1、1信息化背景下高校教师职称材料归档问题探析摘 要 在信息化浪潮的推动下，高校人事档案管理面临新的问题和挑战。文章就职称评审信息化工作中职称材料归档出现的新问题进行探析，提出信息化背景下做好高校教师职称评审材料归档管理的有效途径。 关键词 职称材料归档；职称评审；人事档案；信息化 作者简介 黄莉雯，广西财经学院人事处，助理馆员，研究方向：高校人事档案管理，广西 南宁，530003；韦巍，广西财经学院人事处，工程师，经济学硕士，研究方向：教育经济与管理，广西 南宁，530003 基金项目 本文是广西财经学院 2012 年校级课题“应用型本科院校师资队伍建设的探索与实践以财经类教师为例” （课题编号
2、：2012B07）的研究成果之一 中图分类号 G472.4 文献标识码 A 文章编号 1007-7723（2013）02-0073-0002 高校教师职称档案是教师教学能力、科研水平及业务技能等方面的原始记录，能为高校选人、用人、管人提供有效依据，是高校人事档案管理的一个重要组成部分。2009 年广西职称申报评审全程信息化后，职称申报过程的无纸化，影响了职称评审材料的及时归档，研究信息化背景下高校教师职称材料的归档问题成为当务之急。 一、职称评审信息化的内涵和意义 2职称评审信息化就是将个人申报评审职称所需要的所有文字材料，按要求从以往的书面材料形式调整为格式固定的电子文档进行申报提交，利用职
3、称评审软件系统来填报个人申报信息，经单位主管部门和上级职改（人事）主管部门审核后，集中安排各系列评审委员会通过局域网计算机统一进行网上评审，最后进入后期服务系统进行审批和输出相关结果，从而实现无纸化评审。职称评审信息化的作用和意义：一是申报过程无纸化。传统的职称申报需要填报大量的文字材料，这些职称评审材料一般有几十页，有的甚至上百页，评委审阅时不但费时费力，而且过后也难以整理和保存。职称评审实行信息化后，申报人员不需要再交纸质申报材料，原来需要几天的时间准备材料，现在两三个小时就可快速、准确地完成填报工作，而且便于修改、打印申报材料信息，避免各种重复劳动；职改（人事） 部门也不用翻阅大量的佐证
4、材料，只需核实通过扫描仪或数码相机制作成 PDF 的电子文件即可；对于评审专家，只需一台联网且装有评审软件系统的电脑，就可快速完成诸如材料检索、材料审阅、分析讨论、网上表决等一系列评审工作。此外，数据的统计分析处理与专业技术资格的审批过程也可在评审软件系统中完成，申报人员、工作人员及专家评委均可从堆积如山的申报材料中解脱出来，整个申报过程实现了全程无纸化。二是数据填写规范化。以前的纸质申报材料，对于数据的填写没有严格要求，申报人员填写数据格式没有统一。职称评审信息化后，职称申报评审管理系统均对各项流程作了统一要求，比如将含义、格式、大小规范化，民族、单位性质、党派、职称资格、期刊等进行字典化，
5、申报人员要完成数据的录入工作只需简单的选择菜单3操作即可，解决了以前数据填写不够规范的问题。三是评审过程公正化。传统的职称评审过程，只有少数评委能详细审核申报人员的申报材料，对申报人员的综合评价比较模糊。职称评审过程信息化后，评委从电脑中随机抽取，而且评审过程中评委根据一定的量化指标分别对每个模块进行打分，整个评审过程科学、公平和公正。 二、职称评审信息化对高校人事档案管理工作的挑战 职称评审信息化使职称申报材料电子化、数字化，这对高校人事档案的管理提出了更为严峻的挑战。 1. 对职称材料归档的挑战。目前的人事档案材料一般以纸质材料归档，职称申报全程的无纸化，必然使传统的人事档案管理模式发生变
6、化。人事档案一般需要保存获得晋升人员的职称申报表，职称评审信息化后，归档的对象变成电子文件，文件材料信息的载体变成硬盘、U 盘或光盘等存储设备，这与传统的人事档案管理工作难以适应。 2. 对职称档案存储管理模式的挑战。电子职称档案归档后，能够提供借阅和利用，但由于电子文档具有易于复制和修改的特点，在日常管理工作中，几乎无法准确判断档案信息是否被非法复制或修改，如果档案信息被泄露，将有可能在网络中迅速传播，且网络传播速度快，事后很难采取有效的挽救措施，加上电子文件由于保存在硬盘、U 盘、光盘等存储设备中，相对于纸质材料来说稳定性较差，容易造成文件丢失，同时也容易受到病毒和黑客攻击，造成文件损坏或
7、泄密。这些因素无疑会给人事档案管理工作构成极大的威胁。为保证电子文件的安全性，避免计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成的破坏或丢失，需4要制定科学的存储管理制度，采用先进的安全保障技术来防止档案信息的破坏、失密或盗窃。 3. 对人事档案管理干部业务技能的挑战。传统的人事档案主要依靠手工劳动进行管理，利用手工劳动为高校决策机构提供依据。随着职称评审的信息化，传统的档案管理服务方式、专业知识与技能已经不能适应新时代的要求，这就要求信息时代的档案管理者，既要有人事档案管理的专业能力，又要熟悉和掌握计算机和网络技术在内的相关知识和技能，具备运用新设备和开发信息的能力，以适应信息时代人事档案管
8、理工作的需要。 三、提升高校教师职称评审材料归档管理水平的途径 职称评审信息化已经势在必行，人事档案工作必须主动面对，积极探索推进信息化背景下高校教师职称材料归档问题的有效途径，努力使人事档案管理工作走上科学化、规范化和信息化的轨道。笔者认为，提升高校教师职称评审材料归档管理水平的有效途径有以下几个方面。 1. 加大资金投入，确保基础设施配备到位。根据全国档案系统信息化建设实施纲要和中组部全国组织干部人事管理信息系统软件设计原则和规范的要求，各单位要加大人事档案管理基础设施建设，确保人事档案信息化建设得以快速发展。目前高校对人事档案管理工作普遍存在资金投入不足的现象，由于资金投入不够，基础设施
9、配备不到位，影响了人事档案的信息化建设。因此，高校人事档案管理部门应该努力争取学校领导对档案工作的重视，只有得到了学校领导的支持，才有可能在资金投入、设备配备等方面给予大力支持，并将人事档案信息化建5设纳入整个学校的信息化管理体系当中，进而推进高校人事档案工作不断向前发展。 2. 健全职称评审材料归档制度。职称评审材料归档管理是高校管理工作的重要组成部分，首先领导要对职称评审材料归档工作给予一定的重视，做到对职称评审材料归档工作及时检查、督促、指导，使职称评审材料归档工作真正起到服务于人的作用。并能结合学校实际情况， 制定一套切实可行的电子档案归档制度， 规范电子文件的形成、收集、鉴定、归档等
10、一系列工作环节， 确保高校教师职称评审材料归档工作有章可循，有据可依，规范运行。 3. 电子文件采取双套制存档。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档” 。双套制的形成，可以是将纸质材料进行数字化，也可以是将电子文件制作成纸质材料。双套归档可使同一份文件的纸质版本和电子版本共处于存储和可利用状态。在日常管理工作中，电子文件在信息处理、传输、利用方面的高效具有纸质文件无法比拟的优越性，而纸质文件的法律凭证作用、原始记录性以及长期安全保存的优势又是电子文件无法体现的。因此，采取“双套制”存档是信息化背景下职称评审材料归档的有效方法，省级职改部门及档案业务指导部门，应积极研究信息化背
11、景下职称材料归档的有关问题，使职称评审材料的归档问题真正落到实处。 4. 提高人事档案管理干部的业务素质。信息化建设离不开技术，更确切地说是离不开高素质的专业技术人才。要做好高校教师职称评审材料的归档管理，实现人事档案的信息化建设，不仅需要档案工作人员具备良好的政治和业务素质，而且还要掌握现代的信息化档案归档管理能6力。因此，人事档案管理人员应积极参加业务知识培训，不断学习新知识、新技术、新理念，培养成为具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力的管理者，以适应信息时代人事档案管理的需要。 四、结 语 高校教师职称评审工作信息化是一个新的课题，又是一个非常重要的问题。面对高校教师职称评审的“无纸化”给人事档案管理带来的新挑战，学校领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。人事档案管理干部者要恪尽职守，不断学习新知识、新技能。笔者认为，只要认真解决上述四个问题，就能较好地解决信息化背景下高校教师职称材料的归档问题，同时促使人事档案管理水平迈向一个新台阶。参考文献 1樊美丽.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考J.山西档案，2010， （S1）. 2徐光.人事档案管理信息化建设初探J.黑龙江科技信息，2007， （11X）. 3冯慧玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动J.中国档案，2003， （12）.
