 图纸命名示例 （在此例中，图纸为 XXX 项目的 F 号建筑 A 区 2 层第 1 张建筑平面图） 文件版本控制 工程设计的过程是一个试探性的
7、、逐步求精的过程，要求保留设计的历史数据、不同的设计方案等以便于设计人员改进，因此有版本控制的需求。同时在工程设计项目中，通常会利用版本控制来追踪文件的更新。一般习惯将首版设置为 A 版，有修改时按字母顺序累进到 B 版、C 版，正式发行的用于施工的文件从 0 版开始按数字累进。有的项目为了版本清晰，直接在文件名的结尾处增加版本号进行识别，如图 1 的文件名加上版本号 A 之后则为 XXX-LAY-FA-2-AARCH-001-A。文件内必须进行文件版次描述，说明升版原因、大概的修改内容及历史版本信息。对于过期或废止的文件，文控人员要及时进行处理和替换，确保设计人员使用同一版本的有效文件进行协
8、同设计。 项目实施阶段的动态控制 在项目实施阶段，文控人员要对文件在接收、整理分发、存储的过程中进行动态控制，使之自始至终都处于可控状态。为了直观清晰的查看项目文件的状态可以引入文件控制表（如图 2） 。文件控制表是一个矩阵式的表格，详细统计了所有项目文件的编号、名称、当前版本信息、所有历史版本的发行时间、更新信息、作废信息、文件被引用的工程包和修改通知单编号等等。通过文件控制表的随时更新，可以确保文件状态与文件实际情况时刻保持一致，以实现文件动态信息化控制，保证文件的可追溯性及有效性。每一个正式版本的设计文件在发送前，应先由文控人员核对文件名称、版本等信息无误后，才能生成文件传递单并向外发送
9、。这样所得的文件，对于业主、设计单位、施工方控制质量和进度有很大帮助，节约了大量沟通成本和时间。 某设计项目文件控制表 图 2 某设计项目文件控制表 结语 总而言之，工程设计中的文控工作是一个具有很大发展空间的领域。它对提高工程项目实施效率，实现利润等都有很大帮助。好的文控工作不仅会使设计项目有序推进，更能提升工程设计企业的核心竞争力。 参考文献： 1吴笛. 工程项目管理中文件控制体系的建立和运作J. 项目管理技术，2010 年 03 期 2李军. 工程项目文档控制分析J. 中国档案，2010 年 04 期 3林鼎明，童雯. 文档控制系统在 EPC 项目管理中的应用J. 科技风，2009 年 16 期 4张慧凝等. 浅谈文档控制在项目管理中的应用J. 轻金属，2011 年第 6 期
