1、1档案员上岗培训试题第一章档案与档案概述档案的特点 p1.档案是直接形成与社会实践活动的原始的记录2.档案是由文件有条件地转化来的3.档案来源广泛，内容丰富，形式多样文件转化为档案的条件是：p1.办理完毕的文件才能作为档案保存2.对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存3.按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案二、档案种类与划分 p以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六方面，简称“六个环节” 。三、档案工作的性质 p20 是一项管理性、服务性、政治性、科学性和文化性的工作。
2、档案工作的基本原则 p22：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 ”档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则维护档案完整与安全，是档案管理的基本要求便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的全宗（定义）是由一个独立机关、社会组织或个人形成的全部档案所2组成的有机整体。立档单位（定义）其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。构成立档单位的主要条件是：1.可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文。2.是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。3.设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权
3、。第二章 公文管理公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。公文概念的基本含义（五方面）1.公文是由法定作者制成的2.公文具有法定的权威和特定的效用3.公文具有法定的规范体式4.公文具有规定的处理程序5.公文与文件、文书的联系与区别常见的公文分类方法：从公文的形式与使用范围上划分通用公文、专用公文。从公文的行文关系和运行方向上划分分为 上行文、平行文、下行文三种。判 上行文是指：下级机关向上级领导或指导机关报送的公文。并行文是指：在同一组织系统中同级机关之间或在非同一组织系统中不相隶属机关之间使用、运行的公文。3下行文是指：上级机关
4、向所属的被领导或被指导的下级机关发送的公文。从公文的机密程度和阅读范围上划分公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类。内部公文指内容不宜对社会公开，只限于机关内部使用的公文。机密公文指内容涉及国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损害的公文。行政机关的公文种类主要有十三类：1.命令（令）2.决定 3.公告4.通告 5.通知 6.通报 7.议案 8.报告 9.请示 10.批复 11.意见 12.函 13.会议纪要公文的稿本是指公文文稿和文本的统称。公文稿本主要有以下几种：1.草稿 2.定稿 3.正本 4.存本 5.副本定稿的定义：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会
5、议讨论通过（批准）的最后完成稿。正本的定义：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。公文整理遵循的原则是遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。公文之间的有机联系主要表现在：公文的来源、内容、时间、形式等方面。公文整理的方法主要有两种：案卷级整理方法和文件级整理方法。1.公文立卷方法（1）运用公文主要特征立卷（按照问题特征立卷、4按照时间特征立卷、按照责任者特征立卷、按照公文名称特征立卷）(2)运用公文主要类型立卷（会议文件、案件材料、信访材料）2.公文立卷操作程序（1）检查、调整卷内公文（2）排列卷内公文（3）卷内公文
6、编号（4）填写卷内公文目录（5）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名（7）填写案卷封面（8）装订公文归档范围的划定必须考虑以下三个要素：1.本机关的职能活动 2.公文办理完毕 3.具有考察利用价值。办理完毕的公文一般应在第二年 6 月底之前向本单位档案部门移交。公文的归档要求1.应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类、立卷，正确划分保管期限，使之达到系统有序。2.归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。案卷题名要简明确切，著名保管期限，卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表。3.归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录一式数份。交案卷时，双
7、方要根据目录清点核对，并履行签字手续。第三章 文书档案管理文书档案整理工作原则：1.充分利用原有的整理基础 2.保持文件之间的历史联系 3.便于保管和利用。文书档案最常用的分类方法 1.年度分类法 2.组织机构分类法 3.问题5分类法。复式结构分类法也称“联合分类法”或“分类法结合”档号编制的原则：1.唯一性原则 2.合理性原则 3.稳定性原则 4.简明性原则案卷目录：它是档案室最基本的检索工具。案卷目录的作用：固定文书档案的分类体系和案卷排列顺序，它概括的介绍案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具，它是文书档案登记的基本形式，是对文书档案进行统计和检查的重要依据。文书档案鉴定工作的
8、基本内容包括：制定文书档案价值鉴定的标准和编制文书档案保管期限表；鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；剔除无保存价值的档案予以销毁或做相应处理鉴定文书档案价值这种方法也被称为直接鉴定法。文书档案鉴定工作步骤：1.在文件归档时确定是否属于归档范围 2.对归档文件确定其保管期限即确定档案的“生存期”3.到一定年限后对档案的价值进行复审。第四章 科技文件管理科技文件的特点：1.专业技术性 2.成套性 3.更改性 4.通用性 5.现实性科技文件编号的要求：1.每份科技文件，必须有独立的编号2.科技文件的编号与所反映的对象的代号相对应3.对科技文件进行编号，首先应编制科技文件编号方案。64.科技文件
9、的编号由代字和代号两部分组成，代字统一使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字科技文件编号方法分为：项目结构编号法和分类编号法工业产品科技文件的更改方法;1.底图的更改 2.刮改 3.更换底图科技文件管理措施1.实行“三纳入”和“四同步”管理实行“三纳入”就是将科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作计划；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和有关人员的职责范围。实行“四同步” ，就是下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情
10、况证明材料。2.将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围3.档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统4.档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查科技文件的鉴别工作 1.完整性鉴别 2.准确性鉴别科技文件归档制度的内容包括：科技文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。第五章 科技档案管理科技档案的概念：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生7产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施1.按照归档制度的规定接收科技文
11、件材料归档2.纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法3.确定和疏通科技档案收集渠道，定向，定内容收集4.抓住重要环节和关键阶段进行收集（1）产品档案抓住样机鉴定阶段；抓住产品小批试制鉴定或产品定型阶段的收集工作（2）工程设计档案抓好初步设计完成阶段；抓好设计结束和总结阶段的收集工作（3）基建档案的收集抓住工程竣工验收阶段的收集工作（4）设备档案抓住设备开箱验收、安装和调试完毕阶段的收集工作（5）科研档案抓住年度总结和成果鉴定阶段的收集工作科技档案整理工作的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用
12、。科技档案分类方案的编制首先，要了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点；其次，要确定明确的分类标准和分类方法；第三，设置科学、合理的类目体系，并以文字叙述或图表的形式将其表达出来。8科技档案分类的方法1.对库藏的全部档案，按种类划分大类2.对每种科技档案进行分类（1） 工程项目分类法：它适用于对基本建设档案的分类（2） 型号分类法：适用于对产品档案和设备档案进行分类（3） 课题分类法；适用于对科研档案进行分类（4） 专业分类法；它是按照科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的方法（5） 时间分类法：它是按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间特征进行类别划分的方法（6） 地域分类法：它是
13、根据科技档案内容所反映的地域特征划分其类别科技档案分类方法的实际应用 1.产品档案的分类 2.基建档案的分类 3.科研档案的分类 4.设备档案的分类科技档案案卷排列的基本方法：1.分类排列 2.流水号排列科技档案鉴定工作的内容 1.对科技档案价值的鉴定分析工作 2.对科技档案质量的鉴别核查工作（准确性、完整性）科技档案保管期限：永久、长期、短期科技档案划分原则是：1.凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应该永久保存。2.凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（长期或短期）3.凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长9科技档案价值鉴
14、定工作的基本精神是：对科技档案的每一个保管单位，采取具体分析和详细审查的方法，逐套、逐卷以至逐份地评定其价值。（直接鉴定法）组织销毁（方法）科技档案的销毁工作，由档案部门执行。销毁应同本单位保密、保卫部门取得联系，并指定专人销毁和监销。销毁人和监销人都要在销毁清册上签字第六章 会计档案与声像档案的管理会计档案的概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反应单位经济业务的重要史料和证据。会计档案的特点 1.行程范围广泛 2.档案类别稳定 3.外在形式多样归档范围 1.会计凭证 2.会计账簿 3.财务报告 4.其他核算材料归档时间会计档案管理办法要求：“当年形成的会
15、计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”在整理工作中，要坚持由会计部门或会计人员负责整理的制度。根据会计法的规定，会计核算材料的整理，本身就是会计工作的一部分。会计档案案卷提名的结构 1.单位名称 2.会计年度 3.会计核算材料的名称、原件会计年度类别保管期限，适用于会计档案形成量比较大的单位。类别会计年度保管期限，适用于大多数的中、小型单位。会计的保管期限分为永久、定期。定期中又分为 3 年 5 年 10 年 15 年1025 年25 年保管期限的档案主要包括：现金出纳帐、银行存款帐以及税收日记账15 年保管期限的档
16、案在各立档单位构成的比例最大，数量较多，包括各类凭证、总账、明细账日记账以及档案移交清册等。“两段式归档时间”1.声像材料要随时归档 2.部分声像材料年终归档，一些零散生产或制作过程相对较长的声像材料，声像材料归档要求（1）归档的声像材料应力求是原底片、原件（原声磁带） 。（2）归档的声像材料要齐全完整。 （3）对归档的声像材料要进行选择和鉴别。照片档案的结构（1）底片（2）照片（3）文字说明照片的分类、组卷（1） 年度专题（2）专题年度根据相应的案卷分析缺少那种要素？时间、地点、事由、人物、背景、摄影者。第七章 档案的保管与保护档案保管工作的内容1.档案的库房整理，即对库房内档案科学管理的日常工作；2.档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全防护。
