1、1与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作【摘要】本文以现代化企业的文书档案管理为主要讨论对象，分析出现代化的管理模式社会发展中必要出现的衍生物，也是企业在发展过程中必须经历的革新历程，通过简析计算机在现代化文书档案管理在企业管理中的应用，提出实现现代化企业文书档案管理的相关对策，以此来保证现代化企业文书档案管理工作这质量得到保证。 【关键词】现代化，企业，文书档案管理，对策 1 现代企业文书档案管理趋势与优势 1.1 自动化与现代化是发展必然趋势。随着社会经济的不断发展，企业在管理工作中也要实现自动化与现代化管理，企业展示自身管理的有效途径之一是规范文书档案管理工作，这也是企业实现
2、现代化管理的重要步骤。我国经济发展推动了计算机技术的发展，计算机使用范围逐渐在加大，覆盖面越来越广泛，计算机为文书档案管理工作减轻了人员手工操作的复杂过程，同时也提高了文书档案管理的质量，档案办公自动化提高了文书档案的整理、编辑工作水平，现代化的管理模式有效提高文书档案的存储量。 1.2 现代化管理优势。普查文书档案，企业文书档案信息资源是非常丰富的，这也意味着文书档案管理工作量的强度，现代企业的文书档案管理应该在传统的管理模式中脱颖而出，从繁杂的工作环境中解脱出来，2这也是企业节约人力管理成本的有效方式之一，信息化、现代化的管理水平能够实现文书档案信息的完整普查，发现与挖掘文书档案信息的利用
3、价值，为利用者提供更方便的检索条件。信息化管理的首要工作就是规范化、标准化，现代企业的档案卷宗由多年的封闭式管理而导致的杂乱无章的状态，是需要做全面的清查工作的，其中因为保管期限划分不清楚、文书档案重复、无检索价值的档案占有很大一部分，所以要将这些问题档案卷宗做一次彻查清理，为保证以后工作中计算机操作重复识别、效率低的现象发生。 整合档案卷宗，信息化管理顺利进行取决于档案卷宗的整理分类规范程度，将卷宗中内容繁杂的信息重新摘要整合，整理之后的卷宗是要符合与原信息中存在必然联系的文件组合原则的，要将检索要素标注在明显位置，这样能够确保在人们在检索、统计工作效率高，信息传输工作速度快，排除人工作业中
4、的失误，数据准确率高，节约档案管理工作成本（工作中不涉及到纸张费用、传输信息费用、不需要大量统计时间） ，工作强度小、方便快捷（不需要手写统计填写，通过鼠标操作） ，保证查找内容的完整性。与时俱进，现代化企业文书档案管理应该利用计算机技术的便捷性与整合性来实现企业文书档案的科学管理，使企业档案信息的利用率得以提升。 2 计算机在现代化企业文书档案管理工作中的应用 档案管理的工作人员在陈旧的工作方式下，长时间从事繁杂的工作难免发生失误，这样是很难提高档案管理工作质量与效率的。计算机管理在文书档案中的应用是循序渐进，现代企业的档案管理工作最终的目3标是将所涵盖的档案为管理中心所用，计算机的使用在这
5、一工作过程中实现了档案利用率的提高，同时能够将管理人员从传统的工作环境与工作模式中解脱出来，为企业文书档案管理创造现代化的工作环境与氛围。这是计算机在现代企业的应用最终价值。 在实际的操作过程中，计算机管理可以实现文书档案按照重要程度、检索价值、利用率高低、开放程度的特点分门别类的整合，将开放核心信息档案、利用率高的文书档案放在优先整理位置，计算机管理能够分清急缓，工作进程循序渐进。同时能够将文书档案分等级记录，在现代企业的文书档案工作中可以按照档案卷宗的性质结合计算机的工作特征，进行有效分类，对于内容单一、反映层次不高、价值含量低的档案进行整合；对于卷宗总涉及重复内容、反复性强的档案进行组合
6、排查；对于卷宗内容庞杂的档案进行抽丝拔茧的分级记录，这样不仅仅解决了档案标题要素问题，同时也优化了记录条目，在操作中节约工作时间，提高了工作效率。 计算机在文书档案管理中的应用价值是清晰明朗，通过计算机将卷宗中信息量较好的资源直接进行录入，有效的分类统计，对于一些以特殊形式存在的档案，可以详细的将姓名以及个人信息录入到卷宗目录当中，之后经过计算机操作统一编号分类。这样清晰明朗的工作程序不仅仅是为了工作人员在日后管理中方便快捷，也给人们减少了浏览非重要信息内容的时间。 3 建立健全文书档案管理理制度 档案的管理标准是国家档案专业部门或上级档案主管部门颁布的档4案管理规范化指导文件，具有权威性、法
7、律性和全面指导性，是企业档案部门开展档案管理业务的依据。 第一，企业需要构建文书档案模块，使文书档案的管理方向性得以确定，该组织机构也能够起到文书档案建设强度决定性的职责，能够有效统筹文书档案建设方面的工作，更好的协调文书档案管理部门与企业各部门之间运作的沟通。 第二，企业需要一项完整的企业管理制度以及文书档案管理机制，这样能够有效规范企业员工以及管理层领导的工作状态以及个人行为，使企业能够走向正确的可持续发展道路。企业管理层的模范作用是不可被忽视的，在企业文书档案构建中也是占有非常重要作用的。 第三，企业需要制定有效的现代化文书档案管理制度以及企业员工绩效的考评机制，这样能够有效使员工职业目
8、标与企业经营有机融合，从而能够激发员工工作积极性，也能够约束企业员工以及管理层领导的个人工作行为。企业资源中最重要的构成部分是文书档案信息资源，所以在文书档案管理过程中要坚持以人为本的工作原则。企业文书档案建设中应植入以人为本的理念，使员工的积极性、创造性以及工作热情能够有效被激发，也为员工提供健康、开放、轻松的工作环境，在此基础上强化企业现代化文书档案管理，为提高企业整体资源配置做贡献。 4 结束语。加强文书档案现代化管理，是现代企业发展的要求，当今是科技发展的信息化时代，被各种行业知识所覆盖，所以企业之间的核心竞争可以看作是信息资源的竞争。在这种宏观环境下，企业需要为文书档案管理工作人员提供良好的工作环境，使员工的工作能力以及个人5才能不断被提升，使企业整体发展历程中的信息资源得到优化，从而使企业管理能力得到提高。 参考文献： 1文妍.浅析文书档案管理工作的创新J.东北农业人学学报（社会科学版）.2010 2李辉红.试论文书档案管理中存在的问题及对策J.广东科技2010
