1、1城建档案管理新模式的探索与实践摘要：随着城市信息化建设与电子政务的推进，对城建档案管理传统模式带来极大冲击。本文结合工作实践，就城建档案管理如何在实际工作中的得到广泛应用与发展提出了新的思路。 关键词： 城建档案 ， 新模式， 管理探索 Abstract: with the city information construction and e-government promotion, the traditional mode of the municipal files management brings great impact. Based on practice, members
2、of the file management in the practical work in how widely application and development, puts forward new ideas. Keywords: members of the file, the new model, management exploration 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化，城市信息化建设和电子政务的不断推进，逐步改变着我们的工作方式，深刻影响着人们的生产和生活，为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，也对城建档案工
3、作提出了更高、更新的要求。 2一、城建档案馆管理的现状及原因 城建档案馆管理，早期只能对馆藏档案进行目录管理并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后层面上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在： 1、城建档案馆管理受到的冲击。 20 世纪 90 年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮， “数字地球” 、 “数字城市”在城市规划管理建设过程中广泛应用，随着新型载体文件-电子文件的出现，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。电子文件的产生，标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发
4、生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，将直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。 2、城建档案馆管理面临着的挑战 随着政府管理机构信息化建设的发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，成为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。 也就是说档案理论也冲破传统的档案学的束缚，从传统档案管理的“一元理论” ，转变为档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论” ，到将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论” ，这些新生档案学理论，为城建档
5、案馆管理提出的新的3要求。 3、城建档案管理急需观念更新 电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将长期共存。因为城建档案涉及行业众多，信息技术手段应用水平参差不齐，而纸质已经作为一种传统载体，深深扎根与人类社会，同时具有稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。而电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性，面对实体档案、电子档案并存，社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要新的管理模式。 二、城建档案馆管理的新模式 新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的
6、一种管理方式。 城建档案馆新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境，加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。通过管理手段自动化，提高工作效率，简化工作程序；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护；通过服务网络化，适应市场需求，实现资源共享。 4三、城建档案馆管理探索与实践 1、
7、以法规、标准为依据，针对不同类别的城建档案实体、信息的接收，实行多种方法的前端控制。新管理模式的实施也必须从源头作起，确立实体与信息共同接收进馆原则。以标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。 实行电子文件档案一体化，建立远程电子文件归档系统，一是城市规划、建设等管理部门形成的管理类档案，二是新建工程档案。我馆根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点，采用两种不同的前端控制手段。利用城建档案馆行政隶属的优势，对城建管理类档案采用提前介入，参与开发的手段，进行文件、信息前端控制。同时在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档
8、案管理有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现了电子文件从登记、立卷到归档、著录的一体化管理，实现了档案的自动生成。加强了对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。保证了档案从源头的规范，节余约了人力物力，提高了管理水平。为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。 实现信息管理的提前介入，这既促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案。 2、城市档案管理信息处理的多元化采用提取原始信息，加工特色信息、编研专题信息的多元化处理方式，打破了传统的分离式三级
9、著录方5式，以建筑工程项目为主线，采用层次著录法，保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系，在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级，并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示了档案的原始信息。 再可根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库，建立各类档案的关联，实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工，对档案信息的深度开发利用，多项专题编研成果，为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。3、城建档案开放服务方式的多元化 城建档案开放力度的加大，到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供
10、者。一是要优化传统的服务方式，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者；二是要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，要利用城建声像档案的优势，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。三是要延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇，馆藏信息资源的广泛共享，更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能，不断提高服务质量。 四、城建档案馆管理模式观念更新 “市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出6发，只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，
11、实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。 实现从工作内容到目标的转变。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。抓紧做好系统升级，提升了信息查询、数据存储等多项功能，开发了业务办公、行政办公自动化系统，建立相关网站，满足社会各方面的利用需求。 做好人才培养与引进。新模式下大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。注意人才培养与引进，尤其是综合性人才的培养，特别是满足计算机人才的需求。城建档案馆树立“以人为本”的观念，从对档案馆人员需求的多样性，和变化性出发，培养一只高素质人才队伍，从更本上保证新的管理模式的顺利实施。
