1、 浅谈文员的综合素质 素质是提高人的价值、培养，使用和衡量人才的重要概念，所谓“素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。”因此，在新时期的社会中，各行各业工作的人们也被要求与各种的综合素质，文员行业也不例外。 第一章：文员应该具备的综合素质： 总的 说来，“文员人员应当具备业务、智能、心理、道德四种素质”，这四种素质构成了文员素质的有机整体。 一、文员的业务素质 文 员的业务素质表现为与文员的本职工作密切相关的一些能力要求。由于文员工作的内容 的 多样 性
2、 ，所以 对 文员的能力要求也很多，这些能力要求根据文员工作的分类，可分为办事、撰文和技术三种。 （一）办事的能力 “文员部门是办事机构，文员的基本职能就是办事，办事能力是文员工作的重要能力”。“办事能力”是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。 1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察 ,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”。调查研究是文员人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，文员必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料
3、的能力。 2 2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。 3.口语表达能力。这是对文员的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺术。前两条是基本的， 第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。 4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有
4、成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。 5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个文员如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的 成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于文员人员事业的发展至关重要”，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。 还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。 （二）较强的文字处理能力 文字处理能力是文员人员的基本功。文员几乎整天与文字打交道，人们常把文员成为“秀才”，道理正在于此。 “文员人员的文字处理
5、能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多 方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”。 文员人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写3 作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。 （三）熟练掌握办公自动化设备的技能 “随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以文员人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”。这些技术主要包括：微电脑技术、打字
6、技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像 技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，文员人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。文员人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂文员业务又懂电脑技术的通才。一方面文员队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。 二、智能素质 业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，文员人员的 业务素质与他们的智能素质密切相关。 智能素质包
7、括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。 （一）完善的知识结构 文员由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。文员应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求文员人员对每一门知识 都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好文员工作。这种完善的知识结构需要文员在日常搜集整理中要不断学
8、习积累才能完成。 4 （二）思维能力 人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起文员的注意。从文员工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。 1.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、 越复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个文员人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。 2.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方
9、面都是思维的基本功和基本要素。文员人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。 3.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是文员人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇 报情况、请示工作，也要领会。文员人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。 （三）临机处事能力 “临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二
10、要在实际工作中学习和锻炼。文员工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的文员人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是文员人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作 。文员人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。 （四）记忆能力 5 很强的记忆力是文员人员必备的基本功。为了工作方便，文员人员必须善于认人、记人、记事。这就要求文员人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。 （五）自省能力 自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，
11、容易开发智能和增长才干。文员人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完 成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。 三、心理素质 文员人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，文员人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。 （一）坚毅的意志 意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。文员人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要 加强自觉性，克服盲目性；在
12、遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。 （二）随和的性格 性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。文员作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百6 计的完成工作任务。一般来说，对文员 人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。 （三）平稳的情感 情感是人的喜怒哀乐等心理状态
13、。文员的情感是文员对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的文员应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。 （四）应变的兴趣 兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中 形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的文员应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。
14、培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。 四、职业道德素质 职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。文员的职业道德主要表现在以下几个方面。 （一）“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员 ，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”。作为文员人员忠于职守就是要忠于文员这个特定的工作岗位，自觉履行文员的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。 7 （二）兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求文员人员埋头苦干，任劳任怨。文
15、员工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。 （三）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是文员人员应具有的美德。文员人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。文员人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的文员人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。文员人员要把为领导
16、服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要 作用。 （四）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是文员人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是文员人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是文员人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求文员人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不
17、正之风。 （五）恪守信用，严守机密文员人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找文员人员汇报工作，文员人员不准迟到。文员人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。文员人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“文员人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”，因此，要求文员人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。 以上这些素质是文员应具备的一些基本素质，但做好一个文员这些还远不够，这只是成 为一个合格文员的基本素质。由于文员工作的专业性和复杂性，文员工作在实际操作中有很强的艺
18、术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。 8 第二章：文员综合素质的重要性 秘书及文员工作的基本规律，也可称为“李氏规律”，因为它是由著名秘书学家李欣提出的。原文为：“秘书工作必须尽一切可能满足、适应不断发展和变化的领导工作需求。领导工作上的要求在不断提高，秘书工作也要发展变化，以满足这种要求。” (见邱惠德中国当代秘书学家论，西南师范大学出版社 1998 年 3 月版，该书专节评述了“李氏规律” )。 文员人 员是领导的参谋和助手，担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。文员人员的素质如何，直接影响部门和单位的形象，影响党和人民群众的联系。因而，深入研究文员人员
19、应具备的素质问题，对于加强文员队伍建设，提高工作质量和工作效率，树立机关的良好形象，都具有十分重要的意义 一、文员人员综合素质的内涵 文员人员的综合素质是指文员人员的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。文员人员的素质要求 ,不同的时代、不同的国度、不同的社会背景、不同的文化环境以及不同的社会行业是不同的。但一般来讲 ,文员人 员的基本素质大致包括职业道德、知识结构、智能水平及心理素质等方面。 1职业道德 职业道德是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。文员人员必须遵守的职业道德有：爱岗敬业；严守机密；实事求是；服从领导；谦和平等。 2知识结构 对于一个文员工作者
20、而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、行业相关知识。 3智能水平 具体包括敏锐的观察能力；良好的表达能力；出众的记忆能力；自如的社交能力；良好的沟通能力。 4心理素质 文员工作特殊而复杂 的工作特点，要求文员必须具备坚毅的意志、随和的性格、甘于奉献、随机应变等心理素质。 9 二、文员人员综合素质的现状 文员工作十分重要，文员人员在社会主义现代化建设过程中发挥着不可替代的重要作用。虽然从现实分析看出，大部分文员具有较高的综合素质，能够胜任切高质量地完成本职工作，但不可否认，目前实际工作中，相当数量的文员人员在自身综合素质方面也存在着问题，在现代社会文员这个职业日趋普遍化
21、、而文员职业专业化程度不高的情况下，部分文员人员在工作中难免存在各种各样的问题，具体表现在以下方面： 其一，业务素质参 差不齐。目前，在岗文员人员，从文化程度看，从初中、高中、大专、本科到研究生多层次均有，参差不齐。从知识结构看，杂家多，专家少，缺乏相应的专业水平。据调查，很多文员人员是从基层单位或者是从教师中选拔的人才，这些人员或者是在写作能力上，或者是在组织协调能力上比较突出，但因为大都没有接受过系统的文员理论教育，其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应，不是法律、经济等方面的知识欠缺，就是运用现代管理知识和现代科学技术处理信息的能力不足等等。 其二，实践能力普遍欠缺。调查发现，在 12
22、02 名文员人员中，有基层工作经 验或领导岗位经历的文员人员只有 197 人，仅占 16.7%。绝大多数没有在基层工作或锻炼过，大多数是直接从学校分配上岗的，加之缺少在基层锻炼的机会，因而担任管理者或领导者能力不足，这也是文员人员流动不快，在政治上进步比较慢的一个重要原因。目前，党政机关文员队伍中既具有较高的业务素质，又具有较强的综合协调、管理创新能力；既具有文员才能，又具有现代领导才能的复合型、高素质文员人才相当缺乏，这与市场经济和现代行政管理对文员人才的要求极不相适应。 其三，竞争意识不强。社会发展要求文员人员树立强烈的竞争意识，然而在实 际工作中，文员的竞争意识出现了不同程度的淡化。一方
23、面，是社会上对文员工作存在偏见。有些人习惯将文员的职业角色定位为舞文弄墨的 “吹鼓手 “，有的甚至把某些领导出了问题的责任推到文员身上，以致文员的公众形象欠佳，文员职业缺乏应有的吸引力，进而直接影响了文员人员竞争意识的确立；另一方面，文员职位的卑微与领导地位的权威形成鲜明对比，使一些心理素质较差的文员容易滋生自卑心理，造成工作上缺少动力和热情，缺乏信心；再者，文员时常处于被领导、被支配的从属地位，很少有独立自主大胆的开展工作的舞台，导致自主意识淡化，依附心理增强 。 三、文员人员综合素质的培养 （一）自主学习 21 世纪是一个知识左右人类未来，信息构成生存基础的社会。一个文员人员要适应这种10
24、 社会的需要，必须具备学会学习的能力，才能不断提升自己、完善自己。这就要求每个文员人员都必须有能力在自己的工作中抓住和利用各种机会，去更新、深化和进一步充实已有的知识，使自己适应不断变革的世界。 在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面，高屋建瓴，了然于胸；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总 结、边提高，使撰写的文稿血肉俱全；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”；向同事学习，取人之长，补已之短，努力做一个“通才”、“全才”。 要获取以上知识，首先要从培养
25、求知欲入手，激励自己的学习兴趣和学习热情，因为强烈的求知欲是推动学习，掌握知识的巨大动力。其次要养成自学习惯，自学是成人学习，特别是文员人员学习的基本形式，在繁忙的工作之余，安排一定的学习时间并养成自学的习惯。自学的习惯属于积极的习惯，它是文员人员勤奋学习的心理条件之一。再次，要改 进学习方法，由于文员人员学习内容的广泛性和学习时间的零碎性，其学习方法也应该是多种多样的，如计划学习法和随意学习法，集中学习法和分散学习法、博采学习法和专题学习法等，多种学习法可以相互结合，灵活运用。 （二）恪守职业道德 文员职业道德尤其重要，文员是公司领导服务的办公室人员，关键要要以公司为荣，为公司效力，要为公司
26、尽力，就所谓文员人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。有了这个态度，就决定文员在本职岗位上将会是兢兢业业，任劳任怨。文员学会做人包括以下几方面： 1、忠于职守 忠于职守，诚实守信是 文员人员首要的职业道德规范。文员人员要热爱本职工作，充分发挥自己的主观能动性，在平凡的文员管理岗位上干出不平凡的贡献。 文员人员只有诚实守信，才能取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。 2严守秘密 文员人员平时与领导接触频繁，听到领导的许多言论，对领导的工作日程、内容、行踪了解得最清楚，对单位的各个方面的情况知道得很多。这当中有不少属于单位或国家的机密，是一些人打听消息的重要渠道，甚至成为敌人窃取情报的主要对象。一旦泄漏，势必会给单位或国家造成损失，会给国家的安全和利益造成危害。 3求实合作 文员人员是领导的耳目和助手，要了解、传递、综合各种信息，并根据实际情况为领导决策提供建议。因此，文员人员了解情况要实事求是，要深入调查研究，反映情况要真实准确，不能
