1、档案现代化管理浅谈摘 要档案是公司发展的真实缩影，它以文字、图表、图片等形式记录了公司生产经营、企业管理、运转决策、人事调动、资金周转、技术创新等全面而详实的信息。因此，加强档案现代化管理的是公司发展、提高企业竞争力的内在要求。 关键词档案 公司发展 现代化 管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）10-0331-01 虽然档案管理工作现阶段取得了许多新突破，建立完善了档案管理的各项规章制度，初步建立了档案目录计算机检索功能，提高了工作效率，但仍存在许多问题： 一、开放意识与创新意识不强 档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着
2、“等、靠、要” 、 “安于现状” 、 “不讲求社会效益和经济效益”等旧观念。 二、许多基层单位重“藏”轻“用” 一些部门在工作中，忽视了档案的作用，档案信息资源开发不足，造成大量信息资源闲置。 三、档案收集工作缺乏力度 收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作处于被动地位，一般是移交什么就接收什么，应该归档的材料散失在个人手中，档案缺失严重。 四、档案管理与服务存在脱节现象 由于公司档案资源不够丰富。只注重产品、基建、设备、人事、文书等档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与业务有关的资料的收集整理，影响了公司档案的系统性和完整性；档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存
3、在断代或者缺失现象。 五、档案管理人员少，专业素质不高、工作积极性不高 档案专业人员所占比例小，多数为传统档案工作“传、帮、带”的“继任者”或长期沿袭下来的工作经验。许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。 通观档案工作中诸多问题，不难发现，要想档案管理工作走上系统化、规范化、标准化、正规化的道路，必须从以下几方面入手： （一）要有效地推进档案的系统化管理 需要建立新的档案工作机制，进行部门整合，设立档案中心，加强档案行政管理部门在公司行政管理职能的组织地位。档案中心应在传统的产品、会计、人事等档案管理职能中增设底图保管职能和晒图职能，这样
4、集中统一管理，蓝底不分家，档案中心直接掌握晒制底图的部门、数量、流向，全程监控公司技术档案资料完整与安全，防止失密和泄密，档案中心具有档案实体保管和业务监督指导双重职能。 （二）完善档案管理制度 要想企业走的更远、更稳，必须有完善的制度做支撑，要从领导、部门、员工三方面进行努力： 1、要有效地推进档案的规范化、标准化管理，最关键的是领导要有重视档案的意识。单位领导或主管和分管档案部门的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、经验交流会，从而增加对档案的了解，档案意识就会进一步提高。才能带头去遵守档案管理制度，为员工树立标杆，这才是推进档案规范化、标准化管理的重中之重。 2、要有效地
5、推进档案的规范化管理，必须要建立健全档案中心管理制度和与各相关部门之间的工作制度。做到有章可循，有法可依。具体有以下两方面： （1）内部管理。建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，使分类组卷达到最佳水平；制定档案接收标准，以确保进室质量；制定整理、鉴定、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化。建立健全档案管理工作流程管理制度。通过抓好各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。（2）外部协调。督促和领导相关部门制定档案工作制度，明确目标，督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的
6、解读和培训。督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档工作，赋予档案工作人员指导行为和归档的权利，保证档案工作的顺利进行。同时，建立与相关部门的资源共享制度。每个人的人事档案是动态的不断变化的，人事部门随时会产生任免、调资等归档材料需要及时放入个人档案袋中，面对档案工作人员少，工作量大的情况，对这些材料进行整理、编号的过程是一个重复费力的环节。如果人事部门信息库增加“人事档案号”项目，使打印出来的人事档案材料直接带上档案号，可以大大提高工作效率 3、要有效地推进档案的正规化管理，必须要加强档案工作人员的管理和培训： （1）档案工作人员必须要有较高的政治素质，要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情
7、操，必须忠诚可靠，意志坚定，严守公司秘密，这是由档案工作的性质和特点决定的。档案工作人员也要履行档案法赋予的权利，对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查。 （2）适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到先进单位学习档案管理先进经验和操作技能，以促进档案工作健康、平衡发展。 综上所述，要想有效的推进档案工作的系统化、规范化、标准化、正规化管理，需要领导、员工、职能部门三方面的努力，缺一不可。 参考文献 1 徐拥军.从档案收集到知识积累M.是由工业出版社，2008：6-24. 2 纪新.转型期大型企业集团档案管理模式研究D.天津师范大学，2008：46-57. 3 周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式J.中国科技博览，2009：44-46. 4 刘冬立.基于 Web 的企业档案管理系统的设计与实现D.同济大学，2007：14-23 作者简介 石岱（1984-）女，本科学历，沈阳人，助理政工师，现从事档案管理工作。
