1、1议地质档案电子文件管理工作中的现状与对策摘要：作为地质工作服务社会的主要载体，地质资料的重要性正逐渐被人们所认知，需求量更是与日俱增，近年来，国家地勘投入沉淀的资料量与服务量增涨迅速，地质资料相关制度也从过去的注重汇交保管向注重开发利用转变。然而，当前的地质资料工作存在服务体系不健全、服务标准不完善、服务基础较薄弱、服务观念较落后等诸多问题，使地质档案资料潜在的巨大价值未能得到充分发挥。因此，必须加强电子文件管理工作，最大限度地满足经济社会发展对地质档案资料的需求。 关键词：电子文件 特点 问题对策 中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号： 随着电子计算机和通信技术的进一步发展
2、和深化，特别是办公自动化系统在机关、企事业单位日常办公中的广泛运用，由此产生的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等都是属于电子文件。电子文件是文件的一种，它具备文件的所有属性，同时电子文件又以数字形式进行记录，并由计算机等设备进行加工和处理。因此电子文件具有一般文件的特点，同时也具有独特性，表现在以下几个方面： （1）整理过程简单，管理灵活。一般意义上的档案管理模式是由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，按年份将文件归档。这种档案管理模式对前期的档案整理分类要求很高，自然也就需要档案人员在这一环节上倾注更多的时间和精力。然而电子文件与传统纸质文件不同，它2可以在产生之初即时归档。因
3、为电子文件依赖于计算机管理信息系统，并且一个单位的文书处理人员、业务人员和档案管理人员在共同的办公信息管理系统中办公。比如文书处理部门可以灵活处理电子文件的定稿，一方面可以将需要归档的电子文件根据需要整理后交给档案部门直接归档，另一方面也可以利用计算机网络管理系统将平时各个部门所产生的文书汇总后传送给档案部门，档案部门再按照利用者的需求，尽快将有归档利用价值的电子文件下载或者刻录成光盘的形式保存下来，最后作为电子档案归档。 （2）载体信息容量大，易存取。因为传统的纸质档案是以实体的形式进行归档保存的，当然离不开大型库房作为存储空间，而电子文件是依附于各种载体存在的，这些载体的信息容量是前所未有
4、的。并且电子文件不需要依赖于巨大的库房和装具，既可以节省存储空间，又大大减少了人力、物力和财力。 （3）简化了利用手续，便于检索和利用。在传统纸质档案环境下，利用者如果要借阅档案，就必须到档案室或档案馆办理手续，查阅后假如需要档案复制件，还需进一步申请。在电子文件管理信息系统中，由于档案管理部门和办公室业务部门共同使用一个储存电子文件信息的数据库，用户无需亲自到档案馆，直接利用办公室电脑连接档案部门网站即可查找并利用所需档案，并可方便快捷地进行复制和存储。 一、目前电子文件管理中存在的问题 从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管
5、理电子文件时就不3能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。 （1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。除此之外，因为电子文件的信息内容和载体是不在一起的，电子文件的存储信息可以任意扩展、浓缩或者改变它的存储空间，也可以通过操作系统变动
6、在硬盘上的位置，或者将电子文件从原来的存储硬盘中拷贝到其他的存储载体，或者通过网络进行公开发布。由此可见，电子文件时刻都处于被改动、窃取、甚至消亡的境地，这就更加危害到了电子文件的真实性和可靠性。 （2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的 保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件
7、的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化4或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜绝此类问题，还需要电子文件的管理者认真琢磨和继续探索。 （3）不能保证电子文件的法律凭证作用。电子文件作为一种新生事物，因为无法确保其真实性和可靠性，所以其法律凭证作用与纸质文件相比，略显不足。可是，虽然由于技术上的 缺陷，我们不能确保电子文件的真实性和可靠性，但是这并不表明
8、所有的电子文件的可靠性和真实性就该受到质疑。同时，随着计算机技术的进一步发展，电子文件的数量与日俱增， “证据” 、 “证明”的这种作用必然就会慢慢依赖于电子文件。不可否认的是，目前要使电子文件的可靠性和真实性得到有效保障，就只能依靠法律的帮助。也就是说有关部门要加强电子文件立法，确保严格有效的法律支持，借助法律的强制作用来约束人们的行为，对于那些专门靠破坏信息技术来窃取、修改电子文件信息的不法分子必须要依法进行严厉惩罚。尤其是在网络环境下，有关部门需要对电子文件在网络上的传播和利用进行规范，以此来维护电子文件的知识产权。对于在网络上随意不负责任地传播利用别人研究成果的行为，要进行严 厉打击和
9、惩治。只有将电子文件管理合法化，以法律条文的形式确定下来，才能充分实现电子文件的法律凭证价值。可是，事实却是目前有关电子文件的法律规范还很不完善，无法适 5应当下电子文件迅猛增加的趋势，因此，制定适合电子文件管理的法律也是需要解决的问题之一。 （4）网络的广泛应用，给电子文件的管理带来了一系列新问题。计算机网络化的不断进步，使得电子文件在各行各业都不同程度地大量形成，并有日益发展的趋势。由于电子文件的独特性，使得和普通的纸质文件有所区别，带来了一些新的管理问题。 “网络化”引起“文档一体化”，扫除了传统时间和空间障碍，更新了传统档案室的工作模式。总而言之，网络化带来了文件、档案管理的新变革，与
10、此同时，也对我们的管理工作提出了挑战。 三、加强电子文件管理的技术措施 电子文件是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。在技术上主要可采取以下措施： 1.1 签署技术。对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出，同时还带着一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的“笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计算机数字转换器用来捕获手写签名，同时对电子文件的内容、结构等进行打包处理。采用证书式数字签名者需要向6专门的技术管理机构注册登记，
