1、1企业荣誉档案管理的基本方法与思路摘要：荣誉档案是指企业在各项活动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。荣誉档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动性等特点，真实地反映了企事业单位开拓创新的光辉历程和取得的各种辉煌成就。本文作者就荣誉档案管理问题，与大家探讨如何做好该类别档案的管理问题。 关键词：荣誉档案 管理 1、 前言 一个单位的荣誉档案反映了本单位各项工作在各个历史时期所取得的主要成就，荣誉档案是指单位在各项工作和服务中取得优异成绩并受到上级部门、友好单位、各级领导及社会知名人士的奖励、表彰与称赞所获得的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书、奖章、勋章等种形式的文件及
2、实物，是单位在各个历史时期政绩、荣誉、资格的真实反映，成为单位档案的重要组成部分。 2、 荣誉档案的管理 2.1 荣誉档案的归档制度 荣誉档案是档案工作的组成部分，是一种特殊形式载体的档案。为做好荣誉档案的收集、整理，充分发挥其在生产建设和行政管理中的作用，必须制定荣誉档案管理制度。在荣誉档案制度中，应明确荣誉档案的归档范围、归档要求、分类方法、保管期限等。以便大家共同遵守 2荣誉档案的归档范围主要包括：单位在各项科研、技术及行政管理等活动中获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。但在荣誉档案获奖类别、等级范围的划定上，每个单位要根据自己的实际与需要来设置。 2.2 荣誉档案的归档要求 所有
3、以本单位的名义获奖的实物，均需进行拍照或扫描后，连同实体一起交档案部门保管。当人们利用实物档案不需要借出实物时，可以随时在网上浏览、需要下载、打印时，可走流程审批。 值得注意的是，许多单位对现行有效且正在使用的各类证书，缺乏有效管理的措施。容易造成这些资质证书的丢失。我单位的做法是，由办公室指定专人保管；有新的替代，不再使用的各种证书原件，要求交档案部门保存（除发证机关要求收回外） 。对需要张挂、陈列的奖牌、锦旗、奖状、奖杯等实物，规定应先由档案部门登记、编号，再由分管的职能部门指定专人负责保管；不需要张挂、陈列时，交回档案部门保存。2.3 荣誉档案的类别划分与等级划分 我院自 1990 年建
4、立荣誉档案至今，以拥有荣誉实物 648 件。我院在荣誉档案获奖类别上，设置有：勘察奖、设计奖、科研成果奖、科技进步奖、技术创新奖、重大贡献奖、优质工程奖、大禹水利科技奖、詹天佑奖、欧维姆奖、工程咨询成果奖、QC 小组奖、诚信单位、文明单位、职工之家、先进单位、先进集体、先进个人等。在等级的划分上，分为：国家级、省部级、厅级、金奖、银奖、铜奖、特等奖、一等奖、二等奖、3三等奖、表扬、其他。这样划分后，对我们需要哪一类别或哪一等级荣誉档案的检索，都能顺手拈来。 2.4 荣誉档案的编号 应按荣誉档案管理制度，对每一件收集归档的实物进行分类、编号。使荣誉档案排列有序，便于档案人员对荣誉档案的存、取。档
5、号的位置一般标识在荣誉档案的下面（如形状为奖杯、工艺品类的） ，或者标注在其背面（如奖牌、奖状类的） ，以免影响荣誉档案外表的美观。 2.5 荣誉档案的存放 由于荣誉档案的现状多种多样，凡荣誉档案较多的企业，建议建立独立的荣誉档案库房。荣誉档案原则上应存放在可视性强的柜、架上。不同类型的荣誉档案如奖牌类、奖杯类、锦旗类等可考虑分别存放，以保持外观整体的齐整。存贮档案用的柜、架，宜采用阻燃、耐腐蚀材料，以确保荣誉档案的安全。 单位开展创先评优、企业荣誉展览、或上级来企业视察和检查工作时，常常需要展示荣誉档案，造成荣誉档案管理的难度，并有遗失的隐患。有条件的单位，可将展出品制作成复制品，以保护荣誉
6、档案原件的安全。 如本单位曾建立了一个一、两百平方米的荣誉室，要求将院的部分重大奖项荣誉档案放进去展出，我将其中 50 多件较重要的制成复制品（证书、奖状彩色复印后，购置红色的奖状、证书夹衬托） ，放在荣誉室，后来只剩下 5 件，让我吃惊不少。好在自己早有防备。 2.6 荣誉档案的利用。 4只有有效的管理，荣誉档案才能得以充分利用。为充分利用荣誉档案，可将荣誉档案实行数字化后，在单位 OA 系统上设立专栏动态展示，以营造出学先进、树典型、比贡献、扬正气的企业氛围，教育和激励干部职工立足岗位，做好本职工作，为企业做出更大的贡献。 3 新时期企业荣誉档案管理信息化发展策略的思考 3.1 要有前期投
7、入。首先，加强企业档案管理基础设施投入力度，保障档案管理工作健康发展。要舍得投入，为现代企业档案管理部门配置当前信息化时期所需要的硬件设备，构建完善的档案信息管理网络，配置现代计算机设备与信息数据采集设备，例如扫描仪、数码照相机、文字识别等软硬件设备。其次，要坚持科学发展观的原则引进档案管理部门日常工作需要的档案管理软件，构建系统性的网络管理系统。 3.2 拓展收集渠道。采取多种渠道，强化荣誉档案信息资源建设。一是依据单位大事记收集荣誉档案，按照有关要求进行简化整理、深化著录工作，并将荣誉档案拍成数码照片，进行荣誉档案的信息储备。二是利用报纸、单位主页等各种平台，跟踪掌握重大活动、重要事件、重
8、点工作的线索，及时收集相关报道、图片及录像等材料，进行荣誉档案的素材储备。三是充分利用馆（室）藏资源，查询工作总结、工作要点及会议纪要等档案资料，作为荣誉档案的背景材料储备。四是与各单位综合部门及相关业务部门进行沟通与交流，了解掌握归档单位重大活动的动态情况，以保证荣誉档案信息的真实性和完整性。 4、结语 总而言之，荣誉档案不仅具有记载荣誉、表扬先进、鼓舞士气的功5能，还是单位工程投标、资质申报、对外展示实力等的依据，加强荣誉档案管理对档案工作的可持续发展具有不可忽视的作用。各单位应加强对荣誉档案的管理，对每年形成的荣誉档案都要及时收集，规范整理，科学归档，安全保管，使其真正起到全面真实地反映本单位历史面貌和发挥各种应有法定效力的作用。 参考文献： 1李海军.档案管理信息化之理念探讨以高校档案管理信息化建设为背景J.北京档案，2007.2. 2杨菊洪.建立高校档案信息网络中心的可行性分析J.太原城市职业技术学院学报，2011.1.
