1、办公自动化给文书工作带来的影响与挑战摘 要随着信息技术的飞速发展，以计算机、网络、服务器为基础的办公自动化已经成为现代化办公发展的必然趋势。办公自动化平台也从根本上改变了文书的工作模式，极大的提高了文书的工作效率、规范了工作流程，对文书的工作带来了深远影响。本文就办公自动化给文书工作带来的影响与挑战来进行一些浅显的分析和探讨。 关键词办公自动化 文书工作 影响 挑战 中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）15-0332-01 随着信息技术的飞速发展， 计算机、网络、移动设备成为了各行各业办公的必备工具。以办公自动化为基础的无纸化办公、移动办公也冲击
2、着传统的办公模式。其中影响最为深远的要数文书工作。 一、办公自动化为文书工作带来的影响 在传统的办公模式下文书工作处理模式以纸、笔为主，需要靠人力实现公文的收发、复印、传送，通过手工处理这些重复性工作，既耗费了大量的人力、物力和时间，也成为制约机关工作效率的重要因素之一。而随着办公自动化的发展，新的办公模式给文书工作带来了巨大影响。 1.1 公文流转网络化 早期的文书工作，无论是接收上级文件还是下发下行文、会议通知、档案存储等，都需要文书将相关文件内容打印出来，进行办理。以接收上级文件为例： 一份普通上级文件的流转要经过 7 个环节的手工传递与处理，其中任何一个环节因领导出差或其他原因耽误，就
3、可能导致延误办理时限，使上级精神不能及时得到贯彻执行。在这样的工作模式下文书人员工作压力大，信息传递不够快捷，有的甚至会影响到单位部分工作的有效开展。 如今随着办公自动化工作平台的引入，文件处理完全通过工作平台来完成，公文流转实现完全无纸化，极大地提高了工作效率，文书不用拿着各种文件、申请和单据等奔走，审批、签字、盖章都可以在网络上进行。领导使用电子签名，在工作平台上自动生成电子文件处理单。并且在领导传阅环节，公文处理模式由原来的串行模式改为并行模式，使得原来一个领导没有及时批阅就会耽误整个公文流转的弊端不复存在。 在我们建立的办公自动化平台（OA）系统中，每个单位根据本单位的实际操作流程定制
4、本单位的公文流转流程，使 OA 系统更科学、更专业、更具适应性。OA 系统同时开通了移动客户端和短信提醒，领导即使出差在外也能利用用户名密码登陆办公平台处理文件。使得公文流转更具时效性。 办公自动化大大缩短了公文办理的运行周期，提高了办公效率跟办公质量，并且降低了办公用纸、打印机硒鼓等办公耗材的使用数量，从而降低了办公成本。从而从根本上改变了文书的日常工作模式。 1.2 文档管理电子化 在传统的办公模式下，所有文件，通知都是纸质的，归档时要附上文件处理单，反馈单，文件办理反馈等纸质材料，建立档案盒、制作盒签、建立目录。占用存储空间大，查询检索工作更是十分费力且不方便。在办公自动化条件下，纸质文
5、档都已转变成电子文档，每份文档都会被保存到工作平台的数据库，进行统一保存。并且借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，就可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，将电子文件导入档案信息管理系统，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。即节省了存储空间，又使得繁琐的文件归档工作简单化、程序化。 1.3 会议材料无纸化 传统办公模式下，会议准备、发放纸本等会议材料十分繁琐，办会效率低，应变能力差。会议过程需要消耗大量纸张，浪费资源。分发打印材料可能泄密。 如今建立无纸化会议系统，会议准备期间将只需要将会议资料、会议日程等上传至系统的后台服务器。会议室设有公共视频显示的大屏
6、幕并且每个席位摆放单独控制和使用的平板电脑，选择异步显示时，由与会者自行操作该平板电脑终端，此时，该终端如同一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。通过无纸化办公既能够避免纸张的浪费，开会时不再需要领取厚厚的一摞纸质材料，而且参会人员还能随时通过后台操作下载会议文件，让会议资料的分发和精神的传达更加高效。 二、办公自动化给文书工作带来的挑战 随着办公自动化的不断发展， 以计算机、网络、移动设备为基础的信息技术给文书处理工作带来的不仅仅只有机遇， 伴随机遇而来的还有很多的挑战。 2.1 对文书工作水平提出了更高要求 一是要具备较高的政治素质和
7、道德修养。文书工作反映企业的基本素质，是一项政治性、思想性、业务性很强的工作，必须要有坚定正确的政治方向。用科学发展观的理论武装头脑，不断改造自己的人生观、世界观和价值观。要树立全心全意为人民服务的观念。自觉养成全心全意为人民服务的思想作风和工作作风；要热爱本职工作、忠于职守，为领导服务，当好领导的参谋和助手，努力提高工作效率，严谨精细，高质量地提供服务；要遵守纪律，严守秘密；要廉洁自律，无私奉献。 二是要具备较高的文化素质。文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂。像各式各样的合同、协定、法律、法规等。这就要求文书人员必须有较高的文化素质。这样在工作中才能充
8、分发挥出自身的作用。 三是要具备较高的业务素质。要对 OA 办公系统的业务功能熟练掌握和运用，要有较强的计算机操作能力和网络知识，才能够适应现代办公自动化的要求，提高工作效率。文书处理涉及领导多、部门多、变化性强，要有敏锐的观察力、迅速的判断力和灵活的协调力，既不丧失原则，又不激化矛盾，特别是在 OA 办公中，遇到突发事件和复杂情景时，文书人员只有具备了快速反应能力，才能保障突发问题得到恰当、即时的解决。 2.2 企业信息的安全性遇到挑战 办公自动化为各部门供了信息共享的平台、但由于公文的特殊性，对计算机软、硬件系统，存储介质管理等有着更高的安全防护要求。一些部门及人员对计算机信息安全意识较差
9、，随意在不具有安全防护功能的电脑上安装 OA 系统，对文件文档没有密钥管理，致使病毒或其它具有破坏性的软件侵入服务器和工作站，不但降低了办文速度和效率，更严重的会造成公司信息的非法窃取和毁坏。 2.3 办公自动化系统多平台整合难度大 随着办公自动化的迅猛发展，各个部门都在建立自己的办公自动化系统。所以企业内部出了办公办公自动化平台外，还存在人力资源系统、会议系统、档案系统等等。现状是：由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致
10、性无法保证，个人、部门之间难于进行信息共享，领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的，即使想集成也存在很多难度，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。原先孤立分散开发的应用系统也不可能通过大量的接口将它们简单地连接起来，只有通过重新进行统一规划和构思，建立起一种整体性信息系统模型，才有可能实现系统集成。这就为企业整体推进办公自动化进程带来挑战。而多个系统势必要文书掌握各个系统的操作流程，时时在各个系统中切换，对文书的计算机应用水平提出了更高要求。 三、结语 办公自动化为文书工作带来了良好的办公手段和办公环境，也对文书提出了更高的要求，只有提高自身素质、提升工作能力，不断增强服务水平、不断创新工作方法才能在现代化办公室的工作中发挥更重要的作用。 参考文献 1梁宵、高用翠、潘丽娜.浅谈无纸办公环境下文书工作的实效性J.办公室业务，2012（08） . 2杨华.办公自动化条件下文书工作之思考从办公室自动化建设谈起J.现代物业（上旬刊） ，2011（01）
