1、谈代建大型工程档案建档工作的有效开展摘 要：代建工程档案是代业主（或建设方）在整个工程建设过程中包括从立项、审批、招投标、建设、竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。做好工程档案建档工作是保证工程建成后工程建设档案齐全完整进馆的关键。本文根据笔者多年来从事工程档案工作，阐述如何有效促进代建工程档案的建档工作，以供参考。关键词：代建制； 工程档案； 建档； 管理 Abstract: The construction project archives is on behalf of the owners (or construction) includi
2、ng historical records has value form directly from the project, approval, bidding, construction, completion and acceptance for the record and a series of activities in the text, graphics, audio and other forms of recorded in the whole process of Engineering construction. Good project file archiving
3、work is the key to ensure the project is completed project files complete into the hall. This paper is engaged in the engineering archives according to the author, describes how to effectively promote the construction engineering archives document, for reference. Key words: construction engineering
4、archives; archives; management; 中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号： 实行“代建制” ，将政府投资项目进行适当的集中、统一管理，有利于提高政府投资项目管理的专业化水平，对于控制投资和提高投资效益可以发挥积极作用。是地方政府在改革政府投资项目建设实施模式中的一项制度创新 政府投资项目“代建制” ，是指政府投资项目经过规定的程序，委托有相应资质的工程管理公司或具备相应工程管理能力的其它企业，代理投资人或建设单位组织和管理项目的建设。 代建工程档案是在整个工程建设过程中包括从立项、审批、招投标、建设、竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各
5、种形式的有价值的历史记录。做好工程档案建档工作是保证工程建成后工程建设档案齐全完整进馆的关键。笔者以为要做好代建工程档案的建档工作，主要应从以下几个方面入手。 一、积极做好工程档案建档准备与提前介入工作 为保证工程建设资料归档的齐全、准确、系统，从项目的提出及可行性研究阶段开始，到委托招投标、签定各类合同，所产生的大量行政批复、技术、经济的文件、图表，档案部门就要做到积极参与，认真做好工程建档前的准备工作。 1、首先，建立健全代建工程档案工作规章制度。所谓“不以规矩，不成方圆” ，必要的规章制度是搞好档案工作的关键，代建单位要结合自己的实际情况，制定出一套切实可行的规章制度，工程档案工作规范，
6、岗位职责等。用工作规范来促使工程档案工作向规范化、标准化方向发展，在档案的整理过程中不仅要根据基建材料的形成规律与特点，按照建设工程文件归档整理规范 （GB/T50328-2001）进行整理，还要根据建设单位所属行业档案实体分类的特点，结合本地区的实际，按年度与单项工程去设置类目，以确保工程档案整理的科学化和规范化。用岗位职责来明确档案专（兼）职人员各应承担的责任与义务，避免工作中的扯皮球现象。 2、做好组织协调统一工作。资料工作交底，代建单位在施工总包单位进场开始施工前，必须组织各施工总包单位进行交底工作，内容包括：该工程项目的质量目标（如争创鲁班或省优良样板等） ，资料质量要求，工作过程的
7、控制，预防资料工作通病问题。 其次，建立档案工作人员、责任网络结构图。合理的档案工作网络是开展工程档案建档工作以及整个工程建设过程档案收集齐全、整理规范的有力保证。同时也是将档案工作落实到人，明确个人职责，因此，代建档案部门应与各施工总包单位的项目经理、兼职（专职）档案人员及时沟通、协商将每一个工程项目的档案工作人员网络建立起来。也就是在同一个工程项目中各参与的施工单位确定后，就及时明确每一个参与施工单位必须形成资料的项目经理与具体负责管理资料人员名单。 第三，做好工程参与施工单位资料人员的档案室业务培训工作。在每年的工程建设中不同的建设项目往往通过招标的形式，由具备资质的不同中标单位获得不同
8、建设的承建权，同一个施工单位在一年内也会获得不同建设单位的承建权面不同的建设单位对资料的收集整理要求也不尽一致，因此，在档案工作人员网络建立起来后，及时组织工程参与施工单位资料人员的档案业务培训是一项非常重要的工作。为节省时间，可以将同一时期开工的不同的施工单位、监理单位的资料负责人员集中起来进行统一的培训，在培训中将本单位档案工作规章制度、归档套数、归档时间、归档要求、档案人员进行档案资料预验收时间、档案工作规范等都一一地讲解清楚。使资料人员有的放矢地开展工作，避免了工程竣工后出现复印件过多、整理格式不规范等现象。 二、做好工程档案全程跟踪、同步管理与业务指导工作 工程档案工作从工程建设的提
9、出、可行性研究、论证到计划审批，从计划安排、勘察设计、招投标、报建、施工、竣工验收到交付使用，每一个阶段，每一个环节都有相应的资料产生，因此，要求档案专（兼）职人员对每一个阶段，每一个环节中可能形成的资料要做到心中有数，按工程进度同期收集，按工程的重要程度结合专业、密级安全存放。随时关注工程建设的进度以及与相关单位资料管理人员收集资料的情况并与之保持密切的联系，代建设单位要负责组织业主、监理、施工总包单位定期检查活动，及时指导与检查文件材料收集是否完整、整理是否规范。对碰到的档案整理中的问题给予及时指导解决，避免资料验收时大量案卷的重复返工现象，也避免了资料的散失。 为了有效地提高和保证工程资
10、料的整体水平，应积极地推行文件资料与工程进度“同步”管理原则。即工程建设开始与建档工作同步进行、工程建设过程与工程资料的积累、整理、检查工作同步进行；工程竣工验收后提交二套原件（一套归城市建设档案馆保存、一 套建设单位保存）合格的工程档案与验收同步进行。使工程档案从最初收集、积累、整理到最后的资料竣工验收，每一步都与工程建设进度同步，保证工程档案的齐全、完整与系统。 三、做好工程档案归档检查与利用工作 “归档”是档案进入档案馆的最后一道关口，做好档案的归档检查工作是保证进馆档案质量的关键环节之一。 首先，做好归档前的鉴定工作。根据基建工程档案归档范围，结合城市规划与建设档案归档范围的相关规定，
11、将不属于归档范围或对今后建筑物的维护改建、扩建与管理没有参考价值的部分及时剔除。对应归档部分的档案保管期限划分是否合适，不同期限的资料是否有混装等现象进行重点检查及更正。 其次，做好归档案卷质量检查工作。案卷质量是档案工作好坏的的衡量标准，通常存在书写材料不合格，分类不当，卷内目录与案卷标题拟写不清楚不能有效地反映卷内文件内容、文件材料不齐全、关联性差等到问题，因此，在案卷质量的检查中要重点就可能出现问题或常常出现问题部分材料的进行重点检查与把关。 第三，完善工程档案的归档程序。工程档案的形成周期较长，短则数月，长则数年，因此，档案部门应该明确归档的具体时间要求。已归档的资料应做好归档移交待续
12、的签收审核工作，并由专人负责管理，妥善保管，以便施工中随时的查用。 四、加快工程档案信息数字化建设工作 在工程建设行业，设计领域是计算机应用较早、程度较高的领域。目前很多的设计部门计算机出图率达到 90%以上，甲级设计单位已达到100%。随着电子文件技术应用的深入和整个建设项目信息化的推进，如何有组织管理，逐渐积累数量庞大的又以电子介质和纸质形式并存的建设项目设计文件，成为今后工程档案管理首先要解决的问题。笔者以为工程档案的数字化是趋势所向，主要包括两方面的内容；一是对现有馆藏工程档案室的数字化，即将现有的纸质档案扫描。目前情况下，应将工作重点放在工程建成后利用频繁、而目前设计或施工单位又有数
13、字化基础的资料收集上，尤其是在 CAD 等到各类制图软件上形成的设计阶段的设计图以及在设计图基础上形成竣工阶段的竣工图，应作为工程档案数字化的重点来抓这样一方面充分利用了各参与建设单位已有的基础来促进或带动建设单位档案的数字化，同时也使档案馆节约了人力、物力、财力。具体的做法，可以采用光盘形式进行归档，并且在工程项目招标书中就注明，中标部门必须提供纸质与电子版两套相同的图纸，在工程竣工后移交建设单位档案馆保存。这样不仅为今后方便快捷地查找利用提供了可能，也避免原件的频繁利用。 综上所述，做好代建工程档案工作，任重而道远，正因为重点工程档案的重要性以及责任的重大，更需要代建工程档案建档工作的有效开展，档案人员更应积极主动地提前介入其中，积极做好工程档案的建档工作，确保工程竣工后档案的完整、准确、系统、安全，为业主、或使用方工程再建设以及维修、改建、扩建、产权维护、土地使用、审计等到工作做坚实的后盾。
