1、综合档案管理系统信息化建设摘要：设计院一般使用多种不同的档案管理系统数据库对设计图档进行电子文件的管理。 综合档案管理系统对这些多样的数据整合，以统一、规范的管理模式实现对不同专业档案进行管理；实现以条形码管理为核心的档案借阅流通机制。 关键词：综合档案管理；信息化建设 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 项目背景 我院自 90 年代开始进行电子文件成果整理归档以来，实现了以计算机数据库技术为基础的电子化档案管理。目前我院通过引进和开发系统，管理着包括建筑、规划、市政、测量、岩土以及院文书档案等超过 2000项工程、23 万个各种文件格式的电子档案。尽管我院档案信息化建设工作取得
2、了不俗的成绩，但仍存在两个亟待解决的问题： 档案的管理工作由不同的系统完成，如建筑市政专业使用建筑图档管理系统，规划专业使用 gzpi 规划成果数据库管理系统，文书档案使用超越 2000 文件档案资料综合管理系统等，数据信息被分割，无法实现共享，而且档案管理人员在日常工作中需要切换不同的系统重复操作，工作效率低下，阻碍了档案整体工作效率的提高。 档案日常借阅流通管理只部分实现了以条形码管理为核心的流通管理机制，大量的档案借阅管理工作还停留在原始手工记录阶段，工作十分繁琐。 以科学、规范的管理机制，利用现代化网络技术手段管理我院海量、格式多样的电子档案，提升档案管理水平，提高档案管理效率，是十分
3、有意义的。 1 项目目标 将我院不同的档案管理系统数据库进行整合，以统一、规范的管理模式实现对不同专业档案进行管理；实现以条形码管理为核心的档案借阅流通机制。 建设内容 我院综合档案管理系统项目的建设内容包括：（1）实现对科技、文书档案进行管理；（2）对我院现有的建筑图档管理系统进行升级、结构重组及开放接口；（3）实现图纸批量打印出图功能；（4）将我院泰坦系统数据及规划成果等历史数据转换导入到综合档案管理系统。 项目组根据我院对电子形式存在的图纸和文档的管理要求，以及我院各专业档案资料的借阅流程等，在原有的建筑设计专业图档管理系统智慧 2000 图档管理系统的基础上进行系统升级，经升级后能满足
4、我院的需求，具体如下： 系统用户 综合档案管理系统面向全院工作人员开放，权限设置参考下表所示：软件安全控制 综合档案是我院宝贵财富，为保证数据安全，采取如下手段对数据进行保护： 1、角色权限控制，按照角色级别对用户划分“下载” 、 “修改” 、 “上传”权限，防止档案信息被盗取或篡改。 2、对档案数据每月备份一次，保证遇到意外事故能迅速恢复。 3、对所有下载、修改、删除等敏感操作进行日志记录，便于追溯。 系统维护方案 根据工作计划安排，综合档案管理系统运行后，档案资料室、信息办及其它相关职能生产部门共同参与综合档案管理系统的更新与维护工作，建议如下： 档案资料室：对现存档案室的资料进行系统管理
5、，及时添加、更新综合档案管理系统中的案卷级、卷内级条目；指导并督促各生产部门及相关职能部门按要求进行电子文件上传归档工作。 信息办：协助配合档案资料室收集反馈的系统技术问题并加以解决；对数据库安全备份，并对系统进行维护。 相关职能生产部门：按照我院电子文件归档的要求（具体见关于发布实施技术资料归档实施办法 （修订版）暨启用电子文件归档的通知 ，及时上传应归档的电子文件至综合档案管理系统；系统技术问题反馈给信息办。 系统总体设计模式 由于系统用户覆盖面较广，客户端点数较多，同时，从系统维护的简易性角度出发，也考虑到与现有的信息大厅的整合，采用了 B/S 的设计模式。首先登录到信息大厅，再通过菜单
6、链接进入本系统。 系统数据库选型 系统采用主流的 MSSQL2005 数据库，具有良好的数据处理及响应速度，适合 B/S 模式开发。 开发平台选型 系统采用 JAVA 平台进行开发，开发效率高，安装部署容易，系统维护简便。 技术亮点 1、描述：由于我院各生产专业科技档案以及院内文书档案的成果电子文件归档方式不统一，文件格式也不统一，电子文件的存放介质也是多样的，造成档案资料室对电子文件的系统管理上的困难。 技术亮点：增加了在线电子文件归档方式，明确了归档电子文件格式和命名规则，并通过生成模板进行了电子文件归类。 解决方法：通过对我院相关生产部门、职能部门放开上传电子文件的权限，由相关部门直接向
7、系统进行电子文件的上传工作，并通过生成模板按内容进行电子文件的分类，由档案室进行审核。电子文件格式和命名规则参照全质办发布的归档电子文件数字化标准 。 2、描述：我院的档案资料借阅流程是通过手写登记进行的，不利于统计，工作效率也较低。 技术亮点：利用工作卡号识别我院职工姓名、所属部门等属性，利用条形码功能提取档案资料的目录号、案卷题名等属性。 解决方法：在档案资料人员立卷过程中，打印案卷封面时，系统自动生成条形码并打印在封面上。日常借阅中，通过条形码扫描，能在系统中生成对应案卷的借阅记录。条形码扫描识别的功能，能提高档案管理人员的工作效率，减少失误，也更方便了借阅记录的统计与查询。另外，通过与
8、我院人事部门的全院职工人员数据库对接，在系统的用户数据库中录有职工工作卡号，在借阅过程中，通过输入卡号进行人员识别。项目总体评价 项目按预期完成，建立院内各专业、不同文件格式数据库及系统，实现电子文件的在线归档以及院内共享； 软件分别在档案资料室、信息办及建筑专业进行了功能验证（其中建筑专业图档系统已在第一期验收完毕，并投入了使用） ，共有 9 位档案管理人员、系统管理员参与，其中通过验证人员数为 9 人，通过率为 100%，所发来书面意见同意使用该软件； 软件的设计总体上符合我院对电子文件资料的归档要求，为多专业、不同文件格式的电子文件归档利用提供了方便，保证了实物资料与电子文件资料的一致性。上传的模块设置基本符合电子文件的归类要求，在一定程度上提高了我院电子文件归档的效率，达到了成果管理的目标； 系统批量打印模块一定程度上提高了图纸出图效率。 软件具有较好的可维护性和可扩展性，方便后续维护及升级工作。
