1、1浅谈投标商务工作的规范管理提要：作者结合自己的工作实践,论述了对企业资信、业绩、投标文件等商务资料实行专人分类管理的必要性以及具体的管理方法，同时详细阐述了企业投标商务管理系统的建立、管理、使用和维护等。 关键词：投标 ；商务 ；规范 ； 管理 Abstract: combined with the authors own working practice, elaborated on the corporate credit, performance, bidding documents and other business information necessary to impleme
2、nt special classification management and specific management, also detailed the system of bidding business management establishment, management, use and maintenance. Keywords: bidding; commerce; SPECIFICATION; management TU723.2 前言: 近年来，由于国家实施积极的财政政策，不断加大对基建产业的投资力度，既给建筑施工企业带来空前的发展机遇，也使企业及其子公司的经营规模得以
3、迅速扩张，企业效益不断增加；但同时,也应清醒地认识到，由于建筑行业科技含量不高，行业准入门槛较低，导致施工企业不断增加，不正当竞争、恶性竞争现象屡禁不止，再加上一些业主为了达到优选施工队伍的目的，也不断提高资格预审和投标商务工作的难度，2在有限的时间内，对投标申请人的资格认定、人员、业绩的评定级别层层加码，要求投标申请人交验各种原件的情况更是司空见惯，从而导致投标人稍有不慎，就可能废标;更有甚者，还招致业内通报，严重破坏了企业形象。因此，在新的市场条件下，如何搞好商务资料的统一、规范管理，提高商务人员工作效率，减少失误，就成了当前投标工作中的一个重要的课题。 一、明确商务资料的内容，实行专人分
4、类管理。 根据资格预审和投标商务的一贯要求，商务资料主要包括企业资信、企业业绩和资审、标书文件存档三个部分。 1、企业资信部分。企业资信是商务资料的主要组成部分，它主要包括企业基本情况、企业法律证明文件、企业财务状况、企业安全质量情况、人员情况、机械设备情况和企业所获得的荣誉情况等。为更好的管理这些商务资料的原件，我们通常采用归口管理的原则，将这些资料分配到各个相关部门进行管理。 企业基本情况由企业编投标部门根据企业不同阶段的发展变化，及时予以更新，要求做到准确反映企业当时的真实情况。 企业法律文件应由各归口职能部门分类管理，如企业营业执照、资质证书、组织机构代码证等由企业管理办公室统一管理；
5、安全资格证书、三标（质量、环保、职业健康）认证证书等由相应的安全质量环保部门存放管理；计量合格证书由计量测试部门存放管理；银行开户许可证和税务登记证由财务部门存放管理。以上法律文件均由投标部门根据工作需要及时借用和归还，同时做好相关记录。 3企业财务状况主要体现在财务报表和审计报告上，为方便投标工作，近三年的财务报表应有一份存放于投标部门，并注意及时更新。 作为商务投标资料企业安全质量情况，主要体现在年度安全、质量报表上，应由安全质量环保部门妥善管理。 企业人员情况，主要是指能服务于商务投标的企业中、高级专业技术人员。经常用到的是投标人员的毕业证、职称证等相关证件，这些证件均应采用集中管理的形
6、式，存放于人力资源部并统一造册编号管理，做到随用随调。对于注册类证件管理，应由人员相对应的职能管理部门分别负责。比如：一级注册建造师证书的培训、取证和管理，应由企业管理部门负责；注册造价工程师证书的培训、取证和管理，应由造价管理部门负责；注册会计师的培训、取证和管理，应由财务部门负责；注册安全工程师证书的培训、取证和管理，由安质部门负责；一级结构工程师、土木工程师、一级注册建筑师等证书的培训、取证和管理，应由工程管理部门负责；检测工程师的培训、取证和管理，应由计量测试中心负责。 企业机械设备情况主要由企业机械设备、试验仪器总表和相应发票、图片资料等组成，应由设备部、财务部以及投标部门共同协调建
7、档完成，资料扫描件存档于投标部门。 企业的各类荣誉证书、奖牌等统一由企业档案室存放管理。 2、企业业绩部分。企业业绩是商务资料的主要构成，它主要包括企业已完成或在建项目的中标书、合同书、竣工验收证明、业主评价和项目获奖证书等。施工业绩的责任单位主要是企业档案室、工程部、各项4目部。各部门分别明确资料的收集责任人，共同完善项目业绩台帐和各类资料归档。投标部门要指定专人配合，并针对项目经营投标需要，重点追收项目建设过程中的中标通知书、合同、评优评先文件、竣工验收报告、主要图纸和结算资料等证明材料，并登记每个项目实际完工的结构物、特殊施工技术、先进工艺工法、获得的荣誉等资料，同时及时更新和完善商务信
8、息系统。企业业绩资料通常在企业档案室归档，按铁路、公路、城市轨道、水利水电、机场等工程类型和时间顺序分类归档，建立档案编号，随时备查和调用。 3、资审、标书文件的归档。这些文件作为已完成资料，通常很容易被大家所忽视，但这些资料是所有商务编标人员心血的凝结，也是商务人员工作经验的累积，经常查看，可以不断总结经验，提高业务水平。这些文件资料的电子版要全部归档在投标部门，安排专人负责定期向各专业相关人员收集归档，同时在投标部门的主存储机和硬盘上做好备份。中标项目的资料还应刻录成光盘，加贴标签便于查询，多种方式的备份主要是防止机械故障或者各种原因引发数据丢失。 二、建立完善企业的投标商务信息管理系统。
9、 明确了商务资料的内容，并完成了各类资料原件的分类存放，并不等于投标商务信息资料库的建立完成。要想将这些资料最大限度地应用于投标商务工作，必须建立完善的企业投标商务信息管理系统。 所谓投标商务信息管理系统，就是将企业资信和企业业绩两大部分所涵盖的所有商务资料进行扫描后按照特定的文件格式建立起来的电子文档信息管理资料库，该资料库属企业的重点保密资料。 5由于此项工作涉及的内容广泛、工作难度较大，所以要求商务录入人员具有高度的责任心和严谨的工作态度，做到资料齐全、真实可信、文整美观、查找方便。特别要重点做好各类专业人员的身份证、毕业证、职称证、岗位资质证书、获奖证书等，要求齐全和相互对应。同时要求
10、机械设备、试验仪器总表中所列的设备仪器要有相对应的发票票据，并重点确保发票的真实性和可信性；对已完和在建工程业绩，要做到中标一项，收集一项；完工一项，整理好一项；扫描存档后要及时更新商务信息系统，以方便投标使用。这样做，既能极大地减轻商务人员的工作量，又能确保工作质量，避免发生错误，从而使中标机率得到极大的提高。 三、做好商务信息管理系统的补充和更新工作。 1、商务投标人员简历资料模块的补充。 近几年以来，由于行业竞争不断加剧，各项目业主对投标人的选择苛求现象也日益严重。如：在一些投资并不大的二级公路项目的招标上，有的业主也强制性要求各类人员均需具有高级职称；又如，在一项施工难度并不大的项目招
11、标上，有的业主强制性要求投标人投入几倍以上的人力资源，仅隧道工程师就达 10 人以上，且还需提供候选人，等等。这样一来，有可能在很大程度上造成了标书上拟投入人员与实际中标后投入人员的严重不符现象。但在投标阶段，作为投标人也只能无条件地满足业主的强制性要求，因此可能会存在疲于应付、东拼西凑等现象，从而为整个投标工作埋下隐患。 为了达到既能满足业主要求，又能快捷准确地完成商务投标工作的6目标，编标人员应按照工程项目分类以及人才结构、地域要求等不同情况各编制多套资料模块，并使之格式化，使相关人员的相关证件、资历与工作简历最大程度上满足于相应工程项目的特点要求。这样既做到编标人员的最佳利用，也能进一步
12、加强商务资料的格式化和程序化管理，同时也提高了商务人员的工作效率。 2、业绩资料的补充。 业绩资料的补充，一方面取决于完工项目资料的及时收集，另一方面还在于企业对各分公司业绩的统筹协调，如：当出现某分公司桥梁业绩较多，而某分公司长大隧道业绩较多等现象时，企业总部应尽早考虑、合理调配，以最大限度地利用业绩资源，从面避免各分公司之间因业绩结构不合理，而满足不了业主要求。 结束语： 要想抓好商务资料的统一、规范管理工作，离不开编标人员的积极性和责任心。商务资料的收集、整理、建档、借阅，乃至整个管理工作的每一个环节都需要全体工作人员具备高度的工作责任心和处处以企业利益为重的大局观念。要想使每一个工作人员都做到这一点，就必须导入先进的激励机制，只有用先进激励机制激励人、鼓舞人、督促人、处罚人，才能使人人齐心、人人用心、人人尽心，才能真正提高企业的商务资料管理水平，搞好商务资料的统一、规范管理。 参考文献： 1、 施工企业加强对招投标及施工过程资料管理 闫雅民 2005 西部7探矿工程 2、施工企业数字化投标资料库的建立与维护 刘正民 2009 陕西水利 作者简介：石永芹，女，生于 1970 年 6 月 8 日，现任中铁十二局集团第三工程有限公司经营中心副主任 工程师山西太原 030024
