1、1工程设计项目档案信息化建设的探讨摘要：工程设计项目档案信息化是客观实际的需要，要使系统具有生命力必须正确选择适宜的应用软件。应用模式的建立需要计算机技术人员与档案管理人员密切合作。档案管理人员要提高信息技术应用水平。坚持与企业集成应用系统一体化的原则，建立一系列规章制度。针对企业实际情况分清主次分步实施。 关键词：新课题软件合作 规章制度分步实施 信息系统 中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号： 企业档案记载着企业发展的足迹，企业文化思想也被真实地记录在企业档案之中。随着 CAD 技术应用的深入，我院网络应用已全面展开。工作方式的改变给管理方式提出新课题。设计手段的现代化，日
2、益增多的 CAD 电子文件，向长期以来以纸介文件为基础建立的档案管理思想、管理原则、管理体制、管理方法提出了全面挑战，这是一场真正的记录革命。我院每年有数万多张图纸要存档、入库，它是广大设计人员劳动和智慧的结晶，是我院宝贵资源和财富，是档案的重要组成部分，必须很好地保存。如何收集、如何归档、如何存储、归档后形成的电子档案如何管理、如何利用已成为我们必须解决的新课题。 随着 CAD 应用水平的提高。设计人员对资源共享的要求与日俱增。院重复使用的建筑设计施工图图、地形图和可供大家多次使用的标准电2子图签等，均需要归档存储。同时已存档的电子文件的再利用可大大缩短设计周期、提高设计质量。因此。为保护设
3、计资源、提高市场竞争力而建立电子图库，已是势在必行， “档案信息化管理”成为迫在眉睫、因势而生的必然课题。 一方面是设计手段的改变引起的档案管理的变革，这是客观实际的需要，是档案学发展的内在动力。另一方面，科技进步提供了变革的条件，如 CAD 应用技术、光盘存储技术、图纸扫描技术、网络应用技术等，都提供了信息存储和管理的理想手段。院计算机网络的实施也奠定了档案管理系统有效应用的基础。1999 年底国家质量技术监督局发布了“CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求”等四个国家标准。下面，就我院的工程设计项目档案的信息化建设谈几点体会。 选择适宜的“档案信息管理系统”应用软件 各单位的“档案信息管理
4、系统”应用软件。有的是自行开发，有的是购买的，选择哪条路要根据企业的实际情况。我院选择了是外购适宜的商品软件。档案管理软件开发的思路似乎并不复杂，但其牵扯的信息技术很多，如数据库技术、网络应用技术、浏览器的内嵌式使用技术、通用的档案查询光盘存储格式等。特别是档案管理它是一专门学科技术，有一整套档案管理的法规和丰富的流程。应用软件要体现出档案管理的政策、法规。要做好档案应用软件的开发，必须对开发人员进行专门的档案知识的培训。况且计算机技术的更新日新月异，如果不能掌握最前沿的新技术，就会使开发出的应用软件不仅开发周期长、成本高、开发技术滞后，而且导致软件生命力不强，使应用停顿或因跟不上需求的变3化
5、而夭折。为使应用软件的投资更加合理，我院购买了经国家档案局鉴定的杭州慧智“档案管理系统”平台，作为档案信息化的起步。 目前，市场上应用软件较多，如何正确地选择?要做好市场调查。我们的经验是：选 择当今社会的主流产品，要符合现行档案规则的要求；应是一个便于本单位进行二次开发 的通用平台；研制单位要有强大的技术支持，可随计算机技术的发展进行应用软件的更 新、换代。这样才不至随开发商在社会的沉浮，影响到本单位“档案信息系统”的可持续 发展。 二、走档案管理者与信息技术人员密切合作之路 档案信息化的重点是“档案管理” 、 “信息技术”两个方面，两者的有机结合是档案信息化成功的关键。首先，负责二次开发“
6、档案信息系统”的计算机人员要做好系统调查和系统分析，要走进档案库房，认认真真地向工作多年的档案管理人员全面了解现存的纸介档案概况，了解各类档案的立卷原则、案卷帐目属性。了解一系列有关档案管理的规章制度以及案卷在库房柜架的摆放顺序等。之后，再提出二次开发的“档案信息系统”模型，并在应用过程中不断完善及修改，以使各项设置相对合理。 建立档案信息系统，特别是工程设计项目要建立电子档案，对于档案管理人员来说其工作方式不再是只将发行的设计文件按册登录、完成4借阅，而是要面对大量的电子文件。大一点的项目要对上千个电子文件进行收集、整理、编目等。建立电子档案要做信息系统所需的大量而细致的工作，是纸介档案管理
7、时初期工作量几倍甚至几十倍，这对档案工作者来说是挑战也是契机。针对档案人员缺少信息技术知识这一问题，我们根据工作需要由计算机专业人员对档案管理人员进行上岗培训，使其明确信息系统的工作方式，案卷与卷内文件的标识方法。经过培训，档案工作人员逐步掌握了使用计算机进行电子文件的网上收集、整理、录入、利用信息系统进行查询、借阅管理、光盘的刻录以及 CAD 的简单应用等，既满足了工作需要，又提高了自身技能，为档案信息化的与时俱进打下了良好的基础。 建立一整套档案管理制度及信息系统应用规则 档案管理信息系统，是我院一体化的集成应用系统的一部分，其设计思想决不是孤立的。CAD 电子文件管理是设计成品管理，属于
8、“前端控制”的设计阶段对全程管理具有决定意义。为此，需要一套与集成应用系统一致的系统参数，包括有项目分类、设计阶段、专业、部门、人员、密级、保管期限等。这些都要与 CAD 项目管理及设计流程管理完全统一。为保证信息系统的顺利运行，建立了以下一整套应用规则： 各设计阶段、各类电子文件名命名规则 各设计阶段立卷规则，案卷号及文档号标识规则 CAD 电子文件网上浏览权限规则 卷借阅及电子文档拷贝规则 各类档案查询授权规则 5 电子文件收集规则 数据录入与入库规则 数据库管理规则 各类档案用户管理规则 档案销毁管理销毁规则 系统管理、开发及安全备份规则 光盘存储、刻录与利用规则 每一个规则的制订都经过
9、管理部门及技术部门的认真研讨，形成文件后下发于各部门贯彻执行。有些规则已纳入院 IS09001 质量管理体系作为作业文件检查执行。在执行规章制度推动应用的过程中，我们的体会是：加强管理是关键。 四、分步实施，做好档案信息的积累 由纸介档案到电子档案初期有大量工作要做，要分清轻重缓急，分步实施，我们的做 法是： (一)先现行档案后历史档案 先将目前发生的电子文件及时收集归档，再整理以前的档案，切莫将现行档案再放置 成历史档案。 (二)纸介档案、电子档案共存 电子档案为现行档案， 以 CAD 电子文件形式存放，供网上查阅及再利用：纸介档案为历史档案。案卷目录形式存放，档案供借阅。这种长6期共存的局
10、面可能要持续一个相当长的阶段。 (三)先整理近期、后整理远期档案 整理纸介历史档案也本着先近后远的原则，且先整理重点项目及与目前设计仍发生关系的项目。历史档案没有电子文件，我们将其扫描成电子文件，并使电子文件借阅逐步代替底图的借阅。 五、建立我院工程设计项目档案信息系统 依据以上实施原则，在慧智“档案管理系统”提供的平台上，根据我院的实际情况进行了二次开发，做了以下开发工作。 ()建立了远程管理文件服务器 服务器系统选用 Windows2003 Server。因办公室与服务器机房分别在两个楼层内，所以选用了远程管理。项目电子文件收集、编目、校验后，由系统管理员将数据和图文件从终端工作站送往服务
11、器。数据库系统选用 Mcrosoft sQL Server2005，数据录入可采用两种方式，即由应用系统录入界面输入或数据转换。一般情况下，按项目采用数据转换方式，这样服务器相对安全，也减少网络压力。图纸电子文件归档及图纸信息录入采用的方式是直接由 CAD 图纸打图同时产生条形码并上传图纸信息至系统，并由档案管理人员对底图进行条码扫描提取相应图纸电子文件及图纸信息目录提取，然后再按照库结构要求整理，这样能充分利用已存在的资源，减少录入错误，提高录入速度。 (二)建立各类工程档案及数据库 已建立的档案有“施工图 dwg 格式电子文件” 、 “施工图 tif 格式电子文件” 、 “文字资料”等。其
12、中施工图电子文件根据版本先后，可供用7户方便查阅最新版施工图，并可调取旧版施工图进行参考。并定义了项目、阶段、专业、文件四级数据库结构，建立了数据库。 建立各类系统参数 建立项目分类、设计阶段、专业、部门、人员、密级、保管期限参数等。 (四)CAD 电子文件网上浏览权限设置 为安全与保密，根据院文件精神对档案用户进行密级设定及档案浏览权限的设定。 (五)系统管理 系统管理员定期做服务器备份，根据院内人员变动及时更新人员数据库。 (六)光盘存储、刻录与利用 项目归档后，按制订的规则刻录光盘，并保存在特制的光盘柜中，且做异地存放。在工程设计项目档案信息化的道路上，还有很多工作要做，我们充满信心，充满希望。
