浅析档案现代化管理.docx

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1、浅析档案现代化管理随着全球经济一体化进程加快,我国各行各业与世界的沟通与联络日益密切深入,档案管理工作也得到了了解、学习世界先进水平的机会。特别是随着各行业计算机信息应用程度的日益加快,我国的档案管理工作不断走向现代化、科学化。但是,在这一新形势下,各行业档案管理工作也面临着严峻的挑战。一是业务的发展,带来了各单位档案数量的急剧增长,给手工整理档案带来了很大的困难;二是对档案利用的要求越来越高,利用者大都要求迅速、准确、具体、系统地提供档案资料,而传统的工作方法和服务方式已难以适应这种需要。因此,提高管理水平,实现档案管理科学化现代化,这已是做好档案工作迫在眉睫的任务。 下载 一、现状和存在的

2、问题 (一)设备不配套 据调查,各行业系统内使用的微机、四通打字机型号不一、规格各异,致使软件不能互用,微机文件与打字机文件不能相互转换,影响了文件的永久性保存与完整性,阻碍了区域性大面积的联网处理。目前,很多单位的业务部门都实行了计算机管理,但是档案部门的计算机管理目前还只限于文书档案,而且储存的只是文书目录。因此,设备的不统一制约着档案管理现代化的进程。 (二)人员素质跟不上 现代化设备的使用,使?n 案工作提效升级。同样,给各单位档案管理人员提出了更高的要求,由于相应的学习培训跟不上,有相当数量的档案人员不熟悉现代化管理的基本知识,没有掌握现代化设备的操作技能,很多档案管理工作只能依附于

3、计算机工作人员,工作既不方便,计算机本身的许多功能也不能充分发挥其应有的作用,影响了档案工作的开展。 (三)设备利用率低 档案利用计算机管理软件开发中,由于各单位正处于摸索阶段及其他方面的原因,目前开发的各种软件尚没有一个能同时适用于文书、科技、业务等多门类档案通用的计算机软件系统,应用程度单一,开发功能简单,使现代化的设备不能尽其所用。 (四)档案利用效率低 据笔者所知,目前开发的各种档案管理软件中,尚不能够很好的在档案编研方面发挥作用,这项工作还需要人工操作来完成。而此项工作周期长,所查资料时间跨度大。特别是基础数字汇集、专题目录汇编等要花费相当的人力、时间来完成、且汇编专题不全面、质量不

4、高等。这些工作不解决,档案管理仍远远跟不上现代化管理的要求。 二、档案管理现代化的必要性 由于各单位业务迅猛发展,每年会产生大量的业务资料,这些资料对指导经济社会事业发展具有重要意义,因而是一笔宝贵的财富,需要我们对这些资料进行很好的保护和利用。但是传统的档案管理方式已远远不能适应业务档案发展的需要,手工劳作劳动强度大,工作效率低。另外,传统检索手段的局限性,使各种信息不能有机地联结在一起,不利于档案的保管利用。因此,为减轻劳动强度,提高工作效率,有效地开发利用各种档案,必须应用现代化的管理工具计算机。计算机主要有五个特点:运算速度快,精确度高,储存能力强,具有一定的逻辑判断能力,能自动进行运

5、算。目前,很多单位已运用计算机管理文书档案,从应用的程序软件看,应用计算机管理档案,主要有以下四个优点: (一)自动编目 将需著录的档案资料输入计算机后,计算机对储存在软盘上的档案信自动进行信息管理,然后按不同要求编制各种目录,其特点是效率高,质量好。 (二)自动检索 档案著录后,计算机可以从多种途径进行检索,自动地在存储的档案信息中找出所需要的各种档案信息,及时准确地为利用者服务。其特点是快速、准确。 (三)自动统计 计算机以它极强的运算能力,对档案的数量、利用情况进行全方位、系统的存储和统计,从而提供准确的信息资料。其特点是:全面、系统。 (四)阅览清退 利用计算机可进行自动化日常管理工作

6、。利用者借阅档案时,可以用计算机办理借阅登记手续,自动打印出催还通知单等。其特点是记忆牢固、手续清楚。 三、努力实现档案管理现代化 (一)强化档案管理现代化的观念 新形势下,社会信息量在迅速增长,档案信息的获取、处理和储存在社会生活中发挥着日益重大的作用。一方面,有相当一部分原始资料有待整理开发;另一方面成千上万卷的新档案不断形成。而不采用先进的现代化设备、管理手段进行整理和管理,就不能快速、高效、超前地为档案利用者提供优质服务。为此,各级领导、档案人员都要认清形势,树立现代化的观念,最大限度地发挥档案的社会效益和经济效益。 (二)切实做好档案计算机管理前期工作 各行业要开展全方位、多层次的档案计算机管理培训班,以提高档案人员的业务水平。同时,档案人员要本着严肃认真的工作态度,严谨的工作作风,切实按照国家颁发的各种档案管理标准,科学的先进著录和标引,为档案管理现代化创造良好的前提条件。 (三)把档案管理现代化纳入办公自动化和信息管理系统,使综合档案管理一体化 管理现代化是档案工作的发展趋势,但它不可能孤立地进行,必须纳入机关办公自动化和信息管理系统。在设备购置、程序编制、管理使用上要统一规则,使档案管理与业务部门的信息输入相互切换。要努力开发综合档案管理系统,使单一的文书档案管理逐步过渡到不同门类为一体的综合档案管理,真正实现档案管理的现代化。

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