1、1浅谈农业科研档案管理及信息化的应用摘要：文章从农业科研档案在科研管理中的重要意义出发，分析农业科研档案管理的现状和存在问题，并提出应加强农业科研档案基础性数据的收集，将档案管理纳入绩效考核，并利用信息化的手段，提高档案的利用效率和保障档案的安全来提高农业科研档案的管理水平。 关键词：科研档案；信息化管理 农业科研档案是科研档案之一，它详细记录了农业科研人员科研活动中的资料和信息，是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源。农业科研档案管理是现代科研管理工作的重要组成部分，也是农业科研活动的重要环节，无论是科研管理中的项目管理，还是成果管理、人才管理、科研仪器
2、管理等，都与档案管理密切联系。建立完整的农业科研档案是农业科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志，加强农业科研档案管理，能直接提高农业科研管理工作的效率，进而提高农业科研院所的学术水平，对农业科研单位的科技创新能力和可持续发展有着重要的意义。 一、农业科研档案管理的现状及存在问题 （一）农业科研档案管理水平低，档案收集保存不全 大部分农业科研单位都没有完整地收集到应保存的科研档案，这一方面是科研人员普遍存在科研档案意识淡薄的现象，没有认识到科研档案工作的重要性，有些科研人员还将自己科研成果视为个人私有财产，2许多珍贵资料，如获奖证书、专利证书论著等材料不愿上交或推迟上交；另一方面是科研管理人
3、员素质不高，档案意识不强，缺少档案管理的专业知识，对应该归档的档案不清楚，档案归类不明等现象，使一些科研档案没有及时收档。 （二）档案收集重视结果型档案，忽视了基础数据的收集和管理 农业科研档案的形成不同于一般文件档案，由于研究对象是农作物，所以它具有收集周期长、形成时间分散、收集范围广和成果性强等特点。很多科研单位在档案管理中重视的是最终形成的论文，成果和专利等形式的档案和资料，却没有将农作物大田中观测的数据，实验中的记录数据作为应该归档的档案，导致这一部分重要档案随着人员的流动而流失。（三）农业科研档案管理落后，档案利用率低 农业科研档案大部分还是以纸质的形式归档，纸质资源收上来之后，一旦
4、归档往往就被束之高阁、无人问津。导致一方面是档案束之高阁，一方面是科研人员查不到相关资源，导致了科研实验和工作的重复，也导致了资源和时间的浪费。档案管理重收集，轻利用导致无法发挥科技档案为后续科研人员参考和提供有价值信息的作用，也严重阻碍了科技创新力的发挥。 （四）忽视科研档案的安全性 科研档案的管理自从网络化以后就面临安全性等新问题。随着社会的电子化和信息化的发展，科研档案溶入电子化的潮流，大家习惯用网络传递信息，将一部分科研资料在网上利用邮箱发送，QQ 上传，转发或3直接传到网盘，导致有些保密性资料泄漏，或者被国外的媒体所转载等等。 二、提高农业科研档案管理的几点建议 （一）普及档案教育，
5、将档案收集和管理纳入绩效管理 各单位领导应充分意识到档案工作的重要性，高度重视农业科研档案的教育和管理，将档案收集和管理工作纳入绩效考核中来。一是要加强和普及档案知识的培训和宣传，教育科研人员作为一线的档案收集的人员，要重视档案的收集和管理，明白档案的重要意义，主动加入档案工作中来，他们能否按时并完整地提交科研档案，是加强档案管理的第一步。二是要加强科研管理人员在档案等相关业务上的学习和培训，科研档案管理人员要充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任，及时督促科研人员归档。此外，最关键的是要将档案收集和管理纳入科研人员和管理人员的绩效管理中来，档案收集和管理作为科研管理的重要方面，也应是绩
6、效考核的一个必不可少的因素，科研单位要制订和完善科研档案管理的办法，并将这个办法的执行与绩效考核挂钩，使科研人员和管理人员依照办法执行，并严格遵守相关规定，这样才能保证档案收集的数量和质量。 （二）重视对农业科研活动过程中基础数据信息的收集和归档 农业科研活动是一项长期性的探索过程，这个过程是非常珍贵的，有些农作物的研究要花科研人员几年或几十年的过程才能探索和弄清楚某一方面的问题，正因为作物的周期性太长，从事这一方面的科研人员也许一辈子都无法重复同一个实验，因此，这种科研人员的探索的过程4是一笔珍贵的财富，应将科研探索活动中记录的数据和信息作为一项重要的档案来记载和归档。国家近几年已经充分意识
7、到这个问题的存在，并在国家层面上支持了一些基础数据收集和上传的工作，作为一个科研单位，也要与时俱进，充分认识到这些数据的重要性，高度重视这类档案主要是实验记录本形式存在的科研档案的收集和整理，将这些珍贵的资料保存起来，给后续科研人员参考和利用。 （三）加强档案的信息化管理，提高科研档案的利用率 利用现代技术和高科技手段规范科研档案管理，要在做好保密工作和保护好知识产权的前提下，有步骤、分批次、循序渐进地推进科研档案目录数字化、全文电子化，建立科研档案管理电子通道，实现资料和信息的网络传输、接收与筛选，不仅可以提高档案管理的工作效率，还可以提高农业科研档案的管理水平。科研档案利用率低是普遍存在的
8、问题，主要方面是科研档案很多是纸质形式保存，保存下来后，除了档案管理员和以前使用过的科研人员外，别的科研人员根本就不知道有这个资料可以查阅，这是造成档案利用率低的主要原因。因此要改革现有的情况，将档案分成纸质档案和电子档案同时保存。没有电子档的资料，档案管理人员应通过扫描等方式进行档案电子化管理，使每一份档案都同时具有纸质和电子版本两种形式。做好纸质和电子档案的分类和归档，对非保密性的文档归档后要及时在本单位公布归档目录，条件好的单位应建立档案管理系统，在单位内部方便科研人员及时查询和参考。 （四）重视农业科研档案的安全性问题 随着现代办公信息化、网络化和无纸办公的要求，必然会带来农业5科研档
9、案管理的安全性问题。大家在不知不觉中使用网络的同时，常常也会导致信息的外泄。因此一定要做好档案安全和保密知识的培训和宣传，树立安全性的意识，提高档案的安全防范意识，从思想上来抓档案的安全性问题。一方面要防止网络中的不安全因素，防止网络黑客攻击和严密防控电脑病毒，所有资料都要做好备份存储工作；另一方面，加强科研人员教育和培训，让科研人员明白哪些资料是应该保密的，对保密性资源，在传送过程中不能使用网络形式传递，应该放在专门的保密电脑中，使用光盘的方式邮寄。此外，科研人员在查阅科研档案时要严格按档案管理的规定使用资料，一般只在单位内部使用，并且不外传相关资料。 农业科研档案的管理是一门专业性很强的工
10、作，也是全体科研人员共同努力的结果，作为一种直接记录科研工作者从事科技活动的最直接的原始信息材料，这是一笔珍贵的资料，不仅可以为科技信息资源的开发和利用提供重要的资料和信息，而且对科技成果的开发推广、转让以及进一步的研究具有重大意义。我们要通过做好档案管理工作，提高档案使用效率，通过对科研档案信息资源的寻觅、存储、揭示、分析、归纳综合加工和深化，来挖掘档案中的信息和资源，最大限度地开发科研档案信息资源，充分发挥其潜在价值，为后期的科研活动提供参考，同时避免重复研究，提高科技创新力，加快科技成果转化。 参考文献： 1梅盈洁，等.加强农业科研档案管理提高农业科研管理水平J.农业科技管理，2011（02）. 62毕保良，等.浅议高校科研档案管理的问题及对策J.农业科技管理，2010 （06）. 3丁余微.A 大学 B 学院科研管理现状与对策研究D.吉林大学，2013. 4葛翠玲，等.信息化时代高校的科研档案管理J.西安文理学院学报，2007（03）. （作者单位：中国热带农业科学院热带生物技术研究所）
