1、1企业文书档案现代化管理的探讨【摘要】信息化社会飞越发展，迎来了现代化办公设备的广泛应用大量电子文件应运而生。无纸化办公的步伐日益加快科技的发展给社会经济效益划上光辉的一笔。文书档案管理带来了一轮新的变革。无纸文件的产生改变了传统的管理模式。顺应电力快速发展形势加快企业文书档案现代化管理建设。 【关键词】电力企业；文书档案；服务 引言：文书档案管理作为各行业企业 MIS 系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很至关重要的作用。随着企业办公自动化系统的启用，文书档案日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了更高的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资
2、源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。目前企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理现代化的同时，加强管理的规范化工作。 1.信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求 20 世纪末美国面对日益激烈的全球竞争形势提出了”信息高速公路建设的战略此战略主要是为了提高网络的传输速率和宽带。该战略的施行收到了良好的社会经济效益使美国的管理成本大幅度的降低、竞争力大大增强。同时许多国家纷纷效仿美国制定了相类似的信息发展工程，2出现了一种争先利用先进科学、技术来改善企业经营管理的局面。可见，信息技术的开发及研究对社会经济发展具有不可忽视的作
3、用。信息化这个概念已经渗透到社会经济的各个领域信息化建设；一切都是为了社会的基础设施建设而生。信息化意味着我们有加强一切有用信息的开发和管理的必要使信息的服务带动作用，从而得到有效利用。 电子企业是知识型、技术型高度密集的企业是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业。电子企业档案是在企业的经济活动中产生的.是企业经济活动的真实反映对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电子企业文书档案管理发展提出了新的要求。如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面临的首要问题。当前加快信息自动化系统建设，实现文书档
4、案工作各个环节的计算机化是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。 2.实现信息化管理的原则 计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。目前，电力企业已经将计算机引入了文书档案的管理，通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间，提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机3管理模式，要能够处理文书与档案部门内部各方面
5、的工作信息，对信息加以区别和处理，并为企业提供准确的信息利用。 2.1 效率高 企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。 2.2 经济实惠 当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。 2.3 安全可靠 文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，涉密文件须经加密处理。 涉密单位档案的网
6、络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护涉密信息的安全。 3.电子企业文书档案现代化管理的措施 采用科学的文书档案管理体制和管理方法，开发档案信息资源提供高质量、高效率的档案服务，其中人是最重要的因素。 3.1 切实提高电力企业文书档案管理发展意识 电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面.面向4电力企业文书档案和科技档案管理工作.要积极参与.并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理.提高电子计算机管理水平为文书档案工作的开展创造良好的企业环境，为电力企业的发展提供服
7、务；二是要提高档案工作人员的工作积极性把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面带动电力企业档案事业的全面发展. 3.2 加大电子企业文书档案现 代化管理的软硬件投入制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多如资金、人才等，但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精力关心和支持这一事业没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才.应积极培养、选拔高素质的专业人才把档案现代化管理纳入电力.建设、电力供应、电力管理工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。二是各基层单
8、位领导尤其是分管档案工作的领导要经常过问此项工作.定期听取档案工作汇报.了解档案工作现状指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路.实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。 3.3 建设高素质的电子文书档案工作者队伍 电子企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案管理人员应具有现代意识和服务思想，应掌握现代知识和技能。档案人才是知识，管理人才。当前文书档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用即档案计算机管理。电子计算机以其高速运，5算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。电子企业应强
9、化训练，对档案专（兼）职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管一理队伍进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。 3.4 加快电子文书档案管理的现代化进程 电子企业文书档案工作规范，化标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。电力文书档案工作被看成是一项知识性管理工作。知识性管理档案是电力企业信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息而是能在信息运用中改进人的行为的特
10、殊信息。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理，这是认识的又一深化，无疑也提升了电子文书档案工作的重要地位。文书档案是企业资料信息源是企业的财富、智慧的积累文书档案管理实现自动化、信息化和现代化管理，可使信息资料资源更好地发挥作用。 4.结语： 文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是企业发展的一个不可缺少的方面，是一笔宝贵的文化财富。建立健全一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，使文书档案管理能够服务企业发展、服务社会经济。 6参考文献 1李财富：中国档案学史论安徽大学出版社，2005 年版 2丁海斌等：中国古代科技档案遗存及其科技文化价值研究 ，科学出版社，2011 年版。
