高校外事档案管理工作存在的问题及对策初探.doc

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1、1高校外事档案管理工作存在的问题及对策初探摘 要:在高等教育国际化的背景下,外事档案管理成为高校外事工作的一项重要内容,其重要性日益凸显。总结了高校外事档案呈现的特征,分析了当前高校外事档案管理中存在的突出问题,并提出了相应对策。 关键词:外事档案;国际交流;管理 随着我国经济的快速发展以及日益增长的文化交流的需要,高等教育国际化已成为一种不可逆转的发展趋势。国际高校间在教学、科研、引智、师资等方面的交流与合作越来越密切,外事活动不断增多,产生并积聚了大量具有保存意义的文件档案,这些真实记录的文件材料是高校对外交流与合作的真实写照,代表着学校国际化进程的发展前沿,更是重要的无形资产与文化财富。

2、因此,高校外事档案管理工作则显得尤为重要,规范化、科学化的外事档案管理已迫在眉睫。笔者就目前高校外事档案管理工作的特点与现状进行了分析,并针对存在的问题提出相对应的解决策略。 一、高校外事档案呈现的特征分析 高校外事档案是指学校或教师、学生个体,与国外团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的,作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像载体材料以及其他各种形式的原始文件。由于高校外事工作的特殊性,外事档案也具有不同于其2他档案的特质,主要表现在以下几方面: (一)国际性与涉外性 外事档案是在高校在国际交流与合作活动中形成的文件材料,而国际交流的主体涉及到外国团体和

3、国际友人,其交流的内容也反映的是国际交流活动的总体情况。因此,无论是从外事活动的主体还是内容来看,外事档案都具有明显的国际性、涉外性。 (二)语种的多样性与专业性 外事工作中必然会形成大量外文材料,在收集、整理、归档中必须保证这些文件的原始性,这就造成了外事档案的描述形式也与其他档案有所不同,具有多语言性的特点。通常在外事档案的管理中,凡是重要的文件、协议或学术文献等,均须有中文译本。 (三)来源的双向性 国际交流活动是一个双向的过程,引进和输出并重。因此,外事档案不仅是“请进来”交流合作的产物,而且也是“走出去”访问考察的产物。 (四)内容的广泛性与阶段性 高校外事档案的来源和内容广泛,这是

4、由外事工作的对象职能决定的,涉及到留学生培养、外事接待、外籍教师管理、援外培训、出国管理、合作办学、科技合作、学生交流等方方面面,在这些活动中形成的外事档案随着某项外事活动的结束而归档立卷,具有阶段性的特点。 二、高校外事档案管理工作中存在的问题 完整、准确、系统的外事档案信息资源可以为学校的创新发展与国3际化服务,外事档案管理工作的成功与否,直接影响到学校在国内外的知名度,影响到学校工作效率的提高甚至关系到学校的发展战略等。目前高校外事档案管理工作中尚存在一些突出的问题,主要表现在以下几方面: (一)外事档案管理意识不够,档案收集较难 近年来,高校间的对外交流活动越来越频繁,在这过程中产生了

5、包括合作框架协议、照片等在内的大量档案史料,但是目前高校普遍对外事档案的管理重视不够,缺乏责任感,外事部门与档案管理部门间的协同机制也不够完善。有些外事档案被当作是简单的资料保管,缺乏长远的眼光;随着高校国际化进程的推进,外事工作人员工作量加大,无暇顾及外事档案的收集、积累、归档和管理;部分出国合作科研的教师也缺乏档案意识,不愿意将资料交存档案部门共享资源,这就使得大量有价值的资料没有得到妥善保存,造成外事档案收集不齐全,不利于外事档案的开发和利用,同时管理队伍中缺乏兼备外事背景、外语能力、档案管理的专业人员。 (二)外事档案管理的信息化程度不高 外事档案是历史资料,更是信息资源,但是目前档案

6、的收集、整理、归档等工作还是简单的手工操作,外事档案管理的网络化、电子化、信息化程度不高,对电子档案与纸质档案共存的档案管理缺乏经验,信息资源共享和利用率较低,影响了高校外事工作的快速发展,制约了外事资源为高校教学、科研、人才交流服务。 (三)外事档案管理体系尚需进一步规范完善 4由于对外事档案管理的重视度不高,其收集、保管的过程往往比较随意,且大部分属于兼职管理,缺乏档案管理的专业知识,没有形成规范化的工作程序,造成许多材料分散、毁损、无法及时归档甚至丢失。在外事档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段,不同职能部门之间的协同机制不够完善,管理制度体系也不够健全,不利于外事档案的科学利用。 三

7、、新形势下高校外事档案管理的对策研究 (一)增强外事档案管理意识,促进外事档案管理的系统化、科学化 随着高校各项体制改革的不断推进,高校从领导到普通教职工都必须强化外事档案管理意识,深刻了解到此项工作的重要性。同时要加强对外事档案工作重要意义的宣传,实现高校外事档案工作从收集、整理到利用的一体化管理,推动外事档案管理工作与对外交流合作共同发展,从而促进学校各项事业的稳步发展。 (二)完善外事档案管理机制,健全管理制度体系 外事档案管理工作必须有章可依,因此,除了在思想认识上应引起足够重视外,还应从学校层面建章立制、规范管理,完善学校外事档案管理办法,使外事档案的管理逐步规范化,确保重要材料的正

8、确无误及其完整性;另一方面,理顺高校内部不同职能部门间的管理机制,做到分工明确、协同合作,确保外事档案不遗失、不缺损。 (三)运用现代技术手段,加快外事档案管理信息化进程 由于计算机技术和网络技术的迅速发展,外事档案信息的采集、处5理和利用非常便捷,这给外事档案的开发和利用带来了广阔的空间。在管理过程中引进信息网络技术,开发丰富的信息资源,便于快速、安全、便捷的提供服务;建立外事档案管理信息系统,建设外事档案信息网站,方便管理和用户查询;同时采用各类技术手段,将外事档案数字化,便于保存、利用与共享。 (四)加强高校外事档案管理人员队伍建设 加强业务培训、学习、交流,提高管理人员专业技能、外语水

9、平和计算机应用能力,构建一支既具备专业化的档案知识水平,又懂现代化的管理思想,既懂得外事政策,又精通外语的外事档案管理人员队伍,提升管理人员外事档案管理水平。 参考文献 1于傲,于哲. 初探高校外事档案管理工作.兰台论坛.2012, (12):25 2郑平. 新形势下的高校外事档案管理探讨.2006, (10):28-29 3王晶. 新时期高校外事档案信息化管理的探讨. 陕西档案. 2009, (4):38 4谭一红. 高校外事档案管理与对外交流. 昆明理工大学学报(社会科学版).2002, (2):106-108 作者简介 孟成民(1981- ) ,男,江苏东台人,华南农业大学研究生处助理研究员,研究方向为高等教育管理。

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