1、1论如何做好高职院校两地办学的档案管理工作摘要：本文就一块牌子，两地办学学校档案管理工作出现的问题和解决措施，阐述了几点看法。一是两地办学后学校档案工作存在的问题；二是两地办学后学校档案工作如何管理。 关键词：高职院校；两地办学；档案；管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 引言： 党的十八大报告中提到建设学习型、服务型、创新型的马克思主义执政党。作为高职院校的档案管理人员，如何做好两地办学后的学校档案管理工作，为构建和谐校园、为全校师生做好服务工作是我们面临的新问题。前几年教育体制改革，高校扩招、两地办学、几校合并成为高校改革的重要模式。一块牌子，两地办学可满足办学之需，开拓
2、发展空间，扩大办学规模和服务领域，提升学校竞争力，为学校未来发展带来机遇，同时也给档案收集、管理和利用等工作带来了影响。面对这些新问题，两地办学后学校档案管理部门应采取行之有效的措施，确保档案工作顺利进行，更好地为学校发展服务。 1.两地办学后学校档案工作存在的问题 21.1 两地办学期间形成的文件材料和单地办学的档案材料存在散失现象。在两地办学期间，人们关注的更多是通过机构和人员的调整来实现人、财、物等资源重新优化配置，而对档案部门及其档案的特殊性认识不清，工作不稳定，工作不能按常规办理，给档案部门的收集和管理工作增加了难度，甚至在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处
3、理，导致一些珍贵档案材料该移交的没有移交或丢失，影响档案的完整性。 1.2 难以做到集中管理。根据高等学校档案管理办法规定：“对学校分立或合并，其档案应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案管理部门统一保管” 。而事实上，两地办学的学校校区处在不同地理位置，两地办学过程中由于面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生住宿保障等一系列问题，加之两地办学前档案管理水平、人员素质不同，使两地办学后档案难以做到集中管理。 1.3 两地办学后档案工作网络不畅通。两地办学后人员重新划分，原有的档案工作领导和档案人员发生了变化，新的档案工作网络因校区办学、管理上的分散性、兼职档案人员与综合
4、档案管理人员之间联系困难等因素使新的档案工作网络建设存在不畅通等一系列实际问题。 1.4 档案管理队伍不稳定，影响档案工作的日常维护。现今整个社会环境人才流动成了一个大趋势，这是经济社会发展的需要，但是档案管理队伍的人才流动却严重影响到日常管理工作，大多数人员还来不及上手就换工作岗位，导致许多应及时归档的材料累积，最后甚至流失，造成档案的不完整。 31.5 档案利用受限。长久以来，档案主要是为各级领导决策，为机关各部门工作提供参考服务，而为教学服务科研服务则相对较弱。一些档案利用受地域的限制，利用面变狭窄，查阅起来特别困难，既耽误时间，又浪费人力。而且目前多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统
5、的手工层上，游离于先进信息技术之外，虽然配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录著录，档案利用无纸化、电子化、网络化程度不高，更谈不上在网上查阅利用档案。管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。 2.两地办学后如何管理学校档案工作 2.1 制订科学的档案管理制度，做到依法管档。重新制订适应本单位档案管理制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是两地办学后高职院校做好档案工作的关键。一是要用制度规范档案工作；二是用制度保障档案管理工作，确保档案工作有序开展。 2.2 增强档案意识，自觉维护档案的齐全完整。档案文件材料未能及时收集归档的重要原因是部分领导及教职工思想不够重视。因此，两
6、地办学后高职院校将强化档案意识作为做好档案工作的重要前提。通过学习档案法律、法规、制度与宣传工作，增强各级领导、广大教职工的档案意识，使之充分意识到档案是党和国家的宝贵财富，是各项事业得以延续和发展和重要条件，是不可再生和替代的信息资源。因而动员广大教职工根据档案法的要求，自觉维护档案的完整与安全，积极支持学校档案部门的工作，使重要的、具有保存价值和文件材料及时归档，便于档案的集中保管和利用。 42.3 合理配备、增加档案人员，加强档案工作网络建设。建设一支忠诚事业、精通业务、结构合理的档案工作人员队伍，是两地办学后高职院校档案管理工作摆脱困境的重要保障。对此，首先建立好档案室的工作队伍，确保
7、一定数量的专职档案人员，力求这支队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面都比较合理，便于发挥整体效应；其次大力加强档案工作网络建设，发挥各部门兼职档案员的作用，使校内的资源充分共享。档案工作涉及到学校各个部门、各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。两地办学后，要根据高职院校档案工作的发展需求，建立新的档案工作网络，明确两校区档案工作的分管领导、各立卷部门分管负责人及兼职档案人员，加强业务培训，以此提高档案员的工作水平。 2.4 明确档案工作目标。一方面是明确档案工作目标，即明确档案工作总的发展方向，可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，通过避部优化，使具体工作的开展有利于促进总目标
8、的实现；另一方面，明确档案工作止标，便于加强日常管理，有利于调动档案人员的积极性。根居确定的新目标，进一步加强自身建设，提升自身综合素质，完善各种配套的管理措施，并注重调查研究，不断解决档案工作中出现的新问题，促进档案管理工作的健康发展。 2.5 不断创新、提高档案利用的方法和技术。档案部门长期以来所提供的诸如阅览服务、提供复制件、制发证明材料、档案编研服务、参考咨询服务等传统服务方式，为满足档案利用者的各类利用需求提供服务。但在现代化技术比较发达的当下，传统的利用方式方法已难以满足档案5用户的需要，档案利用需提供多样性。为了更好地满足档案利用者的档案需求，高职院校应该根据社会发展需求，适时推
9、出特色服务项目，以满足特定档案利用者的需求。如加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡，开通宽带互联网、电脑查阅、电话服务等工作，做到主动提供服务，千方百计为师生提供方便，这样做不仅使档案利用范围扩大了，查找速度加快了，利用者可享受到优质、便捷的信息服务，而且利用效果十分明显。 3.总结 21 世纪，机遇与挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的脚步便会滞后，因此，两地办学的高职院校档案管理工作应面对改革的新形势，立足跨区域办学的现状，采取积极有效措施，促进档案工作新里程。 参考文献： 1张智涛,谈档案工作如何为构建和谐社会服务， 管理学2009年 12 月. 2殷华杰、董玲，怎样才能做好合并后的学校档案管理工作， 改革与开放2009 年 04 期. 3许惠平，浅谈高校档案的综合管理及利用J，吉林广播电视大学学报，2001（1）:18. 4单鹏翔，新世纪高校档案管理工作的实践探索J，兰台内外，2004（5）：36. 5韦明珠，浅析如何做好高校档案的利用服务工作，柳州师专学报，2009 年 8 月. 6
