1、1促进电力工程档案管理信息化建设摘要：近年来，随着科学技术不断的发展更新，促使工程档案管理向信息化转变，来满足当代社会发展需求，促进电力工程档案管理信息化建设。 关键词：电力工程;档案管理;信息化 Abstract: In recent years, with the development of science and technology constantly updated, make engineering archives management information to change, to meet the needs of contemporary social develo
2、pment, and promote the power engineering archives management informationization construction. Key words: electric power engineering; file management; information 中图分类号：F407.61 文献标识码：A 文章编号： 1、做好档案工作的重要意义 档案工作本身具有十分重要的意义，它是对先前文化、发展的记载与传承，又是对未来发展的指引与参照。可以说，把档案工作做好、推动好、发展好这是我们国家发展、社会进步的要求，档案工作是国家管2理活动的
3、有机组成部分，是提高发展质量与水平的关键因素，是记录历史、传承历史、发展历史的重要铺垫。能不能有序、合理的梳理档案，推动档案工作有效发展，这是衡量我们档案工作以及管理水平的重要指标。各类档案记录了社会发展的各类成就、经验以及教训，这为我们当前的建设与发展提供了很好的借鉴与指引，因而，我们必须提升自身的档案工作效率，利用好档案，为社会的建设与发展提供有效的参考与支持。做好了档案的管理与积累，我们可以发扬先前好的工作方法与方式，吸取前人的经验教训，将各项工作做得更加完善。 2、 电力工程档案的特点 2.1 电力工程档案形成周期长、档案种类多、数量大。电力工程档案是指电力工程在前期、实施、竣工验收等
4、各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电力工程档案与普通文书档案、会计档案、实物档案的不同之处是，一般档案都是按年度归档整理，各单位各部门工作也都围绕年度计划进行，而电力工程建设项目一般要经历勘测、规划、可行性研究、初步设计和施工网设计等多个设计阶段。在其设计周期内，由于受资金、技术、施工条件等因素的影响，多数项目均需跨年度实现，这种设计周期的跨年度性给档案管理带来一定难度。此外，电力工程常常由多个单项工程组成，建设周期长、投资大、要求高。因此，在整个工程建设中形成的档案种类多，数量大。 2.2 电力工程档案涉及领域的广泛性。电力工程建设要经过项目建议、可
5、行性研究、勘测、设计、施丁准备、施工、竣工验收、投产使用3等多个阶段，不仅涉及建设、设计、监理、施工、环保等多个部门和企业，还涉及基础工程、主体工程、金属结构、机电设备等多个专业、多种技术领域，是多种技术、工艺的综合运用。 2.3 管理利用的时效性。电力工程档案是电力工程建设全过程的真实反映和记录，是工程验收、结算、运行、管理、维护、改造、扩建的依据。即使在工程寿命结束之后，也是其他工程设计建设的借鉴或参考，特别是技术档案，对日后的工程设计、施工起着很重要的指导作用，需要永久性保存。 2.4 电力工程档案的复杂性与多变性。电力工程档案的复杂性是由电力枢纽工程的组成及其设计内容的复杂性决定的，电
6、力工程中各单项工程作用、结构功能的复杂性，决定其档案组成的复杂性；多变性是指一项电力工程要涉及社会的各个方面，往往从设计初期，设计工作就因为投资状况、规划走向、拆迁征地、群众利益等因素不断修改，甚至有时工程已开工，实际情况又与设计时情况不同，当地政府又有新的规划要求，设计图纸不得不变更，这很容易使档案管理人员分不出到底哪些是应归档保存的图纸。 3、大力开发档案信息资源 知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。 3.1
7、利用科学手段，快速获取档案信息。 4随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持其先进性和稳定性，提高档案管理的现代化水平 3.2 尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献
8、的特性： （1）依赖性和不可识别性； （2）技术更新快，寿命短，体积小； （3）载体稳定性； （4）载体形式多样性； （5）信息易控制、可变性与易丢性； （6）信息共享性与无原件概念； （7）动态与虚拟文件特征。 由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时还应对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。 54、加强文件档案管理信息化建设的措施 4.1、建立文件要案信息化管理系统 （1）企业应提高现代化管理手段，实行资源共享，管
9、理方式从传统的管理转向现代化管理。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案” ，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，企业应建立信息化管理管理系统 （2）建立网络档案系统。 在企业信息化系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现 行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原
10、始性、安全性、可靠性。 （3）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。 4.2、提高档案信息管理人员的素质 （1）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。 6（2）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。 5、结语 随着信息技术的迅猛发展和在企业
11、的广泛应用，对档案工作提出了新的挑战和发展机遇。加强企业档案信息化建设，是企业档案管理适应时代和社会发展的必然选择，是企业档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。企业档案信息建设应顺应新形势下的企业发展规律，结合自身企业的特点与情况，运用适当的档案信息管理模式与方法，做出适当调整、转变，以节约成本、提高效益为原则，不断提高企业档案信息管理水平，更好地为企业生产经营服务。 参考文献： 1赵沈贵.档案信息管理和传统管理。档案学通讯，2006， 2叶哗.信息时代档案管理浅析.云南档案，2008， 3董立宏.档案信息化系统管理若干问题的思考.赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版） ，2006
