1、现阶段工会档案管理中的常见问题及解决策略分析摘要：工会档案是企业档案的重要组成部分，是对企业工会活动的记录，是企业重要的信息资源，是工会为企业发展提供信息的主要依据，同时也是维护职工合法权益的有效平台。档案是企业研究自己的工作情况、经验、业绩，进而作出科学决策的第一手资料，档案的管理水平是衡量一个企业业绩和管理水平的重要标准。做好工会档案的管理工作，保证切实发挥工会档案应有的作用，在企业决策中具有重要的作用。 关键词：工会档案管理；问题；策略 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 随着我国改革开放程度的不断加深，企业发展的势头越来越迅猛，档案信息也是数量庞大而且形式多样，给企业经营
2、管理提出了更高的要求。企业要获得持久深层的发展动力，必须具有符合时代要求和企业特色的工会文化作为支撑，在企业经济、企业文化迅速发展的当今社会对于档案提出了更多更高的要求。工会档案作为企业档案的重要组成部分，是一个企业不可忽视的环节。开发利用档案是档案管理工作的主要目的，在技术不断进步的背景下，档案信息的收集、整理、加工以及利用都会出现革命性的变革。但是在实际的企业工会档案管理中出现了一些问题，过去原有处理档案的方法已经不能满足现在对信息量的需求，如何解决这些问题成为工会管理继续研究的主要方向。 一、工会档案的主要功能及作用 工会档案是对企业工会活动的记录，因此，工会档案记录中保存有大量的工会组
3、织的优秀传统以及工作经验的总结，是宝贵的精神财富。如“工人先锋号”的创建， “职工之家”的建设等基层工会的这些工作经验对于现实的工作也有巨大的借鉴意义，工会档案是工会组织在履行职能的过程中形成的保存备查的文字、图像、录音及其它原始资料,是工会工作的真实记录,是工会未来工作的信息参考。优秀的传统使工作可以很好的继续延续下去。工会档案也是员工自身权益的体现，可以将工会良好的自身形象以及价值观念继续传承，员工的相互协作精神也会在和谐、团结的环境下得到提升，产生强大的向心力和凝聚力。工会档案记录的资料为企业员工指明了努力的方向，极大的提高了员工参与工作的积极性、主动性与创造性，激励着员工脚踏实地，树立
4、工会组织的自身形象和价值追求。工会档案将工会组织中成员的行为、职业等方面的规范以及规章制度进行有效的记录与保存，对员工的思想和行为都有一定的规范和要求，对员工是一种有效的制约。工会档案具有一定的覆盖性、浓缩性，同时通过这些记录档案的过程，还体现出工会组织对员工心理和群体氛围的强大鼓动力，在潜意识中影响制约着个人行为。使每一个员工都清楚地牢记岗位责任，明白个人与团队在企业的责任，以及企业履行社会责任的重要性。要求我们每一个员工首先要把身边的小事做好，把工作的细节做精，作好企业这部大机器上的合格螺丝钉，在自己的岗位上恪尽职守。履行好个人的安全、质量、效率职责，就能充分体现出自己对部门业绩的重要作用
5、，对企业形象的积极影响，对社会和谐的无私奉献。工会组织的自身形象和价值观念是工会组织和精神财富的总和，工会组织参与各种活动的档案记录本身就是向外辐射育人作用最好的评价。 二、现阶段工会档案管理中存在的问题 现代计算机技术的迅速发展为企业经济的发展以及办公效率的提高带来了极大的便利，在现代化管理软件的冲击下，工会档案管理工作的重要性在一定程度上被淡化。很多人对档案管理的重要性缺乏必要的认识，特别是对于工会档案管理，甚至有人认为对工会档案的管理工作是可有可无的，由此可见，现阶段的工会档案管理工作存在一些问题。 1、信息技术对工会档案的管理的作用 工会工作的性质以及我国的历史遗留原因导致人们对工会工
6、作的认识普遍存在差异，认为工会与企业的发展、效益没有直接的关系，因此，从这个角度来说，工会档案管理工作也没有具体实际的意义。在这种思想的指导下，工会档案管理工作往往会出现一些问题，工作中资料收集不及时、不完整或者保管不善，出现丢失、遗漏等问题，致使工会档案的实际价值大大降低，档案的历史记录价值受到很大的影响，给以后的利用造成一定的影响，带来不便。工会档案的信息化管理是指以计算机技术、网络技术和信息技术为手段,以工会档案管理工作为对象,根据信息社会工会档案管理工作的基本要求,进行工会档案的收集、整理、保管、开发和利用的系统工程。 2、工会档案涉及领域广，资料收集难度较大 工会档案主要有上级下发的
7、公文以及工会活动形成的文件材料，涉及到公司内部组织的各种维护职工的各种制度、各类劳动竞赛、安全保护、职工权益、女工保护等各个环节，工会档案涉及到企业发展、管理的全部环节、各个领域，资料收集的难度可想而知。 3、工会档案管理人员缺乏 随着社会进步，人们观念的改变，现目前很多企业内部设立了专门的档案管理部门，但工会往往只是与其他办公室混在一起，工会档案的资料收集、整理以及保管工作一般是由工会组织自身完成的，没有专门的工会档案管理人员对档案进行有效的整理以及妥善的保管。且工会相关人员常常身兼数职，因此，工会档案的整理以及保管工作一直处于停滞不前。 三、现阶段做好工会档案管理工作的策略 进入 21 世
8、纪以来，我国的科学技术飞速发展，以计算机技术和网络技术为主导的现代化科技已经对社会生活的各个领域产生了重大的影响，数字化已经成为经济社会发展的趋势。随着数字化技术的不断推进，工会档案管理也必将发生重大的转变，与计算机相结合的工会档案管理也有了更进一步的发展。 1、发挥现代技术的优势，完善资料收集 工会档案涉及到企业内部的各个环节，工会档案种类繁多，资料收集困难，但是，只有没有资料的收集就不会有后面一系列的工作，因此明确文件资料的收集以及归档范围成为工会档案管理工作的重点。想要把众多的资料有效的收集、整理是一项复杂的过程，可以结合现代技术的优势，充分发挥计算机技术以及网络技术的作用。结合企业自身
9、的管理体制、组织机构的设置以及档案材料形成的规律建立完整的计算机网络管理体系，形成各部门之间的相互协调，共同配合，为工会档案收集工作打下坚实的信息基础。工会档案管理人员要提高工作效率，发挥主观能动性，首先根据文件资料的时间顺序进行收集，把具有重要价值的、能够反映企业各类活动内容做好标记，重点保存。此外还要加强与其他管理部门之间的沟通，避免出现资料的遗失，还要主动地将收集到的资料及时归档，加强自身的档案管理意识，各部门之间相互配合实现资料的收集和归档。 2、实现现阶段工会档案管理工作的现代化 实现工会档案管理的现代化就是指运用现代化的技术，建立统一的信息系统以及标准规范的软件对工会档案进行有效的
10、整理。计算机技术在工会档案管理中的应用大大降低了人为因素在文件归类过程中的工作量，简化了工作手续，提高了工作效率，节省了大量的人力物力。工会档案管理是一门具有很强专业性的工作，要求从业人员具有较强的专业技能以及高度的工作责任感和良好的职业道德，另外还需要有运用现代化管理技术的能力。工会档案管理工作者要在自己的工作岗位上，不断学习，提升自己的专业水准以及业务素质，特别注意对以计算机技术为代表的新型现代化技术的学习与运用，努力使自己成为具备专业技能以及计算机技术的综合型档案管理人才。除此之外，工会档案管理的现代化需要企业全员的积极参与以及配合，以增强实际的工会档案管理水平为目标，提高整体水平。工会
11、信息系统是将企业的多个领域涵盖其中，与工会管理相结合的信息管理系统，在这之中最主要的是企业各部门之间的分工协作。明确信息的采集、整理、维护以及使用等各项责任，最后整合成为一套完整、规范的运作机制，实现信息资源的有效管理，为工会档案管理提供基础。不断拓宽系统的应用领域，为企业提供全方位的信息资源，确保信息系统能够在实践中发挥应有的作用。 工会档案的管理是一项需要长期进行的复杂工作，对于工会档案管理的加强需要在企业的重视以及企业各个部门的配合之下完成。在科技迅速发展的时代，工会档案管理的现代化趋势不断增强，对工会人员的计算机水平提出了新的要求。只有不断加强工会档案管理人员的专业技能，进一步提高工会组织整体的业务水平以及管理能力，再加上企业内部之间的相互配合，工会档案管理工作才能日益完善、逐渐规范，为企业发展发挥其应有的作用。 参考资料： 1、徐海雁浅谈工会档案管理的功能及发展趋势山东省信阳县总工会 2、王小峡基层工会档案管理之探讨河南三门峡 2011（10） 3、于淑杰从三方面着手做好工会档案管理工作山东档案 2012：45-46
