1、1机关电子文件及档案归档摘要：在世界性的科技进步浪潮的不断推动下，电子文件越来越多地进入我们生活、工作的各个领域，随之而来的给我们档案工作者带来了一个新的课题，档案管理作为国有企业人力资源管理的主要方法，受到了越来越多的重视。然而，我国国有企业人事档案管理方面还存在很多不足，需要进一步发展与完善。本文阐述了电子文件归档方式和途径的选择、管理措施以及归档的制度。 关键词：电子文件；归档；管理 中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号： 一、电子文件归档方式和途径的选择 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。 1借助计算机信息管理网，
2、开通电子文件归档专递网线 随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件由各业务管理部门生成、处理，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归梢的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网2线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。 2选择电子文件信息的汇集点，由计
3、算机与信息管理部门负责归档 为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一” ，打破了立卷单位之间的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文档信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，是最佳归档途径之一。 二、确保电子文件原始性的管理措施 在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥
4、有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施，主要包括以下几方面： 1.加强对电子文件制作和管理人员的管理 电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人员进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作3风的人参与电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的
5、因素，易受外界影响，任何一个好成分，在没有管理要求的情况下，也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外还要进行教育，不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。 2.电子文件的制作过程要职责分明 电子文件的制作人员，应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，避免制作人
6、员的相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目，更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。 3.建立电子文件全过程管理的制度 电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清、制度不明、考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面4的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢
7、失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。 4.建立电子文件管理的记录系统 纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没
8、有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。 电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。 三、建立电子文件的归档制度 5电子文件的
9、载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。 开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿
10、者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。 四、结束语 电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。但是由于电子文件自身存在的缺点，以及纸质文件的原始性、真实性，和经过多年的实践和完善6而形成的比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索方法，使得在一定时间内，这两类文件必然将共同存在，共同发展。 参考文献： 1夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策J.新西部(下半月)2009（8）. 2张莉论企业档案概念的理论价值J档案学通讯，2006(2)：11 一 13
