1、浅谈如何做好电子档案管理工作摘要：随着科技发展，电子档案的形成已非常普遍，利用也更便利，如何维护电子档案的原始性、真实性和持久性是一个不断改进、创新的课题。 关键词：电子；档案；管理 Abstract: with the development of science and technology, the formation of the electronic file has been very common, also use more convenient, how to maintain electronic files of primitiveness, authenticity a
2、nd persistence is a continuous improvement and innovation of the subject. Keywords: electronic; File; management 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013） 随着人类社会的不断进步和发展，电子计算机的普及对人类社会的各项活动产生了极其深远的影响，电子文件档案随之产生。电子文件的出现向传统的纸质文件和原有的档案管理模式提出了挑战，怎样进行电子文件归档工作、电子档案如何管理，已成为当今档案界同仁共同面临的课题。下面就此问题谈一点自己的看法。 一、充分认
3、识电子文件、档案的特点，有的放矢 首先，我们要知道何为是电子文件、电子档案，电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的文件，是能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 其次，我们要了解电子文件的特点。1、电子文件具有信息的非人工识读性；2、电子文件对计算机系统的依赖性；3、电子文件具有信息与载体之间的可分离性；4、电子文件局与信息的易变形；5、电子文件具有信息存储的高密度性；6、电子文件具有多种媒体的集成性（图形、图像、声音等） ；7、电子文件具有信息的
4、可操作性；8、电子文件具有不稳定性、非永久性。 再有，对于一些较为特殊的电子档案，再必须以原始形成的格式进行还原显示时，还需保存对电子档案提供相应的支持软件、参数和其它相关数据。 任何电子文件、电子档案，当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录与存储载体后，就永远离不开这种技术和设备。 二、电子文件的载体的特殊性决定其归档特殊性 电子文件是以脱机方式存储在磁、光介质上，它的归档属于无纸形式。因此它的归档程序、归档要求、归档方法、归档鉴定等都不同传统的、已形成体系的纸质档案归档工作。需要在一定的技术环境下采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。 电子文件归档时要求按计
5、算、试验、设计等属类进行整理。对归档的文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。要求归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。归档的电子文件，应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。 三、完善的电子档案管理体系有待建立电子档案的管理区别于传统纸质档案的管理，不仅要把库房的“七防”要求、档案修复作为重点，更需要依据其软硬件平台变更，来确保电子档案的安全。通常采用的方法是 ：（1）把属于一般性的电子文件，转换成各种平台上都能适用的文本文件格式，以不
6、变应万变，消除由于技术进步所带来的影响；（2）将电子文件建立在多种不同类型的数据库平台上；（3）采用或开发相应的转换软件，保证所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时，能及时对所存的电子档案进行相应的转换，使其始终保持同新技术的兼容性。 电子档案的利用一般有直接利用、提供拷贝、通过网络传输等三种方法，由于提供利用的方式和所依赖的技术的多样化，导致电子档案的利用管理显得更加重要，我们应从建立与各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手，特别是加强安全、保密方面的管理，并在工作中严格执行，有效监督，必要时可以通过行政手段或技术手段来实现。 电子文件、电子档案真实性的维护。档
7、案在法律上的凭证作用是基于它的原始性，即强调原件。但对于无法直观的数字信息，如何来认识它的原始性呢？目前我们达成的共识是：一份电子档案，只要它的内容是当时的原作者撰写、制作出来的或经过机关人员修改审察，在归档后未作过改动，我们就应当承认它是原始的。不管它的形式如何变化，我们要从技术上其它方面采取各种措施，确保它的原始性。对一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示，可以采用以下方法：一是保存电子文件和相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的实用软件与整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要对电子档案恢复时，可运用电子档案存储在一起的这些软件系统，使之按
8、本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件和制成缩微品。 电子档案的保存、维护。保证电子档案载体物理上的安全，这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台，完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的，因此，需要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如环境温度应控制在 14 度至 24 度之间，并满足避光、防尘、防变形以及远离磁场和有害气体的保存条件。 电子档案管理的设备配置：电子档案管理需要有比较完善的技术条件，主要是根据所保存电子档案具体情况，配置相应的计算机软硬件平台。从发展角度看，主要是根据数据库系统、网络设备及相关的软硬件。数据库是“源” ，网络是通向各接收和使用单位的“线” ，各接收及使用单位是“点” ，点、线、源构成接收、利用、管理的整体。 结束语 电子文件归档和电子档案管理，使一门快速发展的新兴课题，如何做好这项工作，还需要广大档案工作者在今后相当长时期内，通过电子档案管理知识和技能、计算机应用及自然科学基础知识的逐步加强，共同探讨，共同完善。 作者简介：徐志红，女，1968 年 11 月出生，本科，河北钢铁集团邯钢公司档案馆，副研究馆员，曾发表过强化企业重点项目档案管理工作 、 开拓创新 做好工程总承包项目档案管理工作 、 维护企业建设项目施工技术文件质量之实践等多篇论文。
