1、1文档一体化背景下的档案管理优劣推断探究摘要：在电子信息化环境中，文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件有可能终其一生在数据库中形成、流转与消亡。所以，明晰电子档案与纸质档案的优势和劣势，对于加强电子档案管理研究，具有重要意义。 关键词：文档一体化 档案管理 优劣推断 探究 电子档案作为单位档案管理不可或缺的组成部分，它的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，它既为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，也对档案管理工作提出了更高的要求。在充分认识其管理成效的基础上，切实关注电子档案与纸质档案的优劣比较，扬长避短，才能做好电子档案的管理工作。 一、对电子档案的优势判断 （一）提高
2、了工作时效和归档时效。在当今的知识经济时代，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及2时归档的目的，便于检索利用。 （二）补漏增缺遗漏文件更加快捷及时。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档
3、时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这样只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。 （三）单件文件提档有利于档案保密。过去查阅档案时是整卷提供。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。 （四）电子档案确保了标准统一。档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的
4、纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。 二、对电子档案的劣势判断 3（一）归档工作的困境。办公自动化是无
5、纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。从档案管理部门档案种类来看，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。但是却是电子档案的主角。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文
6、件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。 （二）归档法律效应的困境。电子文件是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理人员对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理在信息化管理中的一个崭新的课题。 电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程
7、中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密4技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。 对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。 （三）档案利用上的困境。电子文件的查询利用是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案
8、利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。 （四）电子文件保管中的困境。电子文件整理归
9、档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。 5由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。 电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。三、结束语 面对电子档案给档案管理带来的新挑战，档案管理工作要向前端延伸，实现文档一体化。单位领导要从思想上高度重视，行动上积极支持，经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守，不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。 参考文献： 1李谨， 浅谈如何做好电子文件的归档管理及利用J.新疆水利，2009， （2） 2赵晏.浅谈加强电子档案管理J.商业文化（学术版） 2009（12） 3张文亮.关于电子档案管理的思考J.云南档案 2008（9）
