1、档案信息资源建设探讨摘 要档案信息资源不仅是社会公共文化服务体系的重要载体，更是推动国民经济发展的潜在动力。档案信息数量的激增，使公众对档案信息获取的便捷性与档案信息资源的零散性之间的矛盾日益突出，对档案信息资源进行科学、合理地建设迫在眉睫。？本文对档案信息资源建设进行了分析探讨，以期实现档案信息资源的全面共享，提高档案信息资源的社会服务效能。 关键词档案信息资源 建设 资源收集 共建共享 中图分类号：G795 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）22-0328-01 1.档案资源建设的重要性 1.1 档案资源是档案工作立身之本 档案资源既是档案工作的起点，也是档案工作的终
2、极目标。无档案资源，档案工作就无从谈起，也更谈不上有效利用。所以说档案资源是档案工作的立身之本，是档案工作和档案工作者的首要任务，是档案工作的重中之重。 1.2 档案资源建设是企业管理工作的重要基础 在企业的建设和生产运营中，档案资源建设是企业管理工作的重要基础，它的有效利用所创造的价值往往是有形的，巨大的。档案资源是企业建设过程的真实再现；是领导执政的记录；是各职能部门决策、办理事务的必要参考；是企业和职工维权的重要依据。 2.档案管理信息资源工作现状分析 2.1 缺乏对档案工作的认识、档案管理没步入正轨 档案信息是国民经济和社会发展战略资源之一，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。
3、只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。虽然主管领导非常重视档案管理工作，但是由于档案工作内容繁多，对档案管理工作认识不倒位，加之人员编制有限，致使档案管理工作一直没有完全纳入正轨。 2.2 对存档工作缺乏重视性 认为档案工作技术含量低，在单位中得不到真正重视，仅处于你移交我接收、你不交我不管等工作状态是各单位档案管理工作的一个共性问题。而且大多数实行无偿义务服务，致使档案管理人员自动服务观念及意识淡薄，档案人员也就难以从工作中体现出劳动的价值，不能从根本上重视档案管理工作。 3.加强档案信息资源建设 3.1 实行档案集中统一管理 企业应坚持执行档案资源管理集中统一，把一
4、切有保存价值的档案收集齐全，使其真正反映本企业整个历史面貌。每个企业应有档案管理部门、分管档案的领导小组以及覆盖整个企业的档案管理网络。领导小组应定期听取档案部门的汇报，切实解决问题。实行档案工作的集中统一，从组织上做到统一领导、专业上统一制度、源头上统一管理，这样才能使档案资源建设工作得到顺利开展。要在单位工作人员中普及档案知识和档案意识 ，树立正在办理的文件和事形成的材料是最重要的档案，应交档案室保存的意识。 3.2 加强档案资源收集工作 根据当前企业发展形势扩大接收范围，不断地丰富室藏内容。档案收集工作对档案资源建设起着至关重要的作用。档案收集不齐全、内容不合格其价值就无法真正体现。收集
5、工作不仅靠专职档案员，还应向全公司进行宣传，发动全体兼职档案员不但要收集好管理、经营、生产、基建等方面的资料，还应收集本部门和个人手中保存的各种门类的资料，在收集过程中还应把好规范性这一关，看看纸张是否符合要求、签字是否有效、有没有盖章、是否为原件等等。这样才能确保档案的有效和齐全完整。 在档案的收集过程中，不但要做好纸质文件的收集工作，还要做好各类现行电子文件的收集工作。对于必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种现行电子文件，无论是文本、图形、表格文件，还是影像、声音、多媒体等文件，只要有保存价值，就应及时归档。同时还应注意电子文件的相关背景信息及及软件环境和动态电子文件信息的收集积累，进
6、一步保证电子文件的真实性、完整性和有效性。 3.3 努力实现纸质文件和电子文件同步产生双轨制 在平时的档案管理过程中，有的档案载体要隔一年或在工程结束时才整理完成，但实际上平时利用率就相当高。如果无电子版，那借阅时要进行借阅登记，在一大堆档案中查找，而且经常是一份档案同一时期多人借阅或者一人多次借阅，如果能及时将其扫描成电子版，采取逻辑归档的方法，存放于网络支撑系统临时数据库中，这样不仅能提高利用效率和共享速度，也让网络开发人员及时掌握其信息内涵，为进一步开发数据编研打下基础。 3.4 深层次挖掘档案信息，实现档案资源的二次开发 在信息高速发展时代，用户对档案资源的需求不仅仅局限于原始的档案，
7、而是变得更加个性化、多样化。比如说集团总部在电脑中可以随时查阅到任何一个二级或三级单位的设备状况，了解到从设备购置的立项审批、招投标、签订合同，到货安装、付款质保、运行维护等一系列信息等等。这些需求不是简单的数据应用，而是需要对大批相关数据信息进行再处理。所以说我们必须利用计算机技术、多媒体技术、通信技术等对海量数据进行聚集、分类，对其进行相关性分析，开发档案信息中蕴藏的丰富的知识，找出数据之间的关系，将这些“死”数据变成“活”信息，让更多的管理者和企业员工足不出户就可学习和利用整个企业的信息资源，最大限度地实现全智能服务。 3.5 提高综合素质，探索管理新思路 运用科学的管理方法使档案管理日
8、趋完善，达到最优化，这要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。作为档案工作者，不能满足于现状，应主动、积极地提升自己的业务理论知识、相关科学文化知识和档案学知识。第一，要求档案人员树立坚定的事业心和兢兢业业的工作作风。档案工作虽然是一项默默无闻的工作，但又是一项不可或缺的工作，更具有一定的保密要求，档案工作者要尽职尽责、一丝不苟地做好工作。做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用。第二，要加强学习业务技术和各级档案专业刊物，清楚档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，按照新要求去工作。另外，还应密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不
9、断提高管理水平。？第三，努力建立一支稳定、强大的档案管理队伍？。首先要健立一支稳定的专、兼职档案员队伍，档案人员不宜频繁更换。其次档案人员要善于结合本企业档案的形成、使用规律，创新制度、加强档案资源的积累、集中保管，确保各种载体档案的完整与安全。第三，档案人员还要善于想办法，既要坚持原则，又要变通地、而不是呆板地做好档案工作。第四，档案人员应树立坚持学习的劲头，不但要学好档案专业知识，还要学习计算机及其他专业知识，这样才能做到在处理事情时少走弯路、不产生偏差。 3.6 尽快实现档案的计算机管理 随着科技的飞速进步，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发
10、展机遇，是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是加强档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。档案的管理范围也应由以往的文字、图片档案等发展到电子文件，及其数据档案、照片档案、声像档案和缩微胶片档案等新型档案。各馆应该根据自身馆藏的特点，尽快建立计算机档案管理系统，以达到快速、安全、准确管理档案的目的。 4.结束语 在信息高速发展的大数据时代，应充分发挥现代技术和管理的作用，调动档案部门和兼职档案员的主观能动性，始终把做好各种载体档案的利用服务作为宗旨，加强档案信息资源建设，不断地找到工作中的不足并加以修正，才能促进档案工作的发展，推进和谐社会建设。 参考文献 1 刘兴梅.档案信息资源的开发与利用J.商业经济，2008（02）. 2 黄凤平.档案工作岗位培训教程M.云南民族出版社，2010.
